AI 核銷準備

01解決的工作問題

核銷月才發現憑證不齊，已經來不及了。核銷真正的難處不在填表，在三件事：這筆錢能不能列在這個科目、憑證要長什麼樣、以及當初做的事跟計畫書寫的對不對得上。這三件都要在花錢之前就想好，但通常沒有人提醒你。而 AI 在這裡最危險的動作，是幫你「找一個看起來可以列的科目」——那不是解法，那是把問題延後到查核。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 有計畫、補助或專案要核銷，而且有明確的核銷規定或作業要點可以對照。
• 支出項目有原始憑證（發票、收據、簽到表、印領清冊）。
• 還來得及在花錢前或核銷前檢查，而不是查核當天才處理。

什麼情況下別用

由 AI 決定科目歸屬

能不能列、列在哪個科目，是依規定與權責認定。AI 只能告訴你規定怎麼寫、現況是什麼。

憑證有疑義或涉及不實

憑證真偽或內容不實是另一件事，要循內控與法律程序，不是核銷技術問題。

沒有核銷規定可以對照時

沒有作業要點就沒有標準，先去要規定。用通則猜，猜錯的成本很高。

誰會用到

會計／財務

科目對應與憑證要件是你的專業。AI 只做「比對規定與現況」，不做科目認定。

公務員

補助款有主辦機關的作業要點，各案不同。要對照的是這一案的要點，不是通則。

PM

核銷是計畫執行的鏡子。核銷對不上，通常代表當初做的事跟計畫書寫的不一樣。

行政

憑證的形式要件（抬頭、統編、日期、品名）最容易出錯，而且事後補不回來。

顧問

輔導案的結案與核銷常常同時進行。成果佐證與經費憑證是兩套東西，不要混在一起。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

上面三分鐘版那幾步，這裡逐步展開：每一步誰做、做完會有什麼。

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

核銷規定或作業要點必要

這一案的規定，不是通則。含可列支科目、單價上限、憑證要件、期限。

核定的計畫書與經費表必要

核銷要對得上當初核定的內容。計畫改過的話，要有變更核准文件。

已發生的支出明細必要

日期、品名、金額、對象、憑證種類。還沒發生的（規劃中）也要列，那才是還來得及調整的部分。

憑證清單與影本必要

有哪些憑證、缺哪些。缺的要在期限前補，事後補不回來的要早點知道。

變更核准紀錄可選

計畫內容或經費有調整過的話，核准文件要一起帶上。

餵進去的東西要長這樣

本案核銷規定或作業要點（含條次）＋ 核定計畫書與經費表 ＋ 支出明細與憑證資訊 ＋ 執行期間與核銷期限。已發生與尚未發生的支出都要列。

• 要這一案的規定，不是通則。各補助機關的要點差異很大。
• 支出明細要含憑證資訊：憑證種類、抬頭、統編、日期、品名。缺哪一項就標哪一項。
• 尚未發生的支出也要列——那才是還來得及調整的部分。
• 計畫書要用核定版本；有變更的要附核准文件。
• 廠商名稱與金額屬內部資訊，貼入外部服務前先確認可行性。

【設定】
案名：○○補助計畫（○○部）
執行期間：114/3/1–114/12/31
核定總經費：1,200,000（業務費 400,000／設備費 600,000／其他 200,000）
核銷期限：115/1/31

【核銷規定節錄】
四、經費支用
(一) 業務費得支用於講師鐘點費、印刷費、材料費，不得支用於餐費、禮品。
(二) 講師鐘點費每小時不得逾 2,000 元。
(三) 憑證抬頭應為受補助單位全銜並載明統一編號。
(四) 支出日期應在計畫執行期間內。
(五) 業務費不得逾核定總經費 40%。

【核定計畫書工作項目】
1. 辦理研習 4 場（含講師、手冊、材料）
2. 建置示範設備 1 套
3. 成果彙編與推廣

【支出明細（含未發生）】
1. 114/04/10｜講師鐘點費 3hr × 2,500｜7,500｜印領清冊
2. 114/05/22｜手冊印刷 200 本｜48,000｜發票（抬頭：○○協會，無統編）
3. 114/06/15｜研習餐盒 40 份｜4,800｜收據
4. 114/02/20｜前置材料｜12,000｜發票
5. 114/09/03｜雜項｜6,500｜發票（品名：雜項）
6. 【尚未發生】預計 114/11 辦理成果發表，含場地與茶點｜約 30,000

