AI 規格書撰寫

01解決的工作問題

規格寫得模糊，收到的東西就不是你要的；規格寫得太具體，又可能變成綁標。中間那條線很窄：每一項都要能驗收（拿得出量測方法），又不能只有一家做得到。而 AI 在這裡有一個很危險的預設行為——你叫它寫規格，它會去抄某一款產品的型錄，寫出一份「只有那一款符合」的規格，而且讀起來非常專業。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 要對外採購或委外，需要一份別人照著就能報價、事後照著就能驗收的規格。
• 需求已經確定（要解決什麼問題、用在哪裡、誰用）。
• 有人（不一定是你）懂這個領域，可以判斷規格是否過度限縮。

什麼情況下別用

需求還沒確定

不知道要解決什麼問題就先寫規格，會寫成一份「把想得到的都寫上去」的清單，然後價格暴增。

只有一家能做的特殊需求

確實只有一家能做時，走的是限制性招標的法定程序與理由書，不是用規格書去繞。

法定招標文件的最終定稿

招標文件有法定格式與審查程序，AI 只協助整理需求與檢查限縮風險。

誰會用到

採購

這是你的主場。規格書的每一項都會變成日後驗收的依據，也會變成廠商爭議時的戰場。

公務員

政府採購有不得限制競爭的規定。抄型錄寫規格是最常見的地雷，而 AI 預設就會這樣做。

工程師／研發

「這一項為什麼是必要的」只有你答得出來。答不出來的規格項就該降級成參考項。

法務

規格與契約條款的銜接處最容易出事：規格寫了但契約沒寫罰則，等於沒寫。

PM

驗收方法要在寫規格的時候就想好，不是驗收當天才想。想不出量測方法的規格項，寫了也驗不了。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

上面三分鐘版那幾步，這裡逐步展開：每一步誰做、做完會有什麼。

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

需求說明必要

要解決什麼問題、用在什麼場景、誰會用、用多久。不是「我要買什麼」，是「我要解決什麼」。

現有環境限制必要

既有系統、介面、空間、電力、耗材相容性。這些是真正的必要條件。

預算與期程必要

會影響規格要寫到什麼程度。預算不夠卻寫滿高規，結果是流標。

市場概況可選

這個規格大概有幾家做得到。不用精確，但要知道是三家還是一家。

過去同類規格書可選

格式參考，也是檢查有沒有沿用了不該沿用的限縮條款。

餵進去的東西要長這樣

需求說明（要解決什麼問題，不是要買什麼）＋ 現有環境限制 ＋ 預算與期程 ＋ 使用年限。市場概況與舊規格書可選。

• 需求要寫成「問題」不是「產品」。寫成產品，AI 就會去抄那個產品的規格。
• 環境限制要具體：空間尺寸、電源、既有系統與格式、耗材相容性。
• 預算級距要給，否則會寫出一份買不起的規格。
• 舊規格書如果要貼，要明講「僅供格式參考，內容需重新檢視限縮」。
• 不要把廠商提供的建議規格當成需求貼進去——那通常已經是限縮過的。

【設定】
採購標的：文件掃描設備
使用單位與場景：櫃檯承辦，每日約 300 頁申請文件（含雙面表單、身分證明）
預算級距：十萬元以下（小額採購）
使用年限：5 年

【需求說明（寫問題，不寫產品）】
1. 現有設備太慢，每日 300 頁要掃到下班後。
2. 雙面表單要手動翻面，容易漏頁與順序錯亂。
3. 掃完要人工搬檔到既有檔案系統，中間會落在個人電腦上。
4. 文件含身分證明，個資不得外流。

【現有環境限制】
- 既有檔案系統支援 SMB 資料夾與 PDF/A。
- 放置空間寬度上限 60 公分。
- 現場僅有 110V 一般插座。
- 依內部規定，影像不得上傳外部雲端。

【市場概況（可選）】
符合上述條件的機型，初步了解至少有三家以上品牌可提供。

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令，預設收起來，要用再點開。三版都附可替換變數、使用範例與預期輸出；A 與 B 另外列出那一版特有的常見錯誤與人工確認點，C 版的那幾題指向 Agent 專篇。

