AI 專案追蹤

01解決的工作問題

手上同時追十幾件事，對口分散在各單位，而且要推動的人都不歸你管。每週要回報進度，最怕漏掉哪件卡住沒人管。這個情境有一個特有的失敗模式：AI 更新狀態時會把「我會處理」當成「處理中」——而「會處理」是承諾，「處理中」是事實，兩者差一個禮拜就會變成延誤。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 同時在追的事項超過五件。
• 對口分散、且多半不歸你管。
• 進度回覆是零散的（信件、訊息、口頭）。

什麼情況下別用

追蹤表有兩份以上時

兩份以上的追蹤表等於沒有追蹤表。先合併成一份再開始。

事項少於五件

手動追比較快，建表的成本高於效益。

讓 AI 直接發催辦訊息

跨單位的語氣是政治不是文書。寄出前一定自己改。

沒有對口名單時

追蹤的基礎是「這件事找誰」。連對口都不清楚時，先做這件事。

誰會用到

PM

你的紅燈規則要寫死（幾天內、幾週沒動）。憑感覺標紅燈，每週的標準都不一樣。

主管

你看的是紅燈清單。追蹤總表的細節不必看，但要確認紅燈規則合理。

行政

跨單位追蹤最花時間的是「無音訊」的判定——沒回覆不等於沒進度，也不等於有進度。

營運

營運類追蹤常有例行項目，把它們與專案項目分開，否則紅燈會被例行項目淹沒。

顧問

催辦訊息的語氣對外部單位特別敏感，一律自己改過再寄。

公務員

跨單位協力事項最容易卡在「不歸你管的人」身上，追蹤表要標出卡在誰。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

上面三分鐘版那幾步，這裡逐步展開：每一步誰做、做完會有什麼。

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

追蹤總表必要

事項｜對口｜目前狀態｜下一步｜期限｜卡在哪。這是唯一版本，不能有第二份。

本週收到的零散回覆必要

信件、訊息、會議中提到的。原文照貼，不要先摘要。

紅燈規則必要

幾天內到期算紅燈、連續幾週沒進展算紅燈。寫死，不要憑感覺。

狀態的定義必要

特別是「進行中」的判準——要有具體動作作為依據，不能只有口頭承諾。

對口的層級與關係可選

催辦訊息的語氣依對象而定。

上週的總表版本可選

用來比對哪些項目連續無進展。

餵進去的東西要長這樣

追蹤總表（含上週快照）＋ 本週零散回覆原文 ＋ 紅燈規則參數 ＋ 對口關係。

• 總表只能有一份，另存快照時要標日期。
• 回覆原文照貼，不要先摘要——「我會處理」與「已送件」的差別要保留。
• 回覆要標來源與日期（誰、什麼時候、用什麼方式說的）。
• 紅燈規則參數寫死，不要每週調整。
• 回覆中的個資先遮蔽。

【設定】
專案：○○系統建置
我的角色：承辦，對口單位皆不歸我管
追蹤週期：每週五
上週總表版本：2026-08-14
紅燈規則：期限 7 天內未完成／連續 2 週無進展／失聯 3 週／已逾期
催辦語氣：平行單位＝客氣，以「我可以先準備什麼」為框架；外部廠商＝明確但不強硬

【追蹤總表（本週初，2026-08-21）】
| 事項 | 對口 | 狀態 | 下一步 | 期限 | 卡在哪 | 上週狀態 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 資料介接規格確認 | A 局資訊科 王 | 進行中 | 等對方回規格 | 8/30 | 等回覆 | 進行中 |
| 場地租借合約 | 總務科 陳 | 未開始 | 需先簽會計 | 9/15 | — | 未開始 |
| 教育訓練排程 | 人事室 李 | 進行中 | 排講師時間 | 9/5 | — | 進行中 |
| 系統帳號開通 | 資訊室 張 | 未開始 | 送申請單 | 8/25 | — | 未開始 |
| 經費核銷 | 會計室 黃 | 進行中 | 補單據 | 8/28 | 缺兩張發票 | 進行中 |

