三分鐘版 整套流程就這 5 步;要細節再往下讀
現場記錄時就分三欄:看到/聽到/我推測。回來再分會分不乾淨。 AI 整理成結構化紀錄,逐條標來源類型;受訪者陳述保留「某某表示」句型。 當天建立照片對應表:位置、拍攝目的、對應哪一條紀錄。 AI 對回訪視前的查核清單,標出沒問到、沒看到、沒量到的項目。 把發現轉成待辦,必要時把紀錄回傳受訪方確認事實。 這一篇用的是口語轉紀錄 這一招——零碎的口語、訊息、現場筆記 → 有固定欄位、分得清「已確認/推測」的正式紀錄。 同一招還能做這幾件事(共 8 篇):
本頁 13 節,分 5 區 一、這是什麼 三十秒判斷關不關你的事
先確認這一篇解的是不是你的問題。看完這兩節如果覺得不像,就不用再往下讀——省下的時間比讀完更值錢。
01 解決的工作問題現場那半天看了三十個地方、問了十幾個人、拍了八十張照片,回到辦公室要變成一份能用的訪視紀錄。難的不是打字,是三件事分不開:哪些是我親眼看到的、哪些是別人告訴我的、哪些是我當下的推論。這三種在記憶裡會混在一起,而 AI 幫你整理的時候會混得更徹底——它會把「領班說大概兩小時」寫成「換模時間約兩小時」,一個「說」字不見,證據等級就變了。
02 什麼時候用、什麼時候別用什麼情況下該用這一套 有到現場訪視、稽核、駐點或訪談,需要把當天所見變成可用的紀錄。 紀錄之後會被用來做判斷(診斷、改善建議、稽核發現、結案報告)。 有現場筆記、錄音或照片可以作為素材。 什麼情況下別用
把紀錄當成診斷結論 訪視紀錄記的是「看到什麼」,診斷是「所以是什麼問題」。混在一起寫,之後沒有人分得出哪些是事實。
沒有現場素材的補寫 隔了兩週憑印象補寫的紀錄,事實與推論已經無法分離。要補寫就明確標為事後追記。
涉及個資或機密影像的處理 含人臉、身分資訊、製程機密的影像不要交給外部 AI 處理。 誰會用到
顧問 這是你的主場。紀錄的價值不在完整,在「哪一句話是有證據的」。三種來源分開標,後面的診斷才站得住。
工程師/研發 量到的數字要記錄量測條件(用什麼量、什麼時候量、當時的運轉狀態),否則之後複測會對不起來。
營運 現場人員講的話常常是「平常的狀況」,而你看到的是「今天的狀況」。兩者不一定一樣,要分開記。
公務員 訪視或查核紀錄可能成為行政處分或補助核撥的依據,證據等級與具名要特別謹慎。
PM 訪視紀錄的下一步是待辦事項。沒有轉成待辦的發現,三週後就沒有人記得。 所屬工作情境 二、整件事怎麼跑 先看圖,再看逐步
先用一張圖抓全貌,再看逐步展開。圖看不懂沒關係,下一節會把每一步實際在做什麼、誰做,一條一條講清楚。
03 流程圖這張圖是整篇的骨架:輸入 → 步驟 → 困難點 → AI/Agent/Tool 介入 → 人工檢查 → 產出。紅框是最常出事的位置,綠框是不能下放的人工檢查點,粗框是中止條件。後面每一節都是在展開圖上的某一格。
AI 現場訪視紀錄:看到的、聽到的、我推測的,三種不能混 Human 輸入 Human 步驟 AI Agent Checkpoint Output Risk 困難點 Stop 中止
看圖重點: 整張圖的重點是第一格,而且那一格不在辦公室,在現場:記錄的當下就要分三欄。回來再分是分不乾淨的,因為記憶會自動把「領班說的」跟「我看到的」黏在一起。右邊第二個紅框是這件事最隱蔽的失敗——AI 幫你潤稿時會把「領班表示大概兩小時」寫成「換線時間約兩小時」,只少了一個「說」字,讀起來更專業,但那句話已經從傳聞升級成事實了。三週後有人拿它去算年損失工時,沒有人會記得它原本的等級。純文字流程表(手機/螢幕閱讀器建議看這張) AI 現場訪視紀錄:看到的、聽到的、我推測的,三種不能混(純文字流程表) 序 類型/角色 流程步驟 這一步的困難點/中止條件 1 Human 現場筆記(原始)+ 查核清單 + 照片 + 量測值與條件 + 受訪者職務 筆記要原始的,不要先整理 — 2 Human 現場當下就分三欄:看到/聽到/我推測 困難點/風險 三種來源混在一起:量的、聽的、猜的,寫出來長得一樣
3 AI AI 整理成結構化紀錄,逐條標來源類型;不得改寫句型 困難點/風險 AI 吃掉「說」字:陳述被無聲升級成事實
困難點/風險 量測沒記條件,下次複測不知道是改善還是條件不同
4 Human 人當天建立照片對應表:位置、目的、對應條目 困難點/風險 照片沒對應表,一週後只認得出十張
5 AI AI 對回查核清單,標出沒問到/沒看到/沒量到 — 6 Agent 檢核助手掃描證據等級:模糊語與缺來源標註的句子 — 7 Checkpoint 人轉成待辦 + 必要時回傳受訪方確認事實 失敗與中止條件 把受訪者陳述當成量測值使用 → 該條退回重標來源
8 Output 訪視紀錄定稿 + 落差紀錄 + 待辦清單 —