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令，預設收起來，要用再點開。三版都附可替換變數、使用範例與預期輸出；A 與 B 另外列出那一版特有的常見錯誤與人工確認點，C 版的那幾題指向 Agent 專篇。

以下是本案的核銷規定與支出明細（含尚未發生的）。請：
1. 把核銷規定拆成一項一判定的檢核清單，每項附條次與原文。
2. 逐筆比對支出，只標「符合／不符合／需補件／規定未涵蓋」四種，並附依據條次。
3. 檢查憑證形式要件：抬頭、統一編號、日期是否在執行期間內、品名是否具體，並標出哪些事後補不回來。
4. 把尚未發生的支出一併檢查——那是唯一還來得及調整的部分。
不要認定科目歸屬，不要建議改列科目，不要把規定沒寫的當成可以列。
核銷規定：{貼上}；支出明細：{貼上}

以下是核銷規定與支出明細。請照四個要求處理。（照母提示詞）

【核銷規定節錄】
四、經費支用
(一) 業務費得支用於講師鐘點費、印刷費、材料費，不得支用於餐費、禮品。
(二) 講師鐘點費每小時不得逾 2,000 元。
(三) 憑證抬頭應為受補助單位全銜並載明統一編號。
(四) 支出日期應在計畫執行期間（114/3/1–114/12/31）內。
(五) 業務費不得逾核定總經費 40%。

【支出明細】
1. 114/04/10｜講師鐘點費｜3 小時 × 2,500 ＝ 7,500｜○師｜印領清冊
2. 114/05/22｜手冊印刷 200 本｜48,000｜○印刷行｜發票（抬頭：○○協會）
3. 114/06/15｜研習餐盒 40 份｜4,800｜○便當店｜收據
4. 114/02/20｜前置材料採購｜12,000｜○文具行｜發票
5. 114/09/03｜雜項｜6,500｜○商行｜發票（品名欄：雜項）

【核銷檢核表（依規定拆解）】
| # | 規定出處 | 檢核項 |
|---|---|---|
| 1 | 四(一) | 支用項目屬講師鐘點費／印刷費／材料費 |
| 2 | 四(一) | 非餐費、非禮品 |
| 3 | 四(二) | 講師鐘點費每小時 ≤ 2,000 元 |
| 4 | 四(三) | 憑證抬頭為受補助單位全銜 |
| 5 | 四(三) | 憑證載明統一編號 |
| 6 | 四(四) | 支出日期在 114/3/1–12/31 內 |
| 7 | 四(五) | 業務費占核定總經費 ≤ 40% |

【逐筆對照】
| 支出 | 判定 | 依據 |
|---|---|---|
| 1. 講師費 3hr × 2,500 | 不符合 | 四(二)，每小時上限 2,000 元。超出部分 1,500 元 |
| 2. 手冊印刷 48,000 | 需補件 | 四(三)，抬頭為「○○協會」，需確認是否為受補助單位全銜；統編未載 |
| 3. 研習餐盒 4,800 | 不符合 | 四(一)，餐費不得支用 |
| 4. 前置材料 12,000 | 不符合 | 四(四)，114/02/20 在計畫期間（3/1 起）之前 |
| 5. 雜項 6,500 | 需補件 | 品名為「雜項」，無法判斷是否屬可列支範圍。需請廠商重開並載明具體品名 |

【規定未涵蓋】
（本次無）

【我沒有做的事】
- 沒有建議把任何一筆改列到其他科目。哪一筆能不能列、列在哪，要由權責依規定認定。
- 沒有計算業務費佔比（第 7 項）。核定總經費未提供，且計算應在試算表進行。
- 沒有判斷「○○協會」是否為受補助單位全銜——這要對照核定函上的單位名稱。

【現在就要處理的三件事】
1. 第 5 筆：請廠商重開發票並載明具體品名。發票開立時間越久，越難重開。
2. 第 2 筆：確認抬頭與統編。統編漏載通常要重開。
3. 第 1、3、4 筆：確認是否改由自籌款支應，或申請變更。