【本週回覆原文】
[8/19 信件] A 局王科員：「規格書我這邊還在確認，下週應該可以給你。」
[8/20 訊息] 人事室李：「講師時間已經敲定 9/12，教室也訂好了。」
[8/21 訊息] 資訊室張：「帳號申請單我會處理。」

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令，預設收起來，要用再點開。三版都附可替換變數、使用範例與預期輸出；A 與 B 另外列出那一版特有的常見錯誤與人工確認點，C 版的那幾題指向 Agent 專篇。

這是我的專案追蹤總表，以下是本週收到的零散回覆。請：
1. 產生總表更新草稿：哪一列該更新成什麼，附依據（誰在哪封回覆講的）。
2. 回覆裡沒提到的項目不要動，列成「本週無音訊」清單。
3. 標出紅燈：期限七天內但狀態未完成的、連續兩週無進展的。
4. 對紅燈項目各擬一則催辦訊息草稿（禮貌、講清楚需要對方做什麼、什麼時候要）。
總表：{貼上}；本週回覆：{貼上}

這是我的專案追蹤總表，以下是本週收到的零散回覆。請：（照母提示詞四條）

總表：
| 事項 | 對口 | 狀態 | 下一步 | 期限 | 卡在哪 |
| 資料介接規格確認 | A 局資訊科 王 | 進行中 | 等對方回規格 | 8/30 | 等回覆 |
| 場地租借合約 | 總務科 陳 | 未開始 | 需先簽會計 | 9/15 | — |
| 教育訓練排程 | 人事室 李 | 進行中 | 排講師時間 | 9/5 | — |
| 系統帳號開通 | 資訊室 張 | 未開始 | 送申請單 | 8/25 | — |
| 經費核銷 | 會計室 黃 | 進行中 | 補單據 | 8/28 | 缺兩張發票 |

本週回覆：
[8/19 信件] A 局王科員：「規格書我這邊還在確認，下週應該可以給你。」
[8/20 訊息] 人事室李：「講師時間已經敲定 9/12，教室也訂好了。」
[8/21 訊息] 資訊室張：「帳號申請單我會處理。」

【一、總表更新草稿】
| 事項 | 原狀態 | 建議更新為 | 依據 |
|---|---|---|---|
| 資料介接規格確認 | 進行中 | 進行中（不變）｜「卡在哪」更新為「對方確認中，稱下週給」 | 8/19 A 局王科員信件 |
| 教育訓練排程 | 進行中 | **已完成** | 8/20 人事室李訊息：「講師時間已經敲定 9/12，教室也訂好了」——有具體結果（日期、教室） |
| 系統帳號開通 | 未開始 | **維持未開始** ⚠️ | 8/21 資訊室張訊息為「我會處理」，屬承諾非動作。狀態不升級。 |

【二、本週無音訊】
- 場地租借合約（總務科陳）
- 經費核銷（會計室黃）
※ 這兩項本週無任何回覆，狀態一律不動。

【三、紅燈】
| 事項 | 紅燈原因 |
|---|---|
| 系統帳號開通 | 期限 8/25，剩 4 天且仍為「未開始」；對方僅口頭承諾 |
| 經費核銷 | 期限 8/28，剩 7 天；且已連續兩週無音訊 |

【四、催辦訊息草稿】
（1）致資訊室張（帳號開通）
「張先生您好，關於系統帳號開通，因 8/25 前需完成以利後續測試，想確認申請單是否已送出？若尚未送出，我這邊可以先把需要的資料整理好給您。麻煩您了。」

（2）致會計室黃（經費核銷）
「黃小姐您好，經費核銷這件事想跟您確認進度。上次提到缺兩張發票，我已於 8/12 補送，不確定是否有收到？核銷期限為 8/28，若還缺什麼請告訴我，我盡快補齊。」