Mermaid 原始碼(貼進 Mermaid Live 或 draw.io 可再編輯) 可直接複製,改成你自己的流程 複製 Mermaid
flowchart TD
in1(["<b>Human</b><br/>現場筆記(原始)+ 查核清單 + 照片 + 量測值與條件 + 受訪者職務<br/><small>筆記要原始的,不要先整理</small>"])
s1["<b>Human</b><br/>現場當下就分三欄:看到/聽到/我推測"]
a1[/"<b>AI</b><br/>AI 整理成結構化紀錄,逐條標來源類型;不得改寫句型"/]
s2["<b>Human</b><br/>人當天建立照片對應表:位置、目的、對應條目"]
a2[/"<b>AI</b><br/>AI 對回查核清單,標出沒問到/沒看到/沒量到"/]
g1[["<b>Agent</b><br/>檢核助手掃描證據等級:模糊語與缺來源標註的句子"]]
c1{{"<b>Checkpoint</b><br/>人轉成待辦 + 必要時回傳受訪方確認事實"}}
o1(["<b>Output</b><br/>訪視紀錄定稿 + 落差紀錄 + 待辦清單"])
r1>"<b>Risk</b><br/>三種來源混在一起:量的、聽的、猜的,寫出來長得一樣"]
r2>"<b>Risk</b><br/>AI 吃掉「說」字:陳述被無聲升級成事實"]
r3>"<b>Risk</b><br/>量測沒記條件,下次複測不知道是改善還是條件不同"]
r4>"<b>Risk</b><br/>照片沒對應表,一週後只認得出十張"]
x1[/"<b>Stop</b><br/>把受訪者陳述當成量測值使用 → 該條退回重標來源"\]
in1 --> s1
s1 --> a1
a1 --> s2
s2 --> a2
a2 --> g1
g1 --> c1
c1 --> o1
s1 -.->|風險| r1
a1 -.->|風險| r2
a1 -.->|風險| r3
s2 -.->|風險| r4
c1 ==>|中止| x1
c1 -.->|退回重標來源| a1
classDef clsIn fill:#FFFFFF,stroke:#2C4459,stroke-width:2px,color:#141E2B
classDef clsHuman fill:#FBFCFD,stroke:#7A8CA0,stroke-width:2px,color:#141E2B
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class in1 clsIn;
class s1 clsHuman;
class a1 clsAI;
class s2 clsHuman;
class a2 clsAI;
class g1 clsAgent;
class c1 clsCheck;
class o1 clsOut;
class r1 clsRisk;
class r2 clsRisk;
class r3 clsRisk;
class r4 clsRisk;
class x1 clsStop; 04 完整步驟圖的文字版,逐步展開 上面三分鐘版那幾步,這裡逐步展開:每一步誰做、做完會有什麼。
序 誰做 步驟與說明 1 Human 當場就分三欄 現場記錄時就把「看到/聽到/我推測」分開。回來再分會分不乾淨——這是整件事最重要的一步。→ 三欄原始筆記 2 AI 素材整理 把筆記、錄音轉文字整理成結構化紀錄,逐條標註來源類型(親眼所見/受訪者陳述/量測值/訪視者推論)。不得改變來源類型。→ 結構化訪視紀錄 3 Human 照片對應 每張照片標上位置、拍攝目的、對應的紀錄條目。當天做,不要拖。→ 照片對照表 4 AI 缺口比對 把紀錄對回訪視前的查核清單,標出哪幾項沒問到、沒看到、沒量到。→ 未完成清單 5 Agent 推論與事實分離檢查 機械掃描:把「約」「大概」「應該」「聽說」等模糊語與缺來源標註的句子標出來。→ 證據等級標記稿 6 Human 轉成待辦與確認 把發現轉成待辦(要補問什麼、要複測什麼、要跟誰確認),必要時把紀錄回傳受訪方確認事實。→ 訪視紀錄定稿 + 待辦清單
三、動手做 備料 → 指令 → 產出 → 工具
這一區是真的動手:先備料、再貼指令、然後對照產出應該長什麼樣。手上是哪一支 AI 都做得完,差別寫在最後的工具那一節。
05 開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始
現場筆記或逐字素材必要 手寫筆記、錄音轉文字、當場打的字。原始素材,不要先自己整理過。
照片與檔名對應必要 每張照片要知道拍的是什麼、在哪裡拍的。沒有對應表的照片,一週後就認不出來了。
訪視目的與查核清單必要 當初要去確認什麼。紀錄要回答那些問題,不然會變成流水帳。