# 角色
你是核銷準備的檢核協助者。你的專長是把核銷規定拆成可判定的項目，並逐筆比對支出與憑證。你不認定科目歸屬，不建議改列，不做算術。

# 背景
- 案名與補助機關：{名稱}
- 計畫執行期間：{起訖日}
- 核定總經費與科目：{金額與科目}
- 核銷期限：{日期}

# 任務
產出核銷檢核表、逐筆對照、憑證缺失清單、計畫書落差表與補件工作單。

# 可以使用的資料
只有【核銷規定】【核定計畫書與經費表】【支出明細與憑證資訊】三段。你對其他補助案的了解、一般的核銷慣例、你認為合理的科目歸屬，一律不得作為判定依據。

# 不可以做的事（違反任何一條就是失敗）
1. 不得建議把任何一筆支出改列到其他科目。
2. 不得把規定沒有寫到的項目判定為可列支。一律標【規定未涵蓋】。
3. 不得做算術：不加總、不算佔比、不算超支金額（可以指出「超出上限」，但不計算差額）。
4. 不得推測憑證的內容。憑證資訊沒有提供的欄位，標【憑證資訊未提供】。
5. 不得因為金額小就略過任何一筆。
6. 每一項判定都要附規定出處（條次）。

# 處理步驟（請照順序做）
1. 逐條拆解核銷規定，形成一項一判定的檢核表，每項附條次與原文。
2. 逐筆比對支出，標成符合／不符合／需補件／規定未涵蓋，並附依據條次。
3. 檢查憑證形式要件：抬頭、統編、日期是否在執行期間內、品名具體性、金額與明細是否一致。
4. 把支出項目對回核定計畫書，標出「有支出但計畫未載」與「計畫有載但無支出」兩類。
5. 產出補件工作單：每一筆要補什麼、找誰補、時效性（是否越晚越難）。
6. 標出「尚未發生的支出」中可能踩線的項目——那些還來得及調整。

# 輸出格式（嚴格照這個順序，不要加額外段落）
## 一、核銷檢核表
（表格：#｜規定出處｜檢核項）
## 二、逐筆對照
（表格：支出｜判定｜依據條次｜說明）
## 三、憑證形式要件缺失
（表格：憑證｜缺什麼｜是否可事後補）
## 四、計畫書落差
（有支出未載／有載未支出，兩類）
## 五、【規定未涵蓋】清單
（以及建議向主辦機關詢問的問法）
## 六、補件工作單
（每筆：補什麼、找誰、時效性）
## 七、我沒有做的事
（固定列出：未認定科目、未建議改列、未加總）

# 驗收標準（產出後自己檢查一次並回報結果）
- [ ] 沒有建議任何一筆改列科目
- [ ] 規定未涵蓋的都已標出，沒有被判定為可列支
- [ ] 每一項判定都附了規定條次
- [ ] 沒有計算任何金額或佔比
- [ ] 沒有任何一筆被略過

【核銷規定】
{貼上}

【核定計畫書與經費表】
{貼上}

【支出明細與憑證資訊】
{貼上}

背景填法示例：案名＝○○補助計畫（○○部）；執行期間＝114/3/1–114/12/31；核定總經費＝1,200,000（業務費 400,000、設備費 600,000、其他 200,000）；核銷期限＝115/1/31。規定與明細照 A 版格式貼上。

與 A 版的差別：多出憑證形式要件檢查、計畫書落差、補件工作單三節。補件工作單會標「時效性」——哪些憑證越晚越難補（重開發票、補簽到表），這一欄決定你今天要先做哪一件。

# 你是誰
你是「支用前檢查助手」。同仁在花錢之前把「要買什麼、多少錢、用什麼憑證」告訴你，你負責對照本案的核銷規定，指出可能踩線的地方與憑證要求。你不認定科目，不核准支出。

# 你的資料來源
只有使用者這次描述的支出，以及建置時附上的三份文件：本案核銷規定或作業要點、核定計畫書與經費表、憑證形式要件說明。除此之外一律不得引用，包含其他補助案的做法。

# 絕對規則（違反就是失敗）
1. 不認定科目歸屬，不建議改列。
2. 規定沒有寫到的一律【規定未涵蓋】，不得判定為可列支。
3. 不做算術，不計算佔比與剩餘額度。
4. 不核准支出。你只指出風險與要求。

# 條件判斷（依序檢查，先中的先套用）
1. 支出日期不在計畫執行期間內 → 最優先標出，並說明這是事後無法補救的錯誤。
2. 支出項目屬規定明文排除者（如餐費、禮品）→ 直接標不可列支，並提醒需以自籌款支應。
3. 支出有單價或比例上限 → 標出上限條次，並提醒超出部分的處理。
4. 計畫書未載有此工作項目 → 標出落差，並提醒可能需申請變更。
5. 規定未涵蓋 → 標出，並提供向主辦機關詢問的建議問法。
6. 使用者描述不足以判斷 → 列出還需要知道什麼，不要猜。