以下是我的需求與現場限制。請把它轉成功能規格：
1. 先把需求還原成「要解決的問題」，再逐條轉成「應能……」的功能敘述。不得出現品牌、型號、系列名稱，也不得用「相當於某某型」。
2. 每一項寫必要性說明：不符合這一項會發生什麼事。寫不出來的建議降為參考項。
3. 每一項配驗收方法（量測或檢視方式 ＋ 判定基準）；配不出來的標【無法驗收】。
4. 需求沒有支持的數值一律標【待使用單位確認】，不要填業界常見值。
需求：{貼上}；現場限制：{貼上}

以下是我的需求與現場限制。請照四個要求把它轉成功能規格。（照母提示詞）

【需求說明】
單位有一台舊的文件掃描設備，速度太慢，每天要掃約 300 頁的申請文件，含身分證明與表單。希望換一台快一點、能自動雙面、掃完直接存到現有的檔案系統。

【現有環境限制】
- 檔案系統為既有的 ○○ 系統，支援 SMB 資料夾與 PDF/A。
- 放置空間寬度不超過 60 公分。
- 現場只有一般 110V 插座。
- 文件含個資，設備不得將影像上傳雲端。

【功能要求（不指名品牌）】
| # | 功能要求 | 為什麼需要 | 必要／參考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 具自動進紙與自動雙面掃描 | 每日 300 頁含雙面表單，手動翻面不可行 | 建議必要 |
| 2 | 可輸出 PDF/A 格式 | 既有檔案系統之保存格式 | 建議必要 |
| 3 | 可直接掃描至 SMB 網路資料夾 | 避免中間經個人電腦，減少個資落地 | 建議必要 |
| 4 | 影像處理於設備或本地端完成，不得上傳外部雲端 | 文件含個資 | 建議必要 |
| 5 | 機身寬度不超過 60 公分 | 現場空間限制 | 建議必要 |
| 6 | 使用 110V 一般電源 | 現場無專用電源 | 建議必要 |
| 7 | 掃描速度足以於 30 分鐘內完成 300 頁雙面 | 承辦作業時間 | 建議必要（速度值需你確認） |
| 8 | 具身分證雙面合一掃描功能 | 現行作業有此需求 | 建議參考 |

【驗收方法對照】
| # | 驗收方法 | 判定基準 |
|---|---|---|
| 1 | 現場實測，連續進紙 50 張雙面文件 | 無卡紙、雙面影像均完整 |
| 2 | 掃描後以檢驗工具確認檔案格式 | 檔案符合 PDF/A |
| 3 | 現場設定並實際掃描至指定資料夾 | 檔案出現在指定路徑且可開啟 |
| 4 | 檢視產品文件與網路連線紀錄 | 無對外連線上傳影像 |
| 7 | 現場計時實測 300 頁雙面 | 30 分鐘內完成 |
| 8 | 現場實測 | 身分證正反面併於同一頁 |

【我沒有寫進去的東西】
- 沒有寫任何品牌、型號、系列名稱。
- 沒有寫解析度、光學元件型式、日處理量上限等型錄式參數——你的需求沒有提到這些，寫進去會不必要地限縮。

【要你決定的事】
1. 第 7 項的速度值：我依 300 頁／30 分鐘反推，但實際可接受的時間要你定。
2. 第 8 項是否列為必要？列為必要會減少可投廠商。
3. 是否需要保固與到府維修條件？需求說明未提及。

# 角色
你是採購規格的協助者。你的專長是把需求轉成「別人照著能報價、事後照著能驗收」的功能規格，同時避免不必要的限縮。你不是產品專家，你不推薦任何產品。

# 背景
- 採購標的：{標的}
- 使用單位與場景：{誰用、用在哪}
- 預算級距：{金額或級距}
- 採購方式：{小額採購／比價／公開招標}
- 預計使用年限：{年數}

# 任務
把需求轉成功能規格，每一項配必要性說明與驗收方法，並自評限縮風險。

# 可以使用的資料
只有【需求說明】【現有環境限制】兩段。你的產品知識、你看過的型錄、你認為業界標準的參數值，一律不得作為規格值來源。

# 不可以做的事（違反任何一條就是失敗）
1. 不得出現任何品牌、型號、系列名稱、專利名稱，也不得以「相當於某某型」的方式描述。
2. 不得寫入需求說明沒有支持的數值。需要數值但需求未提供的，寫成【待使用單位確認】。
3. 不得使用無法驗收的形容詞：良好、優異、便捷、穩定、人性化、具擴充性。
4. 不得把「有更好」的項目寫成必要項。
5. 不得設定實績、年資、資本額等資格門檻——那不是規格，是資格標，且容易構成限制競爭。
6. 每一項規格都要配驗收方法；配不出來的，標【無法驗收，建議刪除或改寫】。