量測值與量測條件必要 數值 + 用什麼量 + 何時量 + 當時的運轉或作業狀態。缺條件的數值之後複測會對不起來。
受訪者與職務可選 誰說的很重要。同一件事,領班說的跟廠長說的份量不同。 餵進去的東西要長這樣 現場筆記或錄音轉文字(原始的)+ 訪視前查核清單 + 照片與位置對應 + 量測值與量測條件 + 受訪者職務。
筆記要原始的。自己先整理過的版本,三種來源已經混在一起了。 現場記錄時就分三欄:看到/聽到/我推測。回來再分會分不乾淨。 量測值一定要記條件:用什麼量、什麼時候、當時的運轉或作業狀態。 照片當天就建對應表:拍的是什麼、在哪裡、對應哪一條紀錄。 受訪者要記職務。同一件事,領班說的跟廠長說的份量不同。 【訪視基本資料】
對象:○○食品廠(○○市○○區)
目的:節能診斷首次訪視
日期時段:114/8/20 13:30–17:50
參與:我方顧問 2 人;對方廠長、廠務各 1 人
作業狀態:一般生產日,一班制,訪視時產線運轉中
【訪視前查核清單】
1. 調閱電費單正本(度數、契約容量、尖離峰)
2. 空壓機:壓力設定、洩漏、無載比例
3. 冰水主機:出水溫度、運轉時段
4. 烘乾線:運轉時數、待機是否斷電
5. 訪談:班別、下班後運轉設備
【現場筆記(原始,未整理)】
- 電費單只給 6-8 月三張,其他說要再找。度數:6月 31,200/7月 32,800/8月 32,100。契約容量 400kW(單子上寫的,跟之前口述的 450 不一樣)
- 空壓機兩台,一台跑一台備用。壓力錶指 7.2 bar(14:10 看的,產線運轉中)。廠務說設定 7 bar,「但常常會跳」
- 空壓房東側管路有明顯漏氣聲。沒帶超音波檢漏儀,未量化
- 冰水主機出水設定 7 度(面板)。廠務說 7:30 開、18:00 關,「夏天都開最低」
- 烘乾線:領班說換線大概兩小時,一天大概兩次。待機面板燈亮著(未斷電)
- 廠長說下班後只有辦公室冷氣跟監視器。但 17:50 離開時看到烘乾線面板還亮
- 照片 IMG_2201–2245(尚未建對應表) 06 Prompt(快速/完整/進階)A 快速版貼上就能用;B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足;C 進階版是拿去建 GPT/Skill/Agent 的系統指令,預設收起來,要用再點開。三版都附可替換變數、使用範例與預期輸出;A 與 B 另外列出那一版特有的常見錯誤與人工確認點,C 版的那幾題指向 Agent 專篇。
適合的工具 ChatGPT Claude 語音轉文字(Word 聽寫等)
👇 直接複製,{ } 換成你的內容 複製這段 Prompt
以下是現場筆記(或錄音轉文字)與訪視前的查核清單。請:
1. 逐條標註來源類型:文件/量測值/親眼所見/受訪者陳述/訪視者推論。
2. 依主題重組成結構化紀錄,來源類型隨條目一起走。受訪者說的一律保留「某某表示」句型,不得改寫成客觀敘述。
3. 標出陳述與觀察不一致的地方,只記錄落差,不判斷真偽。
4. 對回查核清單,標出已完成/部分完成/未完成,並列出待辦(要補問什麼、要複測什麼)。
量測值缺條件(時間、方式、作業狀態)的標【條件未記錄】,不要補。
查核清單:{貼上};現場筆記:{貼上} 可替換變數 變數 要換成什麼 {貼上}現場筆記或錄音轉文字(原始的,不要先整理)。 {貼上}訪視前的查核清單。
完整使用範例(照這樣填) 以下是今天的現場筆記與訪視前的查核清單。請照四個要求整理。(照母提示詞)
【查核清單】
1. 調閱電費單正本(度數、契約容量、尖離峰)
2. 空壓機:壓力設定、洩漏、無載比例
3. 冰水主機:出水溫度、運轉時段
4. 烘乾線:運轉時數、待機是否斷電
5. 訪談:班別、下班後運轉設備
【現場筆記(原始)】
- 電費單只給了 6-8 月三張,其他說要再找。度數:6月 31,200 / 7月 32,800 / 8月 32,100。契約容量 400kW(單子上寫的,跟之前講的 450 不一樣)
- 空壓機兩台,一台在跑一台備用。壓力錶指 7.2 bar。廠務說設定是 7 bar,「但常常會跳」
- 空壓房有明顯漏氣聲,靠近東側管路。沒帶超音波檢漏儀
- 冰水主機出水設定 7 度。廠務說「夏天都開最低」。開機時間 7:30,關 18:00
- 烘乾線:領班說換線大概要兩小時,一天大概兩次。待機時沒斷電(我看面板燈是亮的)
- 廠長說下班後只有辦公室冷氣跟監視器。但我 17:50 離開時看到烘乾線面板還亮著
- 照片 IMG_2201-2245 預期輸出範例(拿到的東西應該長這樣) 【結構化訪視紀錄】
〔一、電力基本資料〕
| 項目 | 內容 | 來源類型 |
|---|---|---|
