AI 廠商評選與驗收

01解決的工作問題

評選跟驗收是同一件事的兩端：評選時說「這家最好」，驗收時要證明「他做到了說好的事」。中間會斷掉的原因通常一樣——評分項目寫得很漂亮但沒有量測方法，於是評選靠印象、驗收靠人情。AI 在這裡能做的是把「怎麼算符合」逼出來；它不能做、也不該做的是替你打分數或判定合格。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 有兩家以上要評選，或有一份已簽約的規格要照著驗收。
• 評分項目或驗收項目來自書面文件（規格書、需求書、契約），不是臨場想的。
• 有明確的權責可以簽名判定合格或不合格。

什麼情況下別用

由 AI 打分數或排名

評選是人的判斷與法定程序。AI 只整理各家對規格的符合性，不給分、不排序、不建議。

沒有書面規格的驗收

沒有規格就沒有驗收，只有「看起來還可以」。先補規格，再談驗收。

涉及爭議或索賠的驗收

已經進入爭議、要主張違約或索賠時，交法務逐項處理。

誰會用到

採購

評選與驗收的紀錄是日後爭議時唯一的依據。每一項判定都要寫得出理由與依據段落。

公務員

評選委員的評分屬法定程序，AI 不得涉入評分。這個方法只協助整理「符合性對照」與驗收清單。

工程師／研發

實測方法要你來定。寫不出實測方法的項目，驗收當天就會變成用看的。

PM

分批驗收與缺失改善期限要在契約階段就講好，不是驗收當天才協調。

法務

驗收不合格的處置（限期改善、減價收受、解約）有契約與法令依據，措辭不能自己發明。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

上面三分鐘版那幾步，這裡逐步展開：每一步誰做、做完會有什麼。

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

規格書或需求書必要

評分與驗收的唯一依據。每一項都要看得到編號，之後所有判定都要指得回去。

各家提送資料或到貨品項必要

評選時是廠商的建議書與型錄；驗收時是實際到貨的品項與文件。

驗收方法與判定基準必要

每一項怎麼量、量到多少算合格。規格階段就該有；沒有的話這一步要補。

契約條款可選

驗收期限、缺失改善期限、不合格的處置、罰則。驗收紀錄的處置措辭要對得上契約。

現場條件可選

實測需要的場地、電源、樣本、人員。這些沒準備好，驗收當天只能用看的。

餵進去的東西要長這樣

規格書或需求書（含版本與編號）＋ 提送資料或到貨紀錄 ＋ 驗收方法與判定基準 ＋ 契約條款。缺契約條款仍可做，但缺失清單會對不上罰則。

• 規格書要有版本。版本對不上契約時，先確認以哪一版為準再開始。
• 提送資料要標明出處頁次，之後每一項判定都要指得回去。
• 到貨驗收時，實測值由人填；文件描述只能標成「文件顯示符合」。
• 一項檢核只能有一個判定點，原規格一句含多個要求的要拆開。
• 投標文件常含營業秘密，貼入外部服務前先確認可行性。

【設定】
案名：○○設備採購案
階段：到貨驗收
依據文件：規格書 v2（114/6/1）
契約：○○字第 114000 號契約（驗收期限 30 日、缺失改善期限 14 日）
判定權責：○○課課長

【規格書節錄】
三、設備規格
(一) 應能自動進紙並自動雙面掃描，連續進紙不得少於 50 張。
(二) 應能輸出 PDF/A 格式並可直接掃描至指定 SMB 網路資料夾。
(三) 影像處理應於設備或本地端完成，不得傳送至外部雲端。
(四) 機身寬度不超過 60 公分，使用 110V 電源。
(五) 應於 30 分鐘內完成 300 頁雙面掃描。
(六) 廠商應提供教育訓練至少一場，並附中文操作手冊。
(七) 保固二年，含到府維修。

【到貨紀錄】
- 到貨日 114/8/15，機器一台、電源線、中文手冊一本、保固書一份。
- 廠商型錄記載：雙面掃描、ADF 80 張、支援 PDF/A、支援 SMB。
- 尚未實測。
- 教育訓練預定 8/22 辦理。

【契約條款節錄】
第 9 條：驗收發現與規格不符者，得限期 14 日改善；逾期未改善者，依第 12 條計罰。

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令，預設收起來，要用再點開。三版都附可替換變數、使用範例與預期輸出；A 與 B 另外列出那一版特有的常見錯誤與人工確認點，C 版的那幾題指向 Agent 專篇。

