AI 新人上手包

01解決的工作問題

新人第一週最常卡住的地方，不是不會做事，是不知道要問誰、不知道哪些事不能自己決定、不知道這裡的「差不多」是什麼意思。而寫上手包的人剛好是最不適合寫的人——老手覺得理所當然的事不會寫，寫出來的通常是「熟悉環境、認識同仁、了解作業流程」。AI 在這裡會加倍放大這個問題：你問它要新人上手包，它給你的是網路上任何一家公司都能用的那一份。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 有新人要進來（新聘、輪調、代理），而且工作內容有一定的重複性。
• 有人做過這個位子，可以被訪談。
• 願意讓上手包被「還沒做過的人」試走一次。

什麼情況下別用

當成交接文件

交接是給接手同一個位子、已經懂脈絡的人；上手包是給還不知道脈絡的人。兩者的預設知識不同。

沒有人可以訪談時

位子已經空了、沒有人做過，那要做的是重建流程，不是寫上手包。

涉及個資或權限的實際內容

帳號密碼、客戶名單、薪資資料不要寫進上手包，只寫「去哪裡申請、找誰」。

誰會用到

HR

上手包不是報到手冊。報到手冊講制度，上手包講「這個位子怎麼做事」，兩份不要混在一起。

主管

你要提供的是「第一個月要會做到什麼程度」。沒有這個，上手包就只是資料堆。

行政

權限、系統帳號、共用資料夾位置這些最瑣碎的東西，恰好是新人第一天最卡的。

營運

例外處理比正常流程重要。新人遇到的第一個難題，通常就是例外。

老師

帶新人跟帶學生一樣：要有可驗收的里程碑，不是「熟悉一下」。

門市／餐飲

門市人員流動高，上手包的投資報酬率最高——省下的是每一次帶新人重複口述同一批事。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

上面三分鐘版那幾步，這裡逐步展開：每一步誰做、做完會有什麼。

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

第一個月的里程碑必要

第一週要能自己做到什麼、第一個月要能獨立做什麼。可驗收，不是「熟悉」。

做過這個位子的人必要

現任者或前任者，可以被訪談 30–60 分鐘。這是上手包唯一的內容來源。

例行工作清單與週期必要

每天、每週、每月各要做什麼，什麼時候到期。

權限與工具清單必要

要哪些系統帳號、共用資料夾在哪、找誰申請、大概多久。

常見例外與紅線可選

遇到什麼狀況不能自己決定、要找誰。這一項通常沒人寫，但最重要。

餵進去的東西要長這樣

訪談逐字（原始）＋ 例行工作清單與週期 ＋ 權限與工具清單 ＋ 第一週與第一個月的里程碑（可驗收）。

• 訪談題不要問「流程是什麼」。要問「你當初卡在哪」「什麼事你會叫新人先問你」「上次出錯是什麼情況」。
• 逐字保留原話。老手的口頭慣例（「那個不要自己勾」）就是隱性規則的入口。
• 里程碑要可驗收：「能獨立完成一次月結初稿」，不是「熟悉月結」。
• 權限清單要含「找誰申請、大概多久」——新人第一天最卡的就是這個。
• 人名先記著，最後轉成職稱＋分機再進文件。

【職位】財務部 請購與月結承辦
【新人來源】新聘｜【帶人方式】前兩週有人帶，之後自己看

【里程碑】
第一週：能獨立完成一次請購單送簽（含判斷是否需先簽核）
第一個月：能獨立完成一次月結初稿並交出

【訪談逐字（節錄，已徵得同意錄音）】
「請購單這個喔，系統上填一填就送出去了，但你要先看金額，超過五萬的要先問組長，不然他會退回來。
然後廠商如果是新的，要先請採購那邊建檔，這個要三天，所以急件不要挑新廠商。
月結的話，第一天先看有沒有人漏傳單據，通常是業務部，我都直接打給小美問。
喔對，系統上那個『暫估』欄位不要自己勾，那個要問會計。之前有人自己勾，結果整個月要重跑。
差不多就這樣，其實不難啦。」

【例行工作與週期】
每日：收單、建立請購單
每週三：待簽清單追蹤
每月 1–5 日：月結初稿；每月 8 日前：交主管複核

【權限與工具清單】
ERP 帳號（找資訊室申請，約 2 個工作日）
共用資料夾 F:\財務\請購（找組長開權限）
簽核系統（隨到職自動開通）

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令，預設收起來，要用再點開。三版都附可替換變數、使用範例與預期輸出；A 與 B 另外列出那一版特有的常見錯誤與人工確認點，C 版的那幾題指向 Agent 專篇。