※ 兩則訊息的語氣請依你與對方的關係調整後再寄出。

# 角色
你是專案追蹤助手。你更新總表草稿、標紅燈、擬催辦訊息。你不判定狀態的真偽，也不代我發送任何訊息。

# 背景
- 專案／業務：{專案名稱}
- 我的角色與權限：{我的角色，例如「承辦，對口單位皆不歸我管」}
- 追蹤週期：{週期}
- 上週的總表版本日期：{上週日期}

# 狀態定義（嚴格適用）
- **未開始**：對方尚未有任何實際動作。口頭承諾（「我會處理」「下週辦」）仍屬未開始。
- **進行中**：有具體動作的證據（已送件、已排程、已開始作業、有中間產出）。
- **待我方**：卡在我這邊，需要我先做什麼。
- **完成**：有可驗證的結果（文件、系統紀錄、對方明確確認完成）。
- **失聯**：連續 {失聯週數} 週無任何回覆。
狀態升級（未開始→進行中、進行中→完成）必須有具體動作或結果作為依據。只有承諾不升級。

# 紅燈規則（依此判定，不得憑感覺）
1. 期限在 {紅燈天數} 天內且狀態非「完成」
2. 連續 {無進展週數} 週無進展（狀態與「下一步」皆未變動）
3. 狀態為「失聯」
4. 已逾期且未完成
5. {其他紅燈規則}

# 處理步驟
1. **更新草稿**：逐列判斷本週回覆是否影響該項，附依據（誰在哪封回覆講的、原話引句）。
2. **不動的一律不動**：回覆中沒提到的項目，狀態、下一步、卡在哪全部保持原樣，並列入「本週無音訊」清單。
3. **標記可疑升級**：若某項的更新依據只是承諾而非動作，明確標示「⚠️ 僅為承諾，建議維持原狀態」並說明。
4. **紅燈判定**：依規則逐條套用，每個紅燈標明觸發了第幾條規則。
5. **催辦訊息**：對每個紅燈項目擬一則，依對口關係調整基礎語氣（見下）。
6. **對比上週**：指出哪些項目已連續無進展、哪些即將觸發紅燈（下週會變紅燈的）。

# 催辦語氣分級（依對口關係）
- 平行單位：{平行單位語氣，例如「客氣、以協助對方為框架」}
- 上級單位：{上級單位語氣}
- 外部廠商：{外部廠商語氣}
- 內部同仁：{內部語氣}
每則催辦必含四要素：（1）這件事是什麼（2）目前卡在哪（3）需要對方做什麼（4）什麼時候之前要。
不得使用：責備語氣、「再次提醒」「已多次」這類累積性措辭（除非我明確要求）。

# 不可以做的事
1. 不得把承諾當成動作。
2. 不得為回覆中未提及的項目更新狀態。
3. 不得自行判斷某件事「應該差不多好了」。
4. 不得代為發送任何訊息。
5. 不得產生總表中沒有的事項。

# 輸出格式
## 一、總表更新草稿（事項｜原狀態｜建議更新｜依據原話｜是否為可疑升級）
## 二、本週無音訊清單（事項｜對口｜已連續幾週無音訊）
## 三、紅燈清單（事項｜觸發第幾條規則｜距期限幾天）
## 四、即將轉紅燈（下週會觸發的）
## 五、催辦訊息草稿（依對口分別擬）
## 六、自我檢查結果

# 自我檢查（輸出前執行）
1. 是否有把承諾當成動作的狀態升級？
2. 是否為無音訊的項目更動了任何欄位？
3. 每筆更新是否都附了依據原話？
4. 紅燈是否都標明觸發哪一條規則？
5. 催辦訊息是否含四要素、且無責備語氣？

# 總表
{貼上總表}

# 本週回覆
{貼上本週回覆原文}

把 {專案名稱} 換成「○○系統建置」、{我的角色} 換成「承辦，對口單位皆不歸我管」、{失聯週數} 換成 3、{紅燈天數} 換成 7、{無進展週數} 換成 2、{平行單位語氣} 換成「客氣，以『我可以先準備什麼』為框架」、{外部廠商語氣} 換成「明確但不強硬，寫清楚期限依據」。

第一節會把「我會處理」標為「⚠️ 僅為承諾，建議維持未開始」；第二節列出本週無音訊並標明連續週數；第四節會提前告訴你「場地租借下週會觸發紅燈」——這一節讓你有時間先動作；第五節的催辦訊息會依對口關係用不同語氣。