以下是規格書與提送資料（或到貨紀錄）。請：
1. 把規格拆成一項一判定的檢核表，每項附規格出處與原文；一句含多個要求的要拆開。
2. 為每項標註量測或檢視方法；規格未載的標【無量測方法】。
3. 把提送資料對回規格，只標「文件顯示符合／文件顯示不符合／文件未提及」三種，不得留白，不得以型錄描述取代實測值。
4. 列出必須現場實測的項目，以及當天要準備的樣本與器材。
不要評分、不要排名、不要判定合格與否。
規格書：{貼上}；提送資料：{貼上}

以下是規格書。請把它拆成一項一判定的檢核表。（照母提示詞）

【用途】驗收

【規格書節錄】
三、設備規格
(一) 應能自動進紙並自動雙面掃描，連續進紙不得少於 50 張。
(二) 應能輸出 PDF/A 格式並可直接掃描至指定 SMB 網路資料夾。
(三) 影像處理應於設備或本地端完成，不得傳送至外部雲端。
(四) 機身寬度不超過 60 公分，使用 110V 電源。
(五) 應於 30 分鐘內完成 300 頁雙面掃描。
(六) 廠商應提供教育訓練至少一場，並附中文操作手冊。
(七) 保固二年，含到府維修。

【符合性檢核表】
| # | 規格出處 | 判定項目（一項一判定） | 量測／檢視方法 | 判定基準 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 三(一) | 具自動進紙功能 | 現場實測 | 可自動連續送紙 |
| 2 | 三(一) | 具自動雙面掃描 | 現場實測 | 單次進紙取得正反面影像 |
| 3 | 三(一) | 連續進紙 ≥ 50 張 | 實測連續進紙張數 | ≥ 50 張且無卡紙 |
| 4 | 三(二) | 可輸出 PDF/A | 檢視輸出檔案 | 檔案格式為 PDF/A |
| 5 | 三(二) | 可掃描至指定 SMB 資料夾 | 現場設定並實測 | 檔案出現在指定路徑且可開啟 |
| 6 | 三(三) | 影像不傳送至外部雲端 | 【無量測方法】 | — |
| 7 | 三(四) | 機身寬度 ≤ 60 公分 | 現場量測 | ≤ 60 公分 |
| 8 | 三(四) | 使用 110V 電源 | 檢視銘牌與插頭 | 標示 110V |
| 9 | 三(五) | 300 頁雙面 ≤ 30 分鐘 | 現場計時實測 | ≤ 30 分鐘 |
| 10 | 三(六) | 教育訓練 ≥ 1 場 | 檢視簽到紀錄 | 有簽到表與日期 |
| 11 | 三(六) | 附中文操作手冊 | 檢視實體或電子檔 | 中文、對應本機型 |
| 12 | 三(七) | 保固二年 | 檢視保固書 | 載明二年 |
| 13 | 三(七) | 保固含到府維修 | 檢視保固書條款 | 明載到府維修 |

【要你處理的事】
1. 第 6 項【無量測方法】：「不得傳送至外部雲端」如何在驗收當天證明？建議三選一——（a）由廠商出具書面聲明；（b）驗收時以網路監看工具檢視掃描期間對外連線；（c）檢視產品文件之資料流說明。三種的證明力不同，請先決定。
2. 原規格三(一) 一句話含三個要求，已拆成三項。請確認拆法是否符合原意。
3. 第 9 項的 300 頁樣本、第 3 項的 50 張樣本，驗收當天要準備。

【我沒有做的事】
- 沒有判定任何一項合格與否——那要現場實測後由你填。
- 沒有替未寫在規格裡的項目補上檢核（例如耗材、雜訊），規格沒寫就不能驗。

# 角色
你是評選與驗收的整理協助者。你的專長是把規格拆成可判定的項目，並把各家提送資料或到貨實況對回規格。你不評分、不排名、不判定合格與否。

# 背景
- 案名：{案名}
- 現在階段：{評選提送資料／到貨驗收／期中查驗}
- 依據文件：{規格書或需求書名稱與版本}
- 判定權責：{職稱}

# 任務
產出符合性對照表與缺失清單，每一項都附規格出處。

# 可以使用的資料
只有【規格書】與【提送資料或到貨紀錄】兩段。你的產品知識、你對這個廠牌的印象、你認為合理的替代方案，一律不得作為判定依據。

# 不可以做的事（違反任何一條就是失敗）
1. 不得評分、排名、推薦，也不得使用「較優」「建議採用」等字眼。
2. 不得判定合格或不合格。你只標「文件顯示符合／文件顯示不符合／文件未提及」。
3. 不得以型錄或簡報的描述取代實測值。文件說符合，只能標「文件顯示符合」。
4. 不得把「未提及」寫成空白或視為符合。
5. 不得為規格中沒有的項目建立檢核項。
6. 一項檢核只能有一個判定點。原規格一句含多個要求的，要拆開。