# 處理步驟（請照順序做）
1. 先把需求說明還原成「要解決的問題」，逐條列出。
2. 每個問題轉成一到兩項功能要求，寫成「應能……」的句型。
3. 為每一項寫必要性說明：不符合這一項會發生什麼事。寫不出來的，建議降為參考項。
4. 為每一項配驗收方法（量測或檢視方式 ＋ 判定基準）。
5. 自評限縮風險：逐項標示「可能只有少數廠商符合」的項目，並說明原因。
6. 列出【待使用單位確認】清單。

# 輸出格式（嚴格照這個順序，不要加額外段落）
## 一、需求還原
（要解決的問題，逐條）
## 二、功能規格表
（表格：編號｜規格（應能……）｜必要性說明｜必要／參考）
## 三、驗收方法對照表
（表格：編號｜驗收方法｜判定基準｜驗收時機）
## 四、限縮風險自評
（表格：編號｜風險原因｜建議處理）
## 五、【待使用單位確認】清單
## 六、我沒有寫進去的東西
（明列未寫入的品牌、型錄式參數，以及為什麼）

# 驗收標準（產出後自己檢查一次並回報結果）
- [ ] 全文沒有任何品牌、型號、系列名稱
- [ ] 每一項必要規格都有必要性說明與驗收方法
- [ ] 沒有無法驗收的形容詞
- [ ] 需求未提供的數值都標了【待使用單位確認】
- [ ] 沒有設定實績、年資、資本額門檻

【需求說明】
{貼上}

【現有環境限制】
{貼上}

【過去同類規格書（可留白）】
{貼上或留白}

背景填法示例：標的＝文件掃描設備；使用者＝櫃檯承辦，每日約 300 頁申請文件；預算＝十萬元以下；採購方式＝小額採購；使用年限＝5 年。需求說明與環境限制照 A 版格式貼上。

與 A 版的差別：多出「限縮風險自評」與「我沒有寫進去的東西」兩節。限縮風險自評是這一版最重要的產出——它會主動指出哪幾項可能讓能投的廠商剩下一兩家，而那正是事後被質疑時的第一個問題。

# 你是誰
你是「規格檢查助手」。承辦把寫好的規格書貼給你，你負責找出兩類問題：可能限制競爭的條款，以及驗收不了的條款。你不代寫規格，也不推薦產品。

# 你的資料來源
只有使用者這次貼上的【規格書】與【需求說明】，以及建置時附上的兩份文件：限縮條款樣態清單、單位規格書格式規範。除此之外一律不得引用，特別是你知道的產品型錄與業界參數。

# 檢查項目（每次全部跑完，不得因為規格短就略過）
1. **指名限縮**：品牌、型號、系列、專利名稱，以及「相當於某某型」「等同某牌」的寫法。
2. **型錄式參數**：看起來像從單一產品規格表抄下來的組合（特別是數值精確到不尋常的位數）。
3. **組合限縮**：單看每一項都合理，但幾項湊在一起只有一家符合。
4. **資格門檻**：實績件數、成立年資、資本額、特定認證——這些屬資格標，寫進規格容易構成限制競爭。
5. **無法驗收**：良好、優異、便捷、穩定、人性化、具擴充性、必要時等模糊用語。
6. **驗收方法缺漏**：規格有寫但沒有對應的量測或檢視方式。
7. **必要性未說明**：列為必要但答不出「不符合會怎樣」。

# 條件判斷（依序檢查，先中的先套用）
1. 使用者未提供需求說明 → 只做第 1、4、5、6 項，並明講「無需求可比對，第 2、3、7 項未執行」。
2. 本案為限制性招標且已有法定理由書 → 第 1、3 項改為提醒而非缺失，其餘照常。
3. 規格書超過 3,000 字 → 先問是否分段檢查，避免中段被略過。
4. 規格中含廠商提供的原始文件 → 提醒可能已內含限縮，建議逐項還原為功能敘述。

# 例外處理
- 使用者要求「幫我把規格寫得更明確一點」→ 可以指出哪一項模糊、該補什麼面向，但不提供具體數值。
- 使用者要求「這個參數業界標準是多少」→ 拒絕，回覆「本助手不提供產品參數，請由使用單位依實際需求決定」。
- 使用者說「這一項本來就只有一家做得到」→ 仍標為限縮，並回覆「若確為單一供應來源，請循限制性招標程序並備妥理由書」。

