AI 預算編列

01解決的工作問題

編預算真正花時間的不是加總，是每一筆的「依據」：這個數字怎麼來的、去年為什麼沒花完、今年為什麼要加。審查的人問的永遠是這三題。而 AI 在這裡最容易做的錯事，是給你一個「合理的成長率」——它會用 5%、8% 這種看起來很專業的數字幫你推估，但那個數字沒有任何依據，審查時第一個被問的就是它。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 要編下一期的預算或計畫經費，而且每一筆都要說得出依據。
• 有歷史執行數可以參考（至少一期）。
• 有明確的編列原則或上級指示（成長上限、優先順序、不得編列項目）。

什麼情況下別用

沒有歷史資料也沒有報價

全新的項目要去要報價或詢價，不是讓 AI 估。估出來的數字在審查時撐不住。

正式的會計處理與預算書編製

這個方法處理的是「把依據整理清楚」，不取代預算作業規定與會計專業。

涉及人事、薪資的編列

人事費有既定計算基礎與敏感度，不宜用外部 AI 處理。

誰會用到

會計／財務

這是你的主場。要守住的是：所有數字都來自歷史執行數、報價或明確的計算式，沒有一筆是推估出來的。

公務員

預算科目與編列原則是硬邊界。跨科目挪用、超出成長上限都要走正式程序，不是編列時自己調。

PM

計畫經費要對得上工作項目。編不出依據的項目，通常是工作內容還沒想清楚。

主管

你要看的是「哪幾筆答不出依據」。答不出依據的項目，在審查會上就是被砍的那幾筆。

行政

去年沒執行完的項目要寫清楚原因，否則今年會被直接比照刪減。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

上面三分鐘版那幾步，這裡逐步展開：每一步誰做、做完會有什麼。

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

歷史執行數必要

至少一期，最好三期。要含編列數與實際執行數兩欄——差額才是說明的重點。

編列原則必要

成長上限、優先順序、不得編列項目、單價標準。沒有原則，AI 會用它自己的。

今年的變動事實必要

新增業務、契約調漲、設備到期、人員異動。每一項要有文件或決議。

報價或計算式必要

新項目要有報價；既有項目要有計算式（單價 × 數量 × 期數）。

去年未執行的原因可選

沒花完是因為延期、因為省下來、還是因為根本沒做。三種的處理方式完全不同。

餵進去的東西要長這樣

歷史執行數（編列數與執行數兩欄，至少一期）＋ 編列原則 ＋ 今年的變動事實與依據文件 ＋ 報價或計算式。

• 歷史數要含「編列」與「執行」兩欄。只有編列數看不出執行狀況，而執行率正是審查的第一個問題。
• 變動事實每一項都要配依據文件（契約、決議、公文、報價），沒有文件的先列待補。
• 編列原則要具體：成長上限幾 %、哪些不得編列、單價標準是什麼。
• 新增項目一定要有報價或詢價紀錄。
• 預算資料多屬內部資訊，貼入外部服務前先確認可行性。

【設定】
單位／計畫：○○局○○課
編列年度：115
審查對象：上級機關

【編列原則】
1. 總額成長不得超過 3%。
2. 新增項目須附報價或詢價紀錄。
3. 執行率低於 70% 之項目須說明原因。
4. 不得編列餐費、禮品。

【歷史執行數】
| 項目 | 113 編列 | 113 執行 | 114 編列 | 114 執行 |
|---|---|---|---|---|
| 辦公設備維護 | 120,000 | 118,500 | 120,000 | 119,000 |
| 教育訓練 | 200,000 | 96,000 | 200,000 | 88,000 |
| 印刷費 | 80,000 | 79,600 | 80,000 | 81,200 |
| 系統維護 | 350,000 | 350,000 | 350,000 | 350,000 |

【115 變動事實與依據】
1. 系統維護契約調漲，新約年費 385,000（依 ○○字第 114500 號契約，115/1 生效）。
2. 新增「資訊安全稽核」，尚未詢價。
3. 教育訓練連兩年執行率偏低，原因待確認。

【報價與計算式】
（本次尚無新報價）

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令，預設收起來，要用再點開。三版都附可替換變數、使用範例與預期輸出；A 與 B 另外列出那一版特有的常見錯誤與人工確認點，C 版的那幾題指向 Agent 專篇。

以下是歷史執行數（編列與執行兩欄）與今年的變動事實。請：
1. 逐項列出歷史編列與執行情形，以文字描述執行率高低（不要算百分比）。
2. 為每一筆產出編列說明，指出依據來自哪一年執行數、哪一份報價或哪一個計算式；三者皆無的標【無依據】並說明需要什麼。
3. 分出三類需要說明的項目：執行率偏低、成長幅度大、新增項目。
4. 站在審查者角度逐項出題，並標明目前的依據答不答得出來。
不得以成長率、通膨或行情推估任何金額。
歷史執行數：{貼上}；變動事實與編列原則：{貼上}

以下是歷史執行數與今年變動。請照四個要求處理。（照母提示詞）

【編列原則】
總額成長不得超過 3%；新增項目須附報價；執行率低於 70% 之項目須說明。

【歷史執行數】
| 項目 | 113 編列 | 113 執行 | 114 編列 | 114 執行 |
|---|---|---|---|---|
| 辦公設備維護 | 120,000 | 118,500 | 120,000 | 119,000 |
| 教育訓練 | 200,000 | 96,000 | 200,000 | 88,000 |
| 印刷費 | 80,000 | 79,600 | 80,000 | 81,200 |
| 系統維護 | 350,000 | 350,000 | 350,000 | 350,000 |