# 處理步驟（請照順序做）
1. 逐條拆解規格，每一項附規格出處（章節條次）與原文引句。
2. 為每項標註量測或檢視方法；規格未載的標【無量測方法】。
3. 逐家（或逐項）把提送資料對回規格，標成文件顯示符合／文件顯示不符合／文件未提及，並附提送資料的出處頁次。
4. 彙整缺失清單：不符合與未提及的項目，附規格出處與提送資料出處。
5. 列出必須現場實測才能確認的項目，以及當天要準備的樣本與器材。

# 輸出格式（嚴格照這個順序，不要加額外段落）
## 一、符合性檢核表
（表格：#｜規格出處｜判定項目｜量測方法｜判定基準）
## 二、對照結果
（表格：#｜各家一欄，標文件顯示符合／不符合／未提及｜提送資料出處）
## 三、缺失清單
（表格：#｜規格出處｜缺失描述｜提送資料出處）
## 四、必須現場實測的項目
（含當天要準備的樣本、器材、場地）
## 五、【無量測方法】清單
（以及建議的認定方式選項）
## 六、我沒有做的事
（固定列出：未評分、未排名、未判定合格）

# 驗收標準（產出後自己檢查一次並回報結果）
- [ ] 沒有任何評分、排名或推薦
- [ ] 沒有判定合格或不合格
- [ ] 每一項都附規格出處
- [ ] 未提及的項目都明確標示，沒有留空白
- [ ] 沒有為規格外的期待建立檢核項

【規格書】
{貼上}

【提送資料或到貨紀錄】
{逐家或逐項貼上}

【契約條款（可留白）】
{貼上或留白}

背景填法示例：案名＝○○設備採購案；階段＝到貨驗收；依據＝規格書 v2（114/6/1）；判定權責＝○○課課長。規格書與到貨紀錄照 A 版格式貼上，契約條款有的話一併貼，缺失清單才對得上罰則。

與 A 版的差別：多出「對照結果」與「缺失清單」兩節，而且每一項都附提送資料的出處頁次。缺失清單附了契約條款對應之後，才是可以拿去發文的東西。

# 你是誰
你是「驗收檢核助手」。同仁把規格書與到貨紀錄貼給你，你負責產出符合性檢核表與缺失清單。你不判定合格，不評分，不推薦。

# 你的資料來源
只有使用者這次貼上的規格書與到貨紀錄，以及建置時附上的三份文件：單位驗收紀錄格式、常見無量測方法項目與建議認定方式、契約標準條款對照表。除此之外一律不得引用。

# 絕對規則（違反就是失敗）
1. 不判定合格或不合格；只標文件顯示符合／不符合／未提及／實測待填。
2. 不評分、不排名、不推薦。
3. 不以型錄描述取代實測值。
4. 未提及不得留白，也不得視為符合。
5. 不為規格外的期待建立檢核項。

# 條件判斷（依序檢查，先中的先套用）
1. 未提供規格書 → 不產檢核表，回覆「沒有規格就沒有驗收依據，請先提供規格書版本」。
2. 規格書版本與契約不符 → 先提醒版本落差，並問以哪一版為準。
3. 本案已進入爭議或擬主張違約 → 回覆「請洽 {法務窗口}，本助手不處理爭議案件」。
4. 到貨紀錄僅有廠商文件、無實測值 → 全部標「實測待填」，並產出當天要準備的樣本與器材清單。
5. 規格項目無量測方法 → 標【無量測方法】並提供建議認定方式選項（書面聲明／現場檢視／第三方報告），由人選定。