# 每次回覆的格式
【檢查結果】通過／有 N 項需處理
【可能限制競爭】（逐項：原文、風險類型、建議改法方向）
【無法驗收】（逐項：原文、缺什麼、建議補的面向）
【必要性存疑】（列為必要但無說明者）
【未執行的檢查】（以及為什麼）
【送出前確認】（同儕複核、法務、使用單位確認清單）

# 固定結尾
每次回覆最後一行固定加註：「本檢查僅就文字表述；是否確實限制競爭、是否符合採購法令，請由權責單位與法務認定。」

# 自我檢查（每次回覆前執行，不需輸出過程）
- 七項是否全部跑過？未跑的要列出。
- 是否提供了任何具體產品參數值？有就刪。
- 是否代寫了規格條文？有就改成「建議補充的面向」。

# 建置參數
限縮條款樣態清單：{附檔}
單位規格書格式規範：{附檔}
法務或採購諮詢窗口：{窗口}

建置時把兩份文件上傳為知識檔案。上線前用至少十份歷史規格書測過，其中三份要刻意含陷阱：一份寫了品牌名、一份把數值抄成型錄組合、一份寫「效能良好」，確認都被抓出來。

與 B 版的差別：這一版不寫規格，只檢查。它會誠實列出「未執行的檢查」——沒有需求說明時，組合限縮與必要性那兩項本來就檢查不了，它不會假裝檢查過。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

六節：需求還原、功能規格表、驗收方法對照表、限縮風險自評、【待使用單位確認】清單、我沒有寫進去的東西。最後一節是刻意的自我揭露。

完成品：限縮風險掃描抓到的三種寫法

【樣態一：指名限縮】
原文：「應具備 ○○ 牌 X-2000 或同等品之自動進紙機構。」
問題：以特定型號為基準，「同等品」在實務上仍以該型號為判準。
改法方向：寫出該機構要達成的功能與可驗收的量測值（例如連續進紙張數、雙面辨識），不指名型號。

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【樣態二：型錄式參數組合】
原文：「光學解析度 600×1200 dpi；感光元件為 CIS 型；日處理量上限 4,000 張；ADF 容量 80 張。」
問題：四項數值精確到不尋常，且組合起來僅少數機型符合。需求說明中並未提及解析度與日處理量需求。
改法方向：只保留需求真正支持的項目（每日 300 頁的處理量、雙面掃描），其餘刪除。若確有解析度需求，應說明用途（例如需辨識小字表單）並訂合理下限。

─────────────────────────────
【樣態三：無法驗收】
原文：「操作介面應人性化，具良好之擴充性。」
問題：「人性化」「良好」無法量測，驗收當天沒有判定基準；發生爭議時我方站不住。
改法方向：改寫成可檢視的具體行為，例如「應支援中文操作介面」「應提供至少一組可自訂之掃描設定」。若說不出具體行為，代表這一項不是真的需求，建議刪除。

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【被判定為合理、不予刪除的限縮】
原文：「影像處理應於設備或本地端完成，不得傳送至外部雲端。」
判定：此為個資保護之合理要求，非不當限縮。已於必要性說明中敘明依據（文件含身分證明、內部規定）。

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【未執行的檢查】
- 「組合限縮」項僅就本規格內部組合判斷，未涉市場實際供應家數。建議由使用單位或採購人員以公開資訊初步了解可供應廠商數。

## 一、需求還原
1. 每日 300 頁的處理量無法在上班時間內完成。
2. 雙面文件需手動翻面，造成漏頁與順序錯亂。
3. 檔案需經個人電腦中轉，個資有落地風險。
4. 文件含身分證明，不得外流。

## 二、功能規格表
| # | 規格 | 必要性說明 | 分級 |
|---|---|---|---|
| 1 | 應能自動進紙並自動雙面掃描 | 不具備則需人工翻面，無法解決漏頁與順序錯亂 | 必要 |
| 2 | 應能輸出 PDF/A 格式 | 既有檔案系統之保存格式，不符則無法歸檔 | 必要 |
| 3 | 應能直接掃描至指定 SMB 網路資料夾 | 不具備則需經個人電腦中轉，個資落地 | 必要 |
| 4 | 影像處理應於設備或本地端完成，不得傳送至外部雲端 | 文件含身分證明，依內部規定不得外流 | 必要 |
| 5 | 機身寬度應不超過 60 公分 | 現場空間限制 | 必要 |
| 6 | 應使用 110V 一般電源 | 現場無專用電源 | 必要 |
| 7 | 應能於 30 分鐘內完成 300 頁雙面掃描 | 承辦作業時間 | 必要（數值待確認） |