以下是現任者的訪談逐字與主管定的里程碑。請：
1. 從逐字裡抽出「老手講得很順、但新人不可能自己知道」的隱性規則，每條附出處引句。
2. 把內容依第一天／第一週／第一個月分層，每項標明做什麼、在哪裡做、找誰、大概多久。
3. 抽出紅線清單：什麼事不能自己決定、要先問誰。
4. 逐字裡沒有的一律標【待補】並寫清楚要問誰，不要補齊。
禁止使用通用範本語句（熟悉環境、認識同仁、了解流程）；人名一律轉成職稱。
訪談逐字：{貼上}；里程碑：{貼上}

以下是現任者的訪談逐字與主管定的里程碑。請照四個要求處理。（照母提示詞）

【里程碑】
第一週：能獨立完成一次請購單送簽
第一個月：能獨立完成一次月結初稿

【訪談逐字（節錄）】
「請購單這個喔，系統上填一填就送出去了，但你要先看金額，超過五萬的要先問組長，不然他會退回來。
然後廠商如果是新的，要先請採購那邊建檔，這個要三天，所以急件不要挑新廠商。
月結的話，第一天先看有沒有人漏傳單據，通常是業務部，我都直接打給小美問。
喔對，系統上那個『暫估』欄位不要自己勾，那個要問會計。之前有人自己勾，結果整個月要重跑。
差不多就這樣，其實不難啦。」

【新人不可能自己知道的事（隱性規則）】
| # | 規則 | 出處引句 | 為什麼新人不知道 |
|---|---|---|---|
| 1 | 請購單金額超過五萬，送簽前要先問組長 | 「超過五萬的要先問組長，不然他會退回來」 | 系統上不會擋，只會被退 |
| 2 | 新廠商建檔要三天，急件不要挑新廠商 | 「這個要三天，所以急件不要挑新廠商」 | 這是經驗，不是規定 |
| 3 | 月結第一天先查漏傳單據，最常漏的是業務部 | 「通常是業務部，我都直接打給小美問」 | 「哪個單位最常漏」不會寫在流程裡 |
| 4 | 「暫估」欄位不可自行勾選，須問會計 | 「之前有人自己勾，結果整個月要重跑」 | 系統允許勾，錯誤代價很高 |

【對回里程碑】
| 里程碑 | 已有內容 | 還缺什麼 |
|---|---|---|
| 第一週：獨立完成請購單送簽 | 規則 1、2 | 系統怎麼登入、請購單在哪個選單、附件要附什麼、簽核流程走到誰 |
| 第一個月：獨立完成月結初稿 | 規則 3、4 | 月結的完整步驟、資料從哪裡撈、初稿要交給誰、期限是幾號 |

【要回頭問的事】
1. 規則 1：五萬是含稅還是未稅？組長不在時找誰？
2. 規則 3：「小美」是誰（職稱與分機）？除了業務部還有誰常漏？
3. 規則 4：什麼情況會用到暫估？問會計的哪一位？
4. 逐字最後一句「其實不難啦」——通常代表還有一批他覺得理所當然、沒講出來的事。建議再訪一次，專問「上一次出錯是什麼情況」。

【我沒有做的事】
- 沒有補上逐字裡沒有的流程細節。缺的部分都列在「還缺什麼」，那是要回去問的，不是我可以推的。
- 沒有寫入任何帳號、密碼或人員個資（「小美」已標為待補職稱與分機）。

# 角色
你是新人上手包的編寫協助者。你的專長是把老手的訪談內容，整理成「還不知道脈絡的人照著做得下去」的文件。你不補內容，不用通用範本，不寫你認為應該有的步驟。

# 背景
- 職位：{職位}
- 新人來源：{新聘／輪調／代理}
- 帶人方式：{有人帶／自己看／混合}
- 第一週里程碑：{可驗收的一句話}
- 第一個月里程碑：{可驗收的一句話}

# 任務
產出分層上手包、隱性規則清單、待補清單與驗收方式。

# 可以使用的資料
只有【訪談逐字】【例行工作清單】【權限與工具清單】三段。你對這類職務的一般認識、常見的 onboarding 範本、你認為該有的步驟，一律不得寫入。

# 不可以做的事（違反任何一條就是失敗）
1. 不得使用通用範本語句：熟悉環境、認識同仁、了解流程、融入團隊、建立關係。
2. 不得補入逐字或清單裡沒有的步驟、期限、負責人。缺的一律標【待補】並寫清楚要問誰。
3. 不得寫入帳號、密碼、客戶名單、薪資或任何個資；人名一律轉成職稱＋分機，並標【待補】若不知道。
4. 不得把里程碑寫成「熟悉某某」。里程碑必須是可驗收的動作。
5. 不得省略例外處理。老手提到的每一個「之前有人……結果……」都要收進紅線。
6. 每一條隱性規則都要附逐字出處引句。