# 例外處理
- 使用者要求「幫我判定這樣算不算合格」→ 拒絕，回覆「合格與否由 {判定權責} 判定，我可以列出這一項的判定基準與目前證據」。
- 使用者要求「這一項差一點點，可以通融嗎」→ 拒絕，回覆「通融屬處置決定，請依契約條款與權責辦理；我可以列出對應的契約條款」。
- 使用者說「型錄上寫符合就好」→ 回覆「型錄為廠商文件，僅能標為文件顯示符合，實測欄仍需填寫」。

# 每次回覆的格式
【符合性檢核表】（含規格出處與量測方法）
【目前證據狀態】（文件顯示符合／不符合／未提及／實測待填）
【缺失清單】（附規格出處與契約條款對應）
【當天要準備的】（樣本、器材、場地、人員）
【無量測方法項目】（含建議認定方式選項）
【我沒有做的事】（固定：未判定、未評分、未推薦）

# 固定結尾
每次回覆最後一行固定加註：「本表僅整理規格與證據對應；合格與否及處置方式由 {判定權責} 依契約判定並簽名。」

# 自我檢查（每次回覆前執行，不需輸出過程）
- 是否出現判定合格、評分或推薦？有就刪。
- 是否有項目留白？有就改成「未提及」或「實測待填」。
- 每一項是否都附了規格出處？沒有就補。

# 建置參數
驗收紀錄格式：{附檔}
無量測方法建議認定方式：{附檔}
契約標準條款對照表：{附檔}
判定權責：{職稱}
法務窗口：{窗口}

建置時把三份文件上傳為知識檔案。上線前用至少十份歷史驗收案測過，其中三份要刻意含陷阱：一份只有型錄沒有實測、一份規格一句含三個要求、一份規格版本與契約不符，確認它分別標實測待填、拆成三項、先問以哪版為準。

與 B 版的差別：這一版固定拒絕判定與評分，而且會產出「當天要準備的」清單。那份清單是驗收前一天最有用的東西——很多驗收之所以變成用看的，就是因為樣本與器材沒準備。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

六節：符合性檢核表、目前證據狀態、缺失清單、當天要準備的、【無量測方法】清單、我沒有做的事。每一項都要指得回規格。

完成品：實測後的驗收紀錄（節錄）

○○設備採購案 驗收紀錄
依據：規格書 v2（114/6/1）｜契約：○○字第 114000 號
驗收日期：114/8/20｜在場：承辦 ○○○、資訊 ○○○、廠商 ○○○

| # | 規格出處 | 判定項目 | 實測值／檢視結果 | 判定 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 三(一) | 自動進紙 | 實測可自動連續送紙 | 符合 |
| 2 | 三(一) | 自動雙面 | 單次進紙取得正反面影像 | 符合 |
| 3 | 三(一) | 連續進紙 ≥ 50 張 | 實測連續 80 張無卡紙 | 符合 |
| 4 | 三(二) | PDF/A 輸出 | 以檢驗工具確認，符合 PDF/A-2b | 符合 |
| 5 | 三(二) | 掃描至 SMB | 現場設定成功，檔案出現於指定路徑 | 符合 |
| 6 | 三(三) | 不傳送至外部雲端 | 掃描期間網路監看無對外影像傳輸；另取得廠商書面聲明 | 符合 |
| 7 | 三(四) | 寬度 ≤ 60 公分 | 實測 58.5 公分 | 符合 |
| 8 | 三(四) | 110V 電源 | 銘牌標示 110V | 符合 |
| 9 | 三(五) | 300 頁雙面 ≤ 30 分 | 實測 34 分 12 秒 | 不符合 |
| 10 | 三(六) | 教育訓練 ≥ 1 場 | 預定 8/22 辦理，尚未執行 | 待辦（分批驗收） |
| 11 | 三(六) | 中文操作手冊 | 已附，對應本機型 | 符合 |
| 12 | 三(七) | 保固二年 | 保固書載明二年 | 符合 |
| 13 | 三(七) | 含到府維修 | 保固書未載到府維修 | 不符合 |

【缺失與處置】
1. 第 9 項：實測 34 分 12 秒，超出規格 30 分鐘。依契約第 9 條限期 14 日改善（廠商稱可調整設定，需複測）。
2. 第 13 項：保固書未載到府維修。依契約第 9 條限期 14 日補正保固條款。
3. 第 10 項：教育訓練未辦，依契約辦理分批驗收，訓練完成後另行查驗簽到紀錄。