| 用電度數 6/7/8 月 | 31,200/32,800/32,100 kWh | 文件(電費單正本,僅取得三個月) |
| 契約容量 | 400 kW | 文件(電費單) |
| 與前次資料落差 | 廠方先前口述為 450 kW,與電費單不符 | 訪視者發現(文件 vs 口述) |
〔二、空壓機〕
| 項目 | 內容 | 來源類型 |
|---|---|---|
| 運轉台數 | 兩台,一台運轉一台備用 | 親眼所見 |
| 壓力錶讀值 | 7.2 bar(訪視時點讀值,未記錄時間) | 量測值(條件不完整) |
| 設定值 | 「設定是 7 bar,但常常會跳」 | 廠務人員陳述 |
| 疑似洩漏 | 空壓房東側管路有明顯漏氣聲 | 親眼所見(聽覺),未量化 |
〔三、冰水主機〕
| 項目 | 內容 | 來源類型 |
|---|---|---|
| 出水溫度設定 | 7 度 | 親眼所見(面板) |
| 運轉時段 | 7:30 開、18:00 關 | 廠務人員陳述 |
| 夏季操作 | 「夏天都開最低」 | 廠務人員陳述 |
〔四、烘乾線〕
| 項目 | 內容 | 來源類型 |
|---|---|---|
| 換線時間 | 「大概兩小時」,一天約兩次 | 領班陳述(未量測) |
| 待機狀態 | 待機時未斷電(面板燈亮) | 親眼所見 |
〔五、下班後運轉〕
| 項目 | 內容 | 來源類型 |
|---|---|---|
| 廠長說法 | 下班後僅辦公室冷氣與監視器 | 廠長陳述 |
| 訪視者觀察 | 17:50 離廠時烘乾線面板仍亮著 | 親眼所見 |
| 落差 | 陳述與觀察不一致,需再確認 | 訪視者發現 |
【對回查核清單】
| # | 項目 | 狀態 |
|---|---|---|
| 1 | 電費單正本 | 部分完成(僅 3 個月,尖離峰結構未取得) |
| 2 | 空壓機 | 部分完成(洩漏未量化,無載比例未取得) |
| 3 | 冰水主機 | 部分完成(實際運轉時段為陳述,未查系統紀錄) |
| 4 | 烘乾線 | 部分完成(換線時間為陳述,未實測) |
| 5 | 訪談班別 | 完成(但與觀察有落差) |
【需要補的】
1. 其餘 9 個月電費單、尖離峰結構。
2. 空壓機洩漏量化(需帶超音波檢漏儀)、無載運轉比例。
3. 烘乾線換線時間實測(陳述值未經驗證)。
4. 下班後運轉設備——陳述與觀察不一致,建議調閱夜間用電或另行確認。
5. 照片 IMG_2201-2245 尚未建立對應表。
【我沒有做的事】
- 沒有把任何「某某說」改寫成客觀敘述。
- 沒有推論漏氣的損失量或換線時間的改善空間——那要量測之後才談。
- 沒有判斷廠長的說法是否正確,只記錄了落差。 常見錯誤用法 叫 AI「幫我整理得通順一點」。它會把「領班說大概兩小時」寫成「換線時間約兩小時」,證據等級就掉了。 把訪視當天的推論直接寫成發現。推論要標明是推論。 只記數值不記量測條件。下次複測差 20%,你不知道是改善還是條件不同。 照片放著不建對應表。一週後只有你自己認得,一個月後你也認不得。 缺少資料時怎麼辦 查核清單沒問到的項目,一定要留在「需要補的」清單上,不要靠推論補齊。訪視紀錄的價值在於它是證據;補上去的推論會讓整份紀錄的可信度一起下降。
這一版另外要人確認 來源類型的認定(看到/聽到/推論)。 量測條件的補記。 照片對應表的建立。 適合的工具 ChatGPT Claude 語音轉文字(Word 聽寫等)
👇 直接複製,{ } 換成你的內容 複製這段 Prompt
# 角色
你是訪視紀錄的整理協助者。你的專長是把現場的零散素材整理成結構清楚、證據等級明確的紀錄。你不做診斷,不推論原因,不改變任何敘述的來源類型。
# 背景
- 訪視對象與地點:{對象}
- 訪視目的:{診斷/稽核/查核/輔導}
- 訪視日期與時段:{日期時段}
- 參與人員:{我方與對方}
# 任務
把現場素材整理成結構化訪視紀錄,並產出未完成清單與待辦。
# 可以使用的資料
只有【現場筆記】【查核清單】【照片說明】三段。你對這個產業的了解、常見的問題型態、你認為合理的推論,一律不得寫進紀錄本文。
# 不可以做的事(違反任何一條就是失敗)
1. 不得改變任何敘述的來源類型。受訪者說的一律保留「某某表示」句型,不得改寫成客觀敘述。
2. 不得把訪視者的推論寫成觀察。推論要放在獨立欄位並標明。
3. 不得補充現場沒有記錄到的資訊,即使你認為那是常識。
4. 不得為量測值補上未記錄的條件(時間、運轉狀態、量測方式)。缺的標【條件未記錄】。
5. 不得判斷陳述的真偽。發現落差時只記錄落差,不下結論。
6. 不得省略任何一條筆記,即使看起來不重要。
# 處理步驟(請照順序做)
1. 逐條讀現場筆記,為每一條標註來源類型:親眼所見/受訪者陳述/量測值/文件/訪視者推論。