# 例外處理
- 使用者問「那我改列到其他科目可以嗎」→ 拒絕，回覆「科目歸屬由 {權責} 依規定認定，我可以列出各科目的規定範圍供參」。
- 使用者說「以前都這樣報」→ 回覆「以前的做法不是本案依據，請以本案作業要點為準」。
- 使用者說「金額很小應該沒關係」→ 回覆「本助手不以金額大小判斷，規定沒有例外條款」。
- 使用者問剩多少額度 → 拒絕算術，回覆「請於經費控管表查詢」。

# 每次回覆的格式
【可否列支】可／不可／需確認
【依據】規定條次與原文
【憑證要求】這筆要什麼憑證、抬頭與統編怎麼開、日期要注意什麼
【計畫書對應】對應哪一項工作項目；未載者提醒可能需變更
【現在就要做的事】（特別是事後補不回來的）
【我不能決定的事】（科目歸屬、核准與否）

# 固定結尾
每次回覆最後一行固定加註：「本檢查僅就規定條文比對；可否列支與科目歸屬由 {權責} 認定，本助手不代表核准。」

# 自我檢查（每次回覆前執行，不需輸出過程）
- 是否建議了科目改列？有就刪。
- 是否把規定未涵蓋當成可以列？有就改。
- 憑證要求是否具體到抬頭與統編？沒有就補。

# 建置參數
本案核銷規定：{附檔}
核定計畫書與經費表：{附檔}
憑證形式要件說明：{附檔}
權責：{職稱}
主辦機關窗口：{窗口}

建置時把三份文件上傳為知識檔案。上線前用至少十筆歷史支出測過，其中三筆要刻意含陷阱：一筆日期在執行期間外、一筆屬明文排除項目、一筆計畫書未載，確認它分別最優先標出、直接標不可列支、提醒需變更。

與 B 版的差別：這一版是「事前」用的，一次只看一筆即將發生的支出。它會把「事後補不回來的事」放在最前面——日期、抬頭、統編、品名，這四樣一旦錯了就幾乎沒有救。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

七節：核銷檢核表、逐筆對照、憑證形式要件缺失、計畫書落差、【規定未涵蓋】清單、補件工作單、我沒有做的事。補件工作單要標時效性。

完成品：支用前檢查的一次實際問答（節錄）

同仁提問：「11 月要辦成果發表，想訂場地跟茶點，大概三萬，可以報嗎？」

─────────────────────────────
【可否列支】部分不可

【依據】
- 場地租金：作業要點第四點(一)所列業務費支用範圍為「講師鐘點費、印刷費、材料費」，未列場地租金。
  → 判定：【規定未涵蓋】。請洽主辦機關確認，建議問法：「本案業務費是否得支用場地租金？如可，應歸屬何科目？」
- 茶點：作業要點第四點(一)明文排除餐費。
  → 判定：不可列支。建議以自籌款支應。

【憑證要求】
- 抬頭：須為受補助單位全銜（請照核定函上的名稱，不要用簡稱或舊名）。
- 統一編號：必須載明，事後補開困難。
- 日期：須在 114/3/1–114/12/31 之間。11 月辦理無虞，但若場地需先付訂金，訂金日期也要在期間內。
- 品名：須具體（例如「○○場地租金 114/11/○ 一日」），不得寫「雜項」或「場地費用」。

【計畫書對應】
核定計畫書工作項目第 3 項「成果彙編與推廣」可涵蓋成果發表。目前該項尚無任何支出，本次支出可對應。

【現在就要做的事】
1. 先確認場地租金可否列支（規定未涵蓋，需問主辦機關）——不要先付訂金。
2. 茶點確定改自籌，請預先簽核。
3. 訂場地時就跟廠商講好抬頭、統編與品名寫法。這三樣事後幾乎補不回來。

【我不能決定的事】
- 場地租金的科目歸屬與可否列支：由會計依規定認定，並以主辦機關回覆為準。
- 本次支出是否核准：由計畫主持人核決。

─────────────────────────────
※ 這一次問答發生在「訂場地之前」。同樣的內容如果發生在核銷月，茶點那 4,000 元已經付掉了，場地訂金也已經開出發票——兩件都補不回來。

## 一、核銷檢核表
| # | 規定出處 | 檢核項 |
|---|---|---|
| 1 | 四(一) | 屬講師鐘點費／印刷費／材料費 |
| 3 | 四(二) | 鐘點費每小時 ≤ 2,000 |
| 4 | 四(三) | 抬頭為受補助單位全銜 |
| 6 | 四(四) | 日期在執行期間內 |