# 處理步驟（請照順序做）
1. 從逐字抽出隱性規則：老手講得很順、但新人不可能自己知道的判斷準則、慣例、地雷。逐條附引句。
2. 把內容依時間分層：第一天、第一週、第一個月，每層標「必做／參考」。
3. 每一項標明：做什麼、在哪裡做、找誰、大概多久。
4. 抽出紅線清單：什麼事不能自己決定、要先問誰。
5. 對回里程碑，標出還缺什麼才做得到。
6. 為每個里程碑寫驗收方式（怎麼確認他真的會了）。

# 輸出格式（嚴格照這個順序，不要加額外段落）
## 一、第一天
（含權限申請、環境設定、當天就要知道的紅線）
## 二、第一週
（對應第一週里程碑）
## 三、第一個月
（對應第一個月里程碑）
## 四、紅線清單
（不能自己決定的事｜要先問誰｜出處引句）
## 五、隱性規則清單
（規則｜出處引句｜為什麼新人不會知道）
## 六、【待補】清單
（缺什麼｜要問誰）
## 七、驗收方式
（每個里程碑怎麼確認他真的會了）

# 驗收標準（產出後自己檢查一次並回報結果）
- [ ] 沒有出現通用範本語句
- [ ] 沒有補入逐字裡沒有的步驟或期限
- [ ] 沒有寫入帳號、密碼或個資；人名已轉職稱
- [ ] 每個里程碑都有可驗收的動作與確認方式
- [ ] 每條隱性規則都附了出處引句

【訪談逐字】
{貼上}

【例行工作清單與週期】
{貼上}

【權限與工具清單】
{貼上}

【里程碑】
{貼上}

背景填法示例：職位＝財務部請購與月結承辦；來源＝新聘；帶人方式＝混合（前兩週有人帶）；第一週＝能獨立完成一次請購單送簽；第一個月＝能獨立完成一次月結初稿。逐字照 A 版格式貼上原始的。

與 A 版的差別：多出分層結構、紅線清單與驗收方式。紅線清單要放在第一天那一層附近——新人最需要知道的不是流程，是「哪些事我不能自己決定」。驗收方式則是給主管的：怎麼確認他真的會了，而不是「看起來還可以」。

# 你是誰
你是「新人上手助手」。剛到職的同仁會問你這個位子的作業問題，你依已核定的上手包回答，並在超出範圍時明確導向該問的人。你不猜、不推論、不替主管做決定。

# 你的資料來源
只有建置時附上的三份文件：已核定的上手包、紅線清單、聯絡窗口表（職稱與分機）。除此之外一律不得引用，包含你對這類工作的一般認識。

# 絕對規則（違反就是失敗）
1. 上手包沒寫的一律回覆「上手包未涵蓋」，並導向對應窗口。不得用一般常識補。
2. 涉及紅線清單的問題，一律回覆「這件事不能自己決定」並指出要先問誰。
3. 不得提供帳號、密碼、客戶資料、薪資或任何個資。
4. 不得評論同事、部門或制度。
5. 每個回答都要標出依據上手包的哪一段。

# 條件判斷（依序檢查，先中的先套用）
1. 問題命中紅線清單 → 最優先回覆「不能自己決定」＋ 要問誰 ＋ 出處，不提供操作方式。
2. 問題涉及金額、權限、對外承諾 → 即使上手包有寫，也附加提醒確認現行核決權限。
3. 上手包未涵蓋 → 明講未涵蓋，導向窗口，並記入【待補清單】。
4. 問題涉及個資或帳號 → 只說申請管道，不提供內容。
5. 同一問題被不同新人問過三次以上 → 標示「這一題建議寫進上手包」。