2. 依主題(設備、流程、人員、文件)重組成結構化紀錄,來源類型隨條目一起走。
3. 標出陳述與觀察不一致的地方,記錄落差但不判斷真偽。
4. 對回查核清單,標出已完成/部分完成/未完成,未完成的說明原因。
5. 為量測值檢查條件完整性,缺的標【條件未記錄】。
6. 產出待辦清單:要補問什麼、要複測什麼、要調閱什麼、要跟誰確認。
# 輸出格式(嚴格照這個順序,不要加額外段落)
## 一、訪視基本資料
(對象、日期時段、參與人員、天候或作業狀態)
## 二、結構化紀錄
(依主題分節,每條含:項目|內容|來源類型)
## 三、陳述與觀察的落差
(表格:事項|陳述|觀察|備註「僅記錄落差,未判斷」)
## 四、對回查核清單
(表格:#|項目|狀態|未完成原因)
## 五、量測值條件檢查
(表格:量測項|數值|量測方式|時間|作業狀態|缺什麼)
## 六、訪視者推論
(獨立一節,每項標明「推論,待驗證」)
## 七、待辦清單
(補問/複測/調閱/確認,各列負責人與時效)
# 驗收標準(產出後自己檢查一次並回報結果)
- [ ] 每一條都標了來源類型
- [ ] 受訪者陳述都保留了「某某表示」句型
- [ ] 推論全部在第六節,沒有混進第二節
- [ ] 量測值的缺漏條件都已標出
- [ ] 沒有省略任何一條筆記
【查核清單】
{貼上}
【現場筆記】
{貼上原始筆記或錄音轉文字}
【照片說明(可留白)】
{貼上或留白} 可替換變數 變數 要換成什麼 {對象}訪視對象與地點。 {診斷/稽核/查核/輔導}目的不同,紀錄的嚴謹度與用途不同。稽核類要特別注意證據等級。 {日期時段}時段很重要——上午與下班前看到的東西不一樣。 {我方與對方}在場的人是紀錄的一部分,日後爭議時會用到。
完整使用範例(照這樣填) 背景填法示例:對象=○○食品廠(○○市);目的=節能診斷首次訪視;日期時段=114/8/20 13:30–17:50;參與=我方顧問 2 人、對方廠長與廠務各 1 人。筆記照 A 版格式貼原始的,不要先整理。 預期輸出範例(拿到的東西應該長這樣) 與 A 版的差別:多出「量測值條件檢查」與獨立的「訪視者推論」兩節。把推論獨立出來是這一版的核心——你的專業判斷仍然寫進紀錄,但讀的人一眼就看得出那是判斷不是事實。 常見錯誤用法 把推論那一節刪掉,覺得「反正是猜的」。專業判斷有價值,只是要標清楚。 筆記先自己整理過再貼。整理的過程已經把三種來源混掉了。 落差那一節寫成「廠長說法有誤」。記錄落差,不判斷真偽——真偽要查證。 這一版另外不適合 沒有額外的,看上面「三種版本共通的紅線」那一段就好。
缺少資料時怎麼辦 量測條件缺漏時標【條件未記錄】,不要補一個合理的條件。下一次複測要在相同條件下做,補錯條件會讓兩次量測完全失去可比性。
這一版另外要人確認 來源類型的最終認定。 推論的標示與措辭。 涉及對方陳述部分的回傳確認。 C C. 進階版(做成訪視紀錄助手) 同一類訪視每週都有,要一個助手把「三種來源分開」的規則固定下來,讓每個顧問寫出來的紀錄格式一致、證據等級一致。
適合的工具 自訂 GPT/Claude Project Claude Skill 語音轉文字(Word 聽寫等)
👇 直接複製,{ } 換成你的內容 複製這段 Prompt
# 你是誰
你是「訪視紀錄助手」。顧問把現場筆記或錄音轉文字貼給你,你負責整理成結構化紀錄並標註證據等級。你不做診斷,不推論原因,不改變來源類型。
# 你的資料來源
只有使用者這次貼上的筆記、查核清單與照片說明,以及建置時附上的三份文件:訪視紀錄格式、來源類型定義、本類型訪視的標準查核項。除此之外一律不得引用,包含你對這個產業的一般認識。
# 證據等級(每一條都要標,不得省略)
- **文件**:有正本或影本可查,附文件名與日期。
- **量測值**:現場量到的數值,須附量測方式、時間、作業狀態;缺任一項標【條件未記錄】。
- **親眼所見**:訪視者直接觀察到的,附觀察時間與位置。
- **受訪者陳述**:某某表示,附受訪者職務。句型一律保留「表示」「說」,不得改寫。
- **訪視者推論**:訪視者的判斷,一律放在獨立段落並標「待驗證」。
# 絕對規則(違反就是失敗)
1. 不得把受訪者陳述改寫成客觀敘述。
2. 不得把推論混入觀察。
3. 不得補充筆記中沒有的資訊。
4. 不得判斷陳述真偽;發現落差只記錄。
5. 不得省略任何一條筆記。
# 條件判斷(依序檢查,先中的先套用)
1. 筆記中出現個人姓名、身分證號、車牌、可辨識人臉描述 → 提醒去識別化,並以【已遮蔽】處理。
2. 筆記為事後追記(訪視日與整理日相隔逾 3 日)→ 於紀錄抬頭標示「事後追記」,並提醒記憶可能已混合。
3. 同一事項出現陳述與觀察不一致 → 一律列入「落差」節,不併入正文。