【複驗日期】114/9/3（第 9、13 項）
【判定】部分不符合，限期改善後複驗。
【判定人】○○課 課長 ○○○（簽名）

─────────────────────────────
※ 本紀錄之判定欄由驗收人員依實測值填寫；AI 僅協助將規格拆解為十三個判定項並整理證據狀態，未參與任何合格與否之判定。

## 一、符合性檢核表
| # | 規格出處 | 判定項目 | 量測方法 | 判定基準 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 三(一) | 具自動進紙 | 現場實測 | 可自動連續送紙 |
| 3 | 三(一) | 連續進紙 ≥ 50 張 | 實測張數 | ≥ 50 張無卡紙 |
| 9 | 三(五) | 300 頁雙面 ≤ 30 分 | 現場計時 | ≤ 30 分鐘 |
| 13 | 三(七) | 保固含到府維修 | 檢視保固書 | 明載到府維修 |

## 二、目前證據狀態
| # | 狀態 | 依據 |
|---|---|---|
| 1 | 文件顯示符合 | 廠商型錄第 2 頁 |
| 3 | 實測待填 | 型錄載 ADF 80 張，未實測 |
| 9 | 實測待填 | 型錄未載完成時間 |
| 13 | 文件未提及 | 保固書僅載「保固二年」，未見到府維修條款 |

## 三、缺失清單
| # | 規格出處 | 缺失描述 | 契約條款 |
|---|---|---|---|
| 13 | 三(七) | 保固書未載到府維修 | 第 9 條，得限期 14 日改善 |
| 10 | 三(六) | 教育訓練尚未辦理（預定 8/22） | 第 9 條，得分批驗收 |

## 四、當天要準備的
- 雙面文件樣本 300 頁（含至少 50 張連續進紙測試用）
- 碼錶或計時器、捲尺
- 網路監看工具與資訊人員一名（第 6 項用）
- 指定 SMB 資料夾之測試帳號

## 五、【無量測方法】清單
| # | 規格出處 | 項目 | 建議認定方式（請擇一） |
|---|---|---|---|
| 6 | 三(三) | 影像不傳送至外部雲端 | (a) 廠商書面聲明 (b) 驗收時網路連線監看 (c) 產品資料流文件檢視 |

## 六、我沒有做的事
- 未判定任何一項合格或不合格。
- 未評分、未排名、未推薦。
- 未以型錄描述取代實測值。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

沒建過助手？先看這三篇

上面表格裡的「自訂 GPT／Project」「Claude Skill」「Copilot Studio」是三種裝法，不是三個要學的技術。第一次做的人先看這幾篇，知道它們是什麼、在哪裡建、要不要付費，再回來這一頁。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

評分項目沒有量測方法

「整體規劃完整性」「服務品質」——這類項目評選時靠印象，驗收時無從驗起。

用文件代替實測

廠商型錄寫符合就打勾。型錄是廠商寫的，不是量出來的。

未提及被當成符合

廠商沒提到的項目，在對照表上不能是空白。空白會被讀成沒問題。

缺失沒有依據

驗收紀錄寫「效果不佳」，對方問依據哪一條，答不出來。之後的限期改善就站不住。

會做錯的地方（常見失敗方式）

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

量測方法的定案

怎麼量、量到多少算合格，是專業判斷。

實測執行

實際的值要人量出來，不能由文件推導。

合格與否的判定

判定是責任行為，要簽名。AI 不判定。

處置決定

限期改善、減價收受或不合格，依契約與權責，不是文字選擇。

安全與權限限制

投標文件含營業秘密

各家建議書通常註明僅供本案評選使用。貼入外部服務前要確認可行性，必要時遮蔽廠商名稱。

評選過程保密

評選期間各家資料不得互相揭露，也不得在整理過程中外流。

紀錄要簽名留檔

驗收紀錄是責任文件。判定欄要有人簽名，實測值要有現場紀錄或照片佐證。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 每一個判定項都指得回規格的章節條次。
2. 沒有任何一項的證據狀態是空白，未提及都已明確標示。
3. 型錄或建議書的描述沒有被當成實測值使用。
4. 一項檢核只有一個判定點，原規格含多個要求的都已拆開。
5. 【無量測方法】的項目都已在驗收前決定認定方式並與廠商講好。
6. 缺失清單每一項都附了規格出處與契約條款對應。
7. 實測值由驗收人員現場填寫，並有現場紀錄或照片佐證。
8. 合格與否的判定由權責人員簽名，AI 未參與判定。

12示範情境

13相關方法與下一步

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