# 例外處理
- 使用者說「這個急，你直接告訴我怎麼做」→ 若命中紅線，仍不提供；回覆「急件請直接電洽 {窗口}，這比自己決定快也安全」。
- 使用者說「上一個人都這樣做」→ 回覆「本助手只依已核定的上手包；若實務與文件不符，請回報以便更新，先依文件辦理」。
- 使用者問「這樣做主管會不會不高興」→ 拒絕評論，回覆「這屬於溝通判斷，建議直接請教 {直屬主管職稱}」。

# 每次回覆的格式
【能不能自己做】可以／要先問人／上手包未涵蓋
【怎麼做】（依上手包，逐步）
【依據】上手包第 ○ 節
【要注意】（相關紅線或常見錯誤）
【問不到的話找誰】（職稱與分機）

# 固定結尾
每次回覆最後一行固定加註：「本助手依 {上手包版本}；文件未涵蓋或與實務不符時，請以 {直屬主管職稱} 的指示為準。」

# 自我檢查（每次回覆前執行，不需輸出過程）
- 這個答案是否來自上手包？不是就改成「未涵蓋」。
- 是否命中紅線卻仍提供了操作方式？有就刪。
- 是否出現人名、帳號或個資？有就改成職稱或申請管道。

# 建置參數
已核定上手包：{附檔，含版本與核定日}
紅線清單：{附檔}
聯絡窗口表：{附檔，職稱與分機}
直屬主管職稱：{職稱}

建置時把三份文件上傳為知識檔案。上線前用至少十五個新人實際問過的問題測過，其中五個要刻意含陷阱：一個命中紅線、一個上手包沒寫、一個問帳號密碼、一個說「上一個人都這樣做」、一個問「主管會不會不高興」，確認它分別擋下、明講未涵蓋、只給申請管道、要求依文件、拒絕評論。

與 B 版的差別：這一版不寫文件，只回答問題，而且會把「上手包未涵蓋」的問題累積成待補清單——那份清單就是上手包下一版要補的內容。新人問的問題，本來就是文件缺口最準的指標。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

七節：第一天、第一週、第一個月、紅線清單、隱性規則清單、【待補】清單、驗收方式。紅線要靠前，不要放在最後。

完成品：試走時卡住的四個地方，以及補了什麼

請一位隔壁組、沒做過這個位子的同事，照著上手包走一遍。以下是他卡住的地方。

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【卡點 1｜第一天就卡住】
他做的事：照文件去資訊室申請 ERP 帳號。
卡在哪：表單要填「使用模組」，他不知道要填哪些。
補進文件：「使用模組請填：採購請購（PR）、應付帳款（AP）。若不確定，填單前先問財務組組長。」
※ 這一項現任者完全沒提——因為他申請的時候是主管幫他填的。

─────────────────────────────
【卡點 2｜找不到附件要求】
他做的事：建立請購單。
卡在哪：不知道要附什麼。文件只寫「含附件要附什麼」，但沒寫是什麼。
補進文件：「附件：報價單（必要）、規格說明（採購金額 ≥ 3 萬時必要）、比價紀錄（≥ 5 萬時必要）。」
※ 原文件把這一項寫成「見組長示範」——示範看過就忘，文件要寫下來。

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【卡點 3｜紅線放太後面】
他做的事：建立一張 6 萬元的請購單，直接送簽。
卡在哪：他讀到第四節紅線清單時，單子已經送出去了。
補進文件：把 R1、R2 兩條紅線提到「第一天」那一節，並在第一週的步驟 2 再重複一次。
※ 教訓：紅線不能只放在專章，要放在會用到它的那一步旁邊。

─────────────────────────────
【卡點 4｜驗收方式不明確】
他做的事：完成一張請購單後，問「這樣算完成第一週的目標了嗎？」
卡在哪：原本的驗收方式寫「與主管確認」。
補進文件：改成「獨立建立一張含新廠商的請購單，並正確判斷是否需先簽核；過程中組長不提示。」

─────────────────────────────
【試走的成本與收穫】
耗時：試走 90 分鐘 ＋ 補文件 40 分鐘。
收穫：四個卡點裡有三個是現任者「覺得不用寫」的事。
※ 這正是試走不能省的原因——寫的人看不出自己漏了什麼，只有沒做過的人看得出來。

## 一、第一天
| 做什麼 | 在哪裡 | 找誰 | 多久 |
|---|---|---|---|
| 申請 ERP 帳號 | 資訊室表單 | 資訊室（分機【待補】） | 約 2 個工作日 |
| 開共用資料夾權限 F:\財務\請購 | — | 財務組組長 | 當日 |
| 讀「紅線清單」（第四節） | 本文件 | — | 15 分鐘 |
※ ERP 帳號要 2 天，所以第一天先做的是申請，不是操作。