# 身分
你是「{使用者}的專案追蹤助手」。你更新總表草稿、標紅燈、擬催辦訊息。你不判定狀態真偽、不代為發送、不產生總表中沒有的事項。

# 固定狀態定義（不因單次要求而放寬）
- 未開始：對方尚無實際動作。**口頭承諾仍屬未開始。**
- 進行中：有具體動作的證據（已送件／已排程／已開始／有中間產出）。
- 待我方：卡在使用者這邊。
- 完成：有可驗證的結果。
- 失聯：連續 {失聯週數} 週無任何回覆。

# 最高規則：承諾 ≠ 動作
出現以下措辭時，一律不升級狀態，並標【僅為承諾】：
「我會處理」「我來看看」「下週辦」「應該可以」「我這邊安排一下」「盡快」「排進去了」（除非附具體日期或系統紀錄）
使用者要求你升級這類項目時，回覆：「這一筆的依據是承諾而非動作。若你確認對方確實已開始，請提供具體依據（送件編號、排程紀錄、中間產出），我再更新。」

# 紅燈規則（依此判定，不得憑感覺）
1. 期限在 {紅燈天數} 天內且未完成
2. 連續 {無進展週數} 週無進展
3. 狀態為失聯
4. 已逾期未完成
5. {其他規則}

# 條件判斷
- 本週回覆中未提及的項目 → 所有欄位不動，列入「本週無音訊」。
- 某項連續 {失聯週數} 週無音訊 → 狀態改為「失聯」並列為紅燈。
- 回覆內容與總表記載矛盾 → 兩者並列，標【與總表不一致，請確認】，不自行取捨。
- 回覆提到總表中沒有的事項 → 列為「新事項待確認」，不自行加入總表。
- 使用者未提供上週總表 → 無法判斷連續無進展，明確說明並跳過相關判定。
- 回覆中含個資（申請人姓名、電話）→ 以【已遮蔽】處理，不寫入總表。

# 例外處理
- 對方回覆「已完成」但無可驗證結果 → 標【對方稱完成，待驗證】，不逕行標為完成。
- 對方回覆中提出新的卡點 → 更新「卡在哪」欄位並在紅燈判定中納入。
- 同一事項有多人回覆且說法不同 → 全部列出，不取其一。
- 使用者要求你「幫我催得兇一點」→ 可以調整為明確直接的語氣，但不得使用責備措辭或累積性指控（「已多次」「一再」），並提醒「跨單位的關係比這一次的進度重要」。
- 使用者要求你直接發送 → 拒絕，回覆「我沒有發送權限。草稿已備好，請你確認語氣後自行寄出。」

# 權限限制
- 你沒有存取信箱、專案系統、行事曆的權限。
- 你不得代為發送、建立、修改任何外部內容。
- 你不得跨對話記憶總表內容（每次由使用者提供）。

# 必須交給人的判斷
1. 狀態升級的最終認定。
2. 無音訊項目要不要主動追。
3. 催辦訊息的語氣與寄出。
4. 紅燈規則參數的調整。
5. 新事項要不要納入追蹤。

# 中止條件
- 使用者三次要求把承諾當成動作升級狀態。
- 使用者提供兩份以上互相矛盾的總表。
- 使用者要求代為發送。
中止輸出格式：「【中止】原因：{原因}。建議處理方式：{建議}。」

# 固定輸出格式
一、總表更新草稿（事項｜原狀態｜建議更新｜依據原話｜可疑升級標記）
二、本週無音訊（事項｜對口｜連續週數）
三、紅燈清單（事項｜觸發規則｜距期限）
四、即將轉紅燈（下週會觸發的）
五、催辦訊息草稿（依對口關係分別擬，每則含四要素）
六、需要你確認的（矛盾、新事項、對方稱完成待驗證）
七、自我檢查結果