4. 量測值缺條件 → 標【條件未記錄】,並列入待辦要求補記或複測。
5. 查核清單有項目完全沒有對應筆記 → 標為未完成,並問是沒機會做還是被拒絕。
# 例外處理
- 使用者要求「幫我寫順一點」→ 可調整句序與分段,但來源類型與句型一字不得改,並在結尾標明「僅調整結構」。
- 使用者要求「幫我判斷這是什麼問題」→ 拒絕,回覆「診斷不在本助手範圍;我可以列出要驗證這個假設需要什麼資料」。
- 使用者說「廠長那句話應該是記錯了」→ 回覆「請以落差方式記錄,真偽需查證後另行處理」。
# 每次回覆的格式
【訪視基本資料】
【結構化紀錄】(依主題,每條含來源類型)
【落差】(陳述 vs 觀察,僅記錄)
【對回查核清單】(已完成/部分/未完成 + 原因)
【量測值條件檢查】
【訪視者推論】(獨立、標待驗證)
【待辦】(補問/複測/調閱/確認 + 時效)
# 固定結尾
每次回覆最後一行固定加註:「本紀錄之來源類型依現場筆記標註;診斷結論與原因判斷不在本紀錄範圍。」
# 自我檢查(每次回覆前執行,不需輸出過程)
- 是否有條目沒有來源類型?補上。
- 是否把「某某表示」改寫掉了?改回來。
- 推論是否都在獨立段落?沒有就搬過去。
# 建置參數
訪視紀錄格式:{附檔}
來源類型定義:{附檔}
標準查核項:{附檔} 可替換變數 變數 要換成什麼 {附檔}紀錄格式、來源類型定義、標準查核項三份,建置時上傳為知識檔案。
完整使用範例(照這樣填) 建置時把三份文件上傳為知識檔案。上線前用至少十份歷史訪視筆記測過,其中三份要刻意含陷阱:一份把陳述寫得像事實、一份量測值沒有條件、一份是兩週後追記,確認它分別保留句型、標條件未記錄、在抬頭標事後追記。 預期輸出範例(拿到的東西應該長這樣) 與 B 版的差別:這一版把五級證據等級固定下來,所以不同顧問寫出來的紀錄可以互相比較、可以疊起來看。它也會主動偵測「事後追記」並在抬頭標示——那一行標示,在日後爭議時很重要。 固化成助手是另一件工程,這一頁不重講 下面這幾題每個方法都一樣,站上各有一篇:
07 產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣 七節:基本資料、結構化紀錄、落差、對回查核清單、量測值條件檢查、訪視者推論、待辦清單。推論一定要獨立成節。
完成品:同一句話的四種寫法,以及為什麼只有一種可以用 現場原話:領班說「換線大概要兩小時,一天大概兩次」。
─────────────────────────────
【寫法一(錯)】
「換線時間約 2 小時,每日 2 次,日損失工時 4 小時。」
問題:把陳述寫成事實,還接著算了損失工時。三週後沒有人記得這是聽來的。這是本方法要防的第一種錯。
【寫法二(錯)】
「經查換線時間為 2 小時。」
問題:「經查」暗示查證過,但沒有。證據等級被無聲升級。
【寫法三(不完整)】
「領班表示換線大概兩小時。」
問題:句型正確,但缺了兩件事——沒有記錄這是誰(哪一條產線的領班)、也沒有標明未經量測。
【寫法四(可用)】
| 項目 | 內容 | 來源類型 |
|---|---|---|
| 換線時間 | 烘乾線領班表示「大概要兩小時」,一天約兩次 | 受訪者陳述(未量測) |
待辦:複訪時實測換線時間(至少 3 次),在實測前不得用於任何工時或效益計算。
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【後續(複訪實測結果)】
| 次數 | 實測時間 | 條件 |
|---|---|---|
| 第 1 次 | 1 小時 52 分 | 9/03 上午,同一領班操作 |
| 第 2 次 | 2 小時 21 分 | 9/03 下午,換不同規格 |
| 第 3 次 | 1 小時 38 分 | 9/10 上午,同規格連續換線 |
觀察:換線時間與「換不同規格或同規格」有關,領班的「大概兩小時」是平均感受,但變異達 43 分鐘。
※ 若當初直接採用陳述值計算,會漏掉「規格切換」這個真正的變因——而那正是改善的著力點。
【這一段說明了什麼】
把陳述當成量測值,不只是證據等級的問題。它會讓你錯過變異,而變異裡通常就藏著改善機會。 輸出格式規格(要照著做的人再展開) 每一條都要標來源類型,五級擇一:文件/量測值/親眼所見/受訪者陳述/訪視者推論。 受訪者陳述保留原句型(某某表示、某某說),不得改寫成客觀敘述。 陳述與觀察不一致時列入「落差」節,只記錄不判斷真偽。 量測值缺條件的標【條件未記錄】,並列入待辦。 待辦要寫清楚「補問什麼、找誰、什麼時候之前」。 ## 一、訪視基本資料
對象/日期時段/參與人員/作業狀態(一班制、訪視時產線運轉中)
## 二、結構化紀錄
〔電力〕
| 項目 | 內容 | 來源類型 |
|---|---|---|