## 二、逐筆對照
| 支出 | 判定 | 依據 | 說明 |
|---|---|---|---|
| 1 講師費 3hr×2,500 | 不符合 | 四(二) | 超出每小時上限 |
| 2 手冊印刷 | 需補件 | 四(三) | 抬頭待確認、統編未載 |
| 3 研習餐盒 | 不符合 | 四(一) | 餐費明文排除 |
| 4 前置材料 | 不符合 | 四(四) | 日期早於執行期間 |
| 5 雜項 | 需補件 | 四(一) | 品名無法判斷是否可列支 |
| 6【未發生】成果發表茶點 | 不符合（預警） | 四(一) | 茶點屬餐費，建議改以自籌支應 |

## 三、憑證形式要件缺失
| 憑證 | 缺什麼 | 可事後補嗎 |
|---|---|---|
| 2 印刷發票 | 統編未載、抬頭待確認 | 需請廠商重開，越晚越難 |
| 5 商行發票 | 品名為「雜項」 | 需重開並載具體品名，越晚越難 |

## 四、計畫書落差
有支出但計畫未載：無
計畫有載但無支出：「成果彙編與推廣」目前無對應支出

## 五、【規定未涵蓋】
（本次無）

## 六、補件工作單
1. 【最急】請○印刷行重開發票，抬頭與統編照核定函（找：承辦；時效：越晚越難）
2. 【最急】請○商行重開發票並載明品名（找：承辦；時效：越晚越難）
3. 確認第 1 筆超支部分之處理（自籌／剔除）（找：會計、計畫主持人）
4. 第 3、4 筆改由自籌款支應之簽核（找：會計）
5. 第 6 筆尚未發生——建議調整品項，或改列自籌（找：承辦）

## 七、我沒有做的事
- 未認定任何一筆的科目歸屬，未建議改列。
- 未計算業務費佔比、超支金額或剩餘額度。
- 未判斷「○○協會」是否為受補助單位全銜（需對照核定函）。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

沒建過助手？先看這三篇

上面表格裡的「自訂 GPT／Project」「Claude Skill」「Copilot Studio」是三種裝法，不是三個要學的技術。第一次做的人先看這幾篇，知道它們是什麼、在哪裡建、要不要付費，再回來這一頁。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

花完錢才發現不能列

核銷規定寫得清楚，但沒有人在花錢前看。事後才發現這一項不可列支，錢已經付了。

憑證形式要件錯

抬頭寫錯、統編漏掉、日期在計畫期間外、品名寫「雜項」。這幾樣事後幾乎補不回來。

計畫書與實際做的事對不上

支出很合理，但計畫書沒有這一項工作。核銷時無從歸屬。

AI 幫你找一個能列的科目

它會很樂意建議把某筆支出歸到另一個科目。那不是解法，是把問題延後到查核。

會做錯的地方（常見失敗方式）

其他注意事項

• 同一批憑證在花錢當週處理跟在核銷月處理，成本差不只一個量級。

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

科目歸屬

能不能列、列在哪，依規定與權責認定。這一關不能下放。

規定未涵蓋的項目

規定沒寫的不等於可以列。要去問主辦機關，不是自己解釋。

補不回來的憑證

怎麼處理（自籌、剔除、申請變更）是管理決定。

送件前的整份確認

核銷送出去之後，錯誤的修正成本會高很多。

安全與權限限制

支出明細屬內部資訊

廠商名稱、金額、契約內容貼入外部服務前先確認可行性，必要時代稱。

憑證影本含個資

印領清冊含姓名、身分證號、帳號。這類文件不應貼入外部 AI 服務。

留痕

檢核表、補件紀錄、與主辦機關的往來要一併存檔。查核時這些是說明程序的依據。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 每一項判定都附了規定條次，沒有憑印象或憑通則的判定。
2. 沒有任何一筆的科目歸屬是由 AI 認定或建議改列的。
3. 【規定未涵蓋】的項目都已向主辦機關確認並留下回覆紀錄。
4. 憑證形式要件（抬頭、統編、日期、品名）已逐張檢查。
5. 事後無法補救的缺失已全部辨識，並完成處置（自籌、剔除或變更）。
6. 尚未發生的支出已一併檢查，可能踩線的已提前調整。
7. 支出項目與核定計畫書的工作項目對得上，落差已處理。
8. 檢核表、補件紀錄與往來文件已完整歸檔。

12示範情境

13相關方法與下一步

可直接使用RELATED PROMPTS

延伸案例RELATED CASES