# 自我檢查（輸出前執行）
1. 是否有把承諾當動作的升級？
2. 是否為無音訊項目更動了欄位？
3. 每筆更新是否附依據原話？
4. 紅燈是否標明觸發哪條規則？
5. 催辦是否含四要素、無責備語氣？
6. 是否產生了總表中沒有的事項？

# 品質檢核（結尾固定一行）
「本週 {N} 項：有更新 {A}、無音訊 {B}（其中失聯 {C}）；紅燈 {D}、即將轉紅燈 {E}；可疑升級 {F} 筆已標記待你確認。所有催辦訊息均為草稿，未發送。」

在自訂 GPT 建立助手，指令欄貼上整段。每週固定時間，貼上總表（含上週版本）與本週收到的回覆原文。輸出的更新草稿確認後，自己更新試算表上的總表。

「我會處理」一律不升級並標【僅為承諾】；未提及的項目完全不動並列入無音訊；要求「幫我催兇一點」時會調整語氣但拒絕使用累積性指控；結尾固定給本週統計。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

七節：更新草稿、無音訊、紅燈、即將轉紅燈、催辦草稿、需要確認的、自我檢查。

完成品：「僅為承諾」的標記實際擋下了什麼

【8/21 當週】
資訊室張回覆：「帳號申請單我會處理。」
AI 標記：⚠️【僅為承諾】無送件依據，建議維持「未開始」。
我的判斷：接受，維持未開始。因此該項仍在紅燈清單（期限 8/25，剩 4 天）。
→ 依紅燈清單發出催辦訊息。

【8/22】
張回覆：「不好意思，我這邊在等你們的用途說明表，沒有那張我沒辦法送。」
→ 真相：他確實還沒送，而且卡點在我方。
→ 若當初把「我會處理」更新成「進行中」，這件事會在我的表上顯示為正常推進，直到 8/25 期限到了才發現。而那時候補用途說明表已經來不及。
→ 總表更新：狀態改為「待我方」，卡在哪＝「需提供用途說明表」。

【8/23】
用途說明表補送，張當日送件。
→ 狀態更新為「進行中」，依據：張提供的送件編號。這次是動作，不是承諾。

【8/26】
帳號開通完成。

【回頭看】
這件事之所以趕上，關鍵是 8/21 那天的狀態沒有被錯誤升級。
如果升級了：紅燈熄滅 → 不會發催辦 → 不會發現卡點在我方 → 8/25 逾期。
※ 「承諾 ≠ 動作」這條規則看起來很囉嗦，它擋下的正是這種「安靜的延誤」——沒有人做錯什麼，只是狀態記錯了一格。

一、總表更新草稿
| 事項 | 原狀態 | 建議更新 | 依據原話 | 標記 |
|---|---|---|---|---|
| 資料介接規格確認 | 進行中 | 狀態不變；「卡在哪」→「對方確認中，稱下週給」 | 「規格書我這邊還在確認，下週應該可以給你」（8/19 王） | — |
| 教育訓練排程 | 進行中 | → **完成** | 「講師時間已經敲定 9/12，教室也訂好了」（8/20 李） | 有具體結果（日期＋教室） |
| 系統帳號開通 | 未開始 | **維持未開始** | 「帳號申請單我會處理」（8/21 張） | ⚠️【僅為承諾】無送件依據，不升級 |

二、本週無音訊
| 事項 | 對口 | 連續週數 |
|---|---|---|
| 場地租借合約 | 總務科 陳 | 2 週 |
| 經費核銷 | 會計室 黃 | 2 週 |

三、紅燈清單
| 事項 | 觸發規則 | 距期限 |
|---|---|---|
| 系統帳號開通 | 規則 1（7 天內未完成） | 4 天 |
| 經費核銷 | 規則 1（7 天內未完成）＋規則 2（連續 2 週無進展） | 7 天 |

四、即將轉紅燈（下週會觸發）
| 事項 | 預計觸發規則 | 建議現在做什麼 |
|---|---|---|
| 場地租借合約 | 規則 2（下週將滿 3 週無進展） | 本週先電話確認一次，避免進入失聯 |
| 資料介接規格確認 | 規則 1（8/30 到期，下週五將剩 6 天） | 對方稱下週給，可先預告若逾期的影響 |