## 三、驗收方法對照表
| # | 驗收方法 | 判定基準 | 時機 |
|---|---|---|---|
| 1 | 連續進紙 50 張雙面文件實測 | 無卡紙、雙面影像完整 | 到貨驗收 |
| 2 | 以檢驗工具確認輸出檔案 | 符合 PDF/A | 到貨驗收 |
| 3 | 現場設定並實際掃描至指定路徑 | 檔案出現於指定路徑且可開啟 | 到貨驗收 |
| 4 | 檢視產品文件並以網路監看確認 | 掃描期間無對外影像傳輸 | 到貨驗收 |
| 7 | 現場計時實測 300 頁雙面 | 30 分鐘內完成 | 到貨驗收 |

## 四、限縮風險自評
| # | 風險原因 | 建議處理 |
|---|---|---|
| 7 | 速度門檻若訂太高，可能僅少數機種符合 | 由使用單位依實際作業時間訂定，並保留合理餘裕 |
| 4 | 「不得上傳雲端」為合理之個資要求，非限縮 | 保留，並於必要性說明中敘明依據 |

## 五、【待使用單位確認】
1. 第 7 項的速度門檻實際值。
2. 是否需要身分證雙面合一功能？列為必要或參考？
3. 保固年限與到府維修需求（需求說明未提及）。

## 六、我沒有寫進去的東西
- 未寫入任何品牌、型號、系列名稱。
- 未寫入解析度、感光元件型式、建議日處理量等型錄式參數——需求未提及，寫入會不必要地限縮。
- 未設定廠商實績、年資、資本額門檻。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

沒建過助手？先看這三篇

上面表格裡的「自訂 GPT／Project」「Claude Skill」「Copilot Studio」是三種裝法，不是三個要學的技術。第一次做的人先看這幾篇，知道它們是什麼、在哪裡建、要不要付費，再回來這一頁。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

AI 直接抄型錄

你叫它寫規格，它會找一款產品把參數抄下來。那份規格讀起來很專業，但只有那一款符合。

寫不出驗收方法

「效能良好」「操作簡便」「具擴充性」——這些寫得出來但驗不了。驗不了的規格，爭議時你站不住。

必要項灌水

怕漏掉就全部寫成必要，結果只剩一家能投，或是價格翻倍。

沿用舊規格沒檢查

拿上一次的規格書改一改，把當年為了特定廠商寫的條款一起沿用下來。

會做錯的地方（常見失敗方式）

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

必要與參考的分級

哪一項不符合就不能用，這是業務判斷，直接決定有幾家能投。

必要性說明

每一項必要規格都要答得出「為什麼非要不可」。答不出來就降級。

限縮風險認定

AI 標出的風險項要逐項判斷，不能一律照改也不能一律忽略。

同儕複核

由沒參與撰寫、但懂這領域的人看一遍。自己看不出自己的偏好。

安全與權限限制

廠商建議規格要標記來源

廠商提供的建議規格通常已內含限縮。可以參考，但要註明來源並逐項還原為功能敘述。

採購資訊保密

招標前的規格內容不得洩漏給特定廠商，包含在外部 AI 服務中留下可辨識的內容。

留痕

規格的每一次修改與必要性說明都要留存。事後被質疑限制競爭時，這是唯一的說明依據。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 全文沒有任何品牌、型號、系列名稱，也沒有「相當於某型」的寫法。
2. 每一項必要規格都有必要性說明，說明寫出了「不符合會發生什麼事」。
3. 每一項規格都配得出驗收方法，含量測或檢視方式與判定基準。
4. 沒有無法驗收的形容詞（良好、優異、便捷、人性化、具擴充性）。
5. 需求未支持的數值都已由使用單位確認，沒有填入業界常見值。
6. 沒有以規格設定實績、年資、資本額等資格門檻。
7. 限縮風險已逐項自評，合理的限縮已敘明依據。
8. 已由懂領域但未參與撰寫的人複核過一次。

12示範情境

13相關方法與下一步

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