| 用電度數 | 6/7/8 月 31,200/32,800/32,100 kWh | 文件(電費單,僅取得 3 個月) |
| 契約容量 | 400 kW | 文件(電費單) |
〔空壓機〕
| 項目 | 內容 | 來源類型 |
|---|---|---|
| 壓力錶讀值 | 7.2 bar(14:10,產線運轉中) | 量測值 |
| 設定值 | 廠務表示設定為 7 bar,「但常常會跳」 | 受訪者陳述(廠務) |
| 疑似洩漏 | 空壓房東側管路有明顯漏氣聲 | 親眼所見(未量化) |
## 三、落差(僅記錄,未判斷)
| 事項 | 陳述 | 觀察 |
|---|---|---|
| 契約容量 | 廠方先前口述 450 kW | 電費單載 400 kW |
| 下班後運轉設備 | 廠長表示僅辦公室冷氣與監視器 | 17:50 烘乾線面板仍亮 |
## 四、對回查核清單
| # | 項目 | 狀態 | 未完成原因 |
|---|---|---|---|
| 1 | 電費單正本 | 部分完成 | 僅取得 3 個月;尖離峰結構未提供 |
| 2 | 空壓機 | 部分完成 | 未帶檢漏儀,洩漏未量化;無載比例未取得 |
## 五、量測值條件檢查
| 量測項 | 數值 | 方式 | 時間 | 作業狀態 | 缺什麼 |
|---|---|---|---|---|---|
| 空壓機出口壓力 | 7.2 bar | 現場壓力錶讀值 | 14:10 | 產線運轉中 | 無(條件完整) |
| 冰水主機出水溫度 | 7 °C(設定值) | 面板讀值 | 【條件未記錄】 | 【條件未記錄】 | 實際出水溫度未量測 |
## 六、訪視者推論(待驗證)
1. 產量穩定而電費波動大,且下班後仍有設備運轉——非生產時段用電可能是主要變動來源。推論,待夜間用電資料驗證。
2. 空壓壓力設定 7 bar 而實測 7.2 bar,可能有壓力帶設定或控制問題。推論,待連續記錄驗證。
## 七、待辦清單
| 事項 | 找誰 | 時效 |
|---|---|---|
| 補齊其餘 9 個月電費單與尖離峰結構 | 廠務 | 8/27 前 |
| 帶超音波檢漏儀複訪,量化空壓洩漏 | 我方 | 9 月第一週 |
| 調閱夜間用電或加裝記錄器 | 廠務 | 待報價 |
| 烘乾線換線時間實測(目前為陳述值) | 我方+領班 | 複訪時 |
| 建立照片 IMG_2201–2245 對應表 | 我方 | 8/21 前 | 08 工具怎麼挑這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議,不是限定。
工具 什麼時候用 為什麼 注意 ChatGPT ↗ 起手 筆記整理 把零散筆記整理成結構化紀錄 分類與重組的品質穩定,省下大量打字時間。 它會自動潤飾,要明確禁止改寫句型。 Claude ↗ 錄音轉文字很長、一次要處理整場訪談 長輸入處理較穩,比較不會漏掉中段的對話。 被輔導方的營運資訊屬機密,貼入前確認可行性。 語音轉文字(Word 聽寫等) 訪談錄音轉文字 現場錄音轉文字 訪談內容能保留原話,是「受訪者陳述」這一級證據的基礎。 錄音要先取得同意;轉出的文字仍要人校對,特別是數字與專有名詞。 自訂 GPT/Claude Project 固定來源類型 同類訪視每週都有 來源類型定義固定下來,不同顧問的紀錄可以互相比較。 標準查核項要隨經驗更新。
四、不要做錯 這幾關不下放
這一區是踩過的坑與該守的線。標「不下放」的步驟請不要交給 AI 決定;Checklist 是拿來驗收的,不是拿來勾好看的。
09 會卡住與會做錯的地方會卡住的地方(流程困難點)
三種來源混在一起 「換模約兩小時」——這是量的、是領班說的、還是你估的?三種的可信度完全不同,但寫出來長得一樣。
AI 把「說」字吃掉 整理時它會把「領班表示大約兩小時」寫成「換模時間約兩小時」,讀起來更順,但證據等級掉了一級。
量測沒記條件 只記了數值,沒記當時的運轉狀態與量測方式。下次複測差很多,不知道是改善了還是條件不同。
照片認不出來 八十張照片沒有對應表,一週後只認得出十張。 會做錯的地方(常見失敗方式) AI 吃掉「說」字 陳述被改寫成客觀敘述,三週後被當成量測值使用。
怎麼修 禁止改寫句型;每條標來源類型;掃描無來源標註的敘述。
推論混進觀察 現場的直覺判斷寫進紀錄本文,之後被引用成發現。
怎麼修 推論獨立成節並標「待驗證」。
量測沒記條件 複測差很多,不知道是改善了還是條件不同。
怎麼修 數值必附方式、時間、作業狀態;缺的標【條件未記錄】。
照片沒對應表 八十張照片一週後只認得十張,等於白拍。
怎麼修 當天建立對應表:拍什麼、在哪、對應哪一條。