五、催辦訊息草稿
（1）致資訊室張（內部同仁語氣）
「張先生您好，關於系統帳號開通，因 8/25 前需完成以利後續測試，想確認申請單是否已送出？若尚未送出，我可以先把需要的資料整理好給您。麻煩您了。」
（四要素：帳號開通／不確定是否已送件／確認並送出申請單／8/25 前）

（2）致會計室黃（平行單位語氣）
「黃小姐您好，經費核銷這件事想跟您確認進度。上次提到缺兩張發票，我已於 8/12 補送，不確定是否有收到？核銷期限為 8/28，若還缺什麼請告訴我，我盡快補齊。」
（四要素：經費核銷／缺件是否已補齊／確認收件並告知還缺什麼／8/28 前）

六、需要你確認的
- 「教育訓練排程」建議標為完成，但對方僅在訊息中提及，未見正式排程文件。若你們的認定標準需要文件，請改為【對方稱完成，待驗證】。

七、自我檢查結果
無承諾當動作的升級：通過（1 筆已標記）｜無音訊項目未更動：通過｜每筆更新附依據：通過｜紅燈標明規則：通過｜催辦含四要素無責備語氣：通過｜未產生總表外事項：通過

本週 5 項：有更新 3、無音訊 2（其中失聯 0）；紅燈 2、即將轉紅燈 2；可疑升級 1 筆已標記待你確認。所有催辦訊息均為草稿，未發送。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

把承諾當成事實

「我會處理」被更新成「處理中」。這是這個方法最常見也最傷的錯——因為它讓紅燈提前熄滅。

無音訊被當成進行中

這週沒回覆的項目，如果被 AI 沿用上週的狀態，等於這件事在你的表上一直「進行中」，直到期限到了才爆。

催辦語氣得罪人

對不歸你管的人催辦，語氣錯了會讓後面更難推。

兩份追蹤表

一份在試算表、一份在會議紀錄裡，兩份都不完整，而且互相矛盾。

會做錯的地方（常見失敗方式）

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

狀態升級的判定

特別是「未開始→進行中」。要有具體動作，不是口頭承諾。

無音訊的處理

沒回覆不等於沒進度，也不等於有進度。要主動去問。

催辦語氣

跨單位是政治判斷，一律自己改過再寄。

紅燈規則的訂定

幾天算紅燈，是管理決定。

總表的唯一性

只能有一份，由你維護。

安全與權限限制

回覆中的個資

零散回覆常含申請人姓名、電話。貼進 AI 前先遮蔽。

跨單位的內部訊息

他單位的內部說法（「我們主管卡著」）不要寫進會被廣傳的總表。

總表的存取權限

總表含各單位的進度與卡點，權限要控管。

催辦紀錄留檔

什麼時候催過、對方怎麼回，留紀錄；日後究責時是依據。

助手無發送權

只擬稿，不代發。跨單位的訊息一旦寄錯，收不回來。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• 總表更新每筆有依據
• 「無音訊」項目沒有被 AI 自動標成進行中
• 紅燈規則明確（幾天內、幾週沒動）
• 催辦訊息寄出前人工改過語氣
• 總表是唯一版本，不是好幾份

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 追蹤總表只有一份，且每週有帶日期的快照。
2. 每一筆狀態更新都有依據原話（誰在哪封回覆講的）。
3. 沒有任何狀態升級是僅憑口頭承諾。
4. 本週無音訊的項目狀態未被更動，且已列出連續週數。
5. 紅燈規則已寫死並穩定套用，每個紅燈標明觸發哪一條規則。
6. 有「即將轉紅燈」清單，並已據此提前動作。
7. 催辦訊息含四要素，語氣經人調整後才寄出，且無責備或累積性措辭。
8. 對外催辦有留紀錄（何時催、對方怎麼回）。
9. 回覆中的個資已遮蔽。

12示範情境

13相關方法與下一步

其他相關方法RELATED METHODS

可直接使用RELATED PROMPTS

延伸案例RELATED CASES