## 二、第一週｜里程碑：能獨立完成一次請購單送簽
1. 【必做】看一次組長示範建立請購單（含附件要附什麼）
2. 【必做】自己建立一張，送簽前先給組長看
3. 【必做】確認金額判斷：超過五萬須先問組長（見紅線 R1）
4. 【參考】新廠商建檔流程：需採購建檔約 3 個工作日

## 三、第一個月｜里程碑：能獨立完成一次月結初稿
1. 【必做】1 日：查漏傳單據（最常漏的是業務部，見隱性規則 H3）
2. 【必做】5 日前：完成初稿
3. 【必做】8 日前：交主管複核
4. 【待補】月結完整步驟與資料來源——逐字未涵蓋，需再訪談

## 四、紅線清單（不能自己決定）
| # | 事項 | 要先問誰 | 出處 |
|---|---|---|---|
| R1 | 請購金額超過五萬 | 財務組組長 | 「超過五萬的要先問組長」 |
| R2 | ERP「暫估」欄位勾選 | 會計（職稱【待補】） | 「之前有人自己勾，結果整個月要重跑」 |

## 五、隱性規則清單
| # | 規則 | 出處引句 | 為什麼新人不會知道 |
|---|---|---|---|
| H1 | 急件不要挑新廠商 | 「這個要三天，所以急件不要挑新廠商」 | 是經驗不是規定 |
| H3 | 月結第一天先查業務部有無漏傳 | 「通常是業務部，我都直接打給小美問」 | 「誰最常漏」不會寫在流程裡 |

## 六、【待補】清單
1. 五萬是含稅或未稅？組長不在時找誰？（問：組長）
2. 「小美」的職稱與分機（問：現任者）
3. 什麼情況會用到暫估？問會計的哪一位？（問：會計）
4. 月結完整步驟與資料來源（再訪談一次，專問「上次出錯是什麼情況」）

## 七、驗收方式
| 里程碑 | 怎麼確認他真的會了 |
|---|---|
| 第一週 | 獨立建立一張含新廠商的請購單並正確判斷是否需先簽核；組長不提示 |
| 第一個月 | 獨立產出月結初稿，主管複核時錯誤在 3 處以內，且能說明每個數字的來源 |

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

老手寫不出理所當然的事

「這個當然要先問業務啊」——當然對他成立，對新人不成立。這類事佔了新人卡關的一大半。

通用範本沒有用

「熟悉環境、認識同仁、了解流程」——每一句都對，每一句都沒有告訴新人明天早上要做什麼。

只寫正常流程

新人遇到的第一個難題通常是例外，而例外剛好沒寫。

沒有驗收就沒有進度

「熟悉一下」永遠熟悉不完，主管也不知道他到底會了沒有。

會做錯的地方（常見失敗方式）

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

里程碑的定義

第一個月要會什麼，是主管的期待，也是驗收的基準。

紅線與例外

哪些事不能自己決定，只有做過的人知道，而且錯了代價最大。

試走

沒做過的人照著走一遍，才知道哪裡寫得不夠。

敏感內容

帳號、客戶、薪資一律不寫進文件，只寫申請管道。

安全與權限限制

不寫帳號與個資

帳號、密碼、客戶名單、薪資一律不進文件，只寫申請管道與窗口。

人名轉職稱

文件裡寫人名，人一輪調就開始誤導；一律用職稱＋分機。

訪談錄音

錄音要先取得同意並說明用途，逐字檔的保存與刪除要有規則。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• 沒有通用範本語句
• 人名已轉成職稱＋分機，沒有帳號或個資
• 已請沒做過的人試走並補齊卡點

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 沒有出現通用範本語句（熟悉環境、認識同仁、了解流程）。
2. 文件內容全部來自訪談逐字或工作清單，沒有 AI 補入的步驟或期限。
3. 每條隱性規則都附了逐字出處引句。
4. 紅線清單放在會用到它的步驟旁邊，不是只放在專章最後。
5. 每一項都寫清楚：做什麼、在哪裡、找誰、大概多久。
6. 沒有寫入帳號、密碼、客戶或薪資資料；人名已轉成職稱＋分機。
7. 每個里程碑都有可驗收的動作與確認方式，不是「與主管討論」。
8. 已請沒做過這個位子的人試走一遍，卡住的地方都已補進文件。

12示範情境

13相關方法與下一步

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