10 人工把關與安全限制AI/Agent/Tool 介入在哪幾步 流程位置 誰 做什麼/怎麼做 整理階段 AI 把素材整理成結構化紀錄 逐條標註來源類型;受訪者陳述一律保留「某某表示」的句型,不得改寫成客觀敘述。比對階段 AI 對回查核清單 逐項標出已完成/未完成/部分完成,未完成的要說明是沒機會問還是被拒絕。掃描階段 Agent 證據等級掃描 掃出無來源標註的敘述、模糊量詞(約、大概、應該)、以及把陳述寫成事實的句子。
這幾關不下放
來源類型的認定 哪一句是看到的、哪一句是聽到的,只有你知道。AI 分不出來。
量測條件的補記 數值離開條件就沒有意義,這一項要當天補完。
推論的標示 你的專業判斷可以寫進去,但要明確標為推論,不能混在事實裡。
回傳確認 涉及對方陳述的部分,必要時要請對方確認,特別是可能影響評鑑或核撥的紀錄。 安全與權限限制
錄音要取得同意 訪談錄音前要明確取得同意並說明用途;轉文字後的原始錄音要有保存與刪除規則。
影像與個資 含人臉、識別證、車牌、製程機密的照片不要交給外部 AI 處理;必要時先裁切或遮蔽。
紀錄可能成為依據 稽核或補助相關的訪視紀錄可能影響對方權益。證據等級、具名與回傳確認要謹慎處理。 11 Checklist 與驗收標準做的時候逐項打勾 做完了才檢查:全部成立才算完成 每一條紀錄都標了來源類型,五級擇一,沒有遺漏。 受訪者陳述都保留了原句型,沒有被改寫成客觀敘述。 訪視者推論全部在獨立段落,並標明待驗證。 所有量測值都附了量測方式、時間與作業狀態,缺的已標【條件未記錄】。 陳述與觀察不一致的地方都已列入落差節,且未判斷真偽。 已對回訪視前查核清單,未完成項目都說明了原因。 照片對應表已建立,每張照片對得到位置與紀錄條目。 待辦清單已產出,每項有負責人與時效。 五、延伸 把流程走一遍,然後往下一步
先用一個示範情境把流程從頭走一遍,再看具名機構真的做過的事,最後決定下一步往哪走。
12 示範情境一個「說」字,決定這句話能不能寫進診斷
這是示範情境,不是真實個案:作者為了把上面的流程走一遍而寫的設想,人物、數字與結果都是設定。真的有人做過的案例,看下面「真的有人這樣做過」。
設想的狀況: 訪視當天領班提到換線「大概兩小時」。整理紀錄時,AI 把這句寫成「換線時間約 2 小時」,讀起來很自然。三週後做改善建議時,這個數字被拿來算年損失工時——但沒有人記得那是聽來的,不是量的。
AI 負責什麼 把零散筆記依主題重組,每一條標註來源類型(文件/量測值/親眼所見/受訪者陳述/訪視者推論)。 保留「領班表示大概兩小時」的原句型,沒有改寫成客觀敘述。 把「廠長表示下班後只有冷氣與監視器」與「17:50 觀察到烘乾線面板仍亮」列入落差節,只記錄不判斷。 對回查核清單,標出五項全部只是「部分完成」,並說明缺什麼。 人負責什麼 現場記錄時就分三欄——看到、聽到、我推測。這一步在現場做,回來就分不乾淨了。 當天建立照片對應表,四十五張照片標上位置與對應條目。 把量測值的條件補完整(14:10、產線運轉中),冰水主機那項標【條件未記錄】。 把「換線兩小時」列入待辦:複訪時實測,在實測前不得用於任何計算。 照著走完會得到: 訪視紀錄的品質不在寫得多完整,在於三週後還分得出哪一句有證據。差別往往只是一個「說」字。
待補資料:本站不提供訪視紀錄品質、複訪次數等量化統計,本例為說明用的示意情境。建議自行記錄一個基準——每份紀錄中「受訪者陳述」被誤用為量測值的次數。
真的有人這樣做過?外部佐證 目前沒有找到可公開查證的外部案例。這類工作多半不會有人發新聞稿,找不到不代表沒人做——但在找到之前,這一頁的方法就是作者自己的做法,不借別人的名義。
去找靈感看其他方法的外部案例 →
13 相關方法與下一步訪視前先做快篩 沒有查核清單的訪視,紀錄會變成流水帳。
量到數字之後算效益 實測值齊了才談改善幅度與回本期。
把訪談挖得更深 老手的判斷準則要問出來,不是只記動作。
待辦要有人追 訪視發現轉成待辦之後,沒人追就會消失。
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這個站的做法 有來源 引用的案例都附得出可以點進去的出處;還沒查證完的另外標示,不跟已證實的混在一起。 可驗收 每個方法都附 Checklist 與驗收標準——你要能自己驗,而不是相信 AI 說它做完了。 不亂編 指令一律要求「材料裡沒有的不准補」,缺的標【待補】列成問題,不用漂亮的句子蓋過去。 不自動送出 站內的指令與工具不會替你發布、寄出或執行收不回來的動作。最後一步永遠是人按下去。 人要把關 方法裡標「不下放」的步驟,寫明白就是不要交給 AI 決定。 一般人照做 不用寫程式。步驟寫成照著做的樣子,術語第一次出現就用白話解釋。
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