【115 年變動事實】
1. 系統維護契約自 115/1 起調漲，新約年費 385,000（依 ○○字第 114500 號契約）。
2. 新增「資訊安全稽核」項目，尚未詢價。
3. 教育訓練連續兩年執行率偏低。

【逐項編列說明】
| 項目 | 建議編列 | 依據 | 狀態 |
|---|---|---|---|
| 辦公設備維護 | 120,000 | 兩年執行數 118,500／119,000，執行率 98.8%／99.2%，維持原額 | 依據充分 |
| 教育訓練 | 【待決定】 | 兩年執行率 48%／44%。原因未載 | 需先確認未執行原因 |
| 印刷費 | 【待計算】 | 114 年執行 81,200 已超編列 80,000（超支 1,500） | 需確認超支原因與是否調增 |
| 系統維護 | 385,000 | 契約 ○○字第 114500 號新約年費 | 依據充分 |
| 資訊安全稽核 | 【無依據】 | 新增項目，尚未詢價 | 須取得報價後始能編列 |

【我沒有做的事】
- 沒有為「教育訓練」建議任何數字。執行率偏低有三種可能（延期／節餘／未辦），三種的編法完全不同，這要你先確認。
- 沒有為「資訊安全稽核」估價。新項目的估價要來自報價，不是我的推估。
- 沒有計算總額或成長率。

【審查會最可能被問的三題】
1. 教育訓練連兩年執行率不到 50%，為什麼還要編同樣的錢？
2. 系統維護調漲 10%，超出總額成長上限 3%，其他項目要如何吸收？
3. 資訊安全稽核是新增項目，經費怎麼估的？有沒有替代方案？

# 角色
你是預算編列的說明協助者。你的專長是把歷史執行數與變動事實，整理成「每一筆都說得出依據」的編列說明。你不估價、不推估成長率、不做算術。

# 背景
- 單位／計畫：{名稱}
- 編列年度：{年度}
- 編列原則：{成長上限、優先順序、不得編列項目}
- 審查對象：{內部主管／上級機關／委員會}

# 任務
產出逐項編列說明、執行率分析、【無依據】清單與審查題準備。

# 可以使用的資料
只有【歷史執行數】【變動事實】【報價與計算式】三段。你的行情知識、你認為合理的成長率、你看過的類似預算規模，一律不得作為編列依據。

# 不可以做的事（違反任何一條就是失敗）
1. 不得做任何算術：不加總、不算成長率、不算單價乘數量。
2. 不得以成長率、通膨、行情、業界慣例推估任何金額。
3. 沒有歷史數、報價或計算式的項目，一律標【無依據】，不得給建議金額。
4. 不得為執行率偏低的項目自行編造原因（例如「因疫情影響」）。
5. 不得刪除任何項目，即使你認為那項不必要。刪減是人的決定。
6. 每一筆的說明都要指出依據來源：哪一年的執行數、哪一份報價、哪一個計算式。

# 處理步驟（請照順序做）
1. 逐項列出歷史編列數與執行數，標出執行率（執行率請以文字描述相對高低，不要計算百分比）。
2. 把變動事實對應到項目，標明依據文件。
3. 為每一項產出編列說明：這個數字來自哪裡。無依據的標【無依據】並說明需要什麼。
4. 分出三類需要說明的項目：執行率偏低、成長幅度大、新增項目。
5. 針對這三類逐項出審查題，並標明目前的依據是否答得出來。
6. 列出【待決定】清單：需要人拍板才能編的項目。

# 輸出格式（嚴格照這個順序，不要加額外段落）
## 一、歷史對照
（表格：項目｜各年編列｜各年執行｜執行情形描述）
## 二、變動事實與依據
（表格：項目｜變動內容｜依據文件）
## 三、逐項編列說明
（表格：項目｜建議編列｜依據來源｜狀態）
## 四、需要說明的三類項目
（執行率偏低／成長幅度大／新增項目，分別列出）
## 五、審查題準備
（表格：可能的提問｜目前依據｜是否答得出來）
## 六、【無依據】與【待決定】清單
## 七、我沒有做的事
（固定列出：未估價、未推估成長率、未加總）

# 驗收標準（產出後自己檢查一次並回報結果）
- [ ] 沒有任何我推估出來的金額
- [ ] 沒有出現成長率、通膨率等推估用語
- [ ] 每一筆都指出了依據來源
- [ ] 執行率偏低的項目沒有被我編造原因
- [ ] 沒有刪除任何項目

【編列原則】
{貼上}

【歷史執行數】
{貼上}

【變動事實與依據】
{貼上}

【報價與計算式】
{貼上或留白}

背景填法示例：單位＝○○局○○課；年度＝115；編列原則＝總額成長不超過 3%、新增須附報價、執行率低於 70% 須說明；審查對象＝上級機關。歷史執行數照 A 版格式列出編列與執行兩欄。

與 A 版的差別：多出「需要說明的三類項目」與完整的審查題準備。審查題那一節會標明「目前依據是否答得出來」——答不出來的那幾題，就是你送審前要補的資料。

# 你是誰
你是「預算依據檢查助手」。同仁把編好的預算明細貼給你，你負責逐筆檢查「這個數字說得出依據嗎」，並產出審查題。你不估價、不推估、不算術、不刪項目。

# 你的資料來源
只有使用者這次貼上的預算明細與依據資料，以及建置時附上的三份文件：本單位編列原則、歷史執行數、常見審查題庫。除此之外一律不得引用，特別是你知道的市場行情與通膨數據。

# 檢查項目（每次全部跑完）
1. **依據來源**：每一筆是否指得回歷史執行數、報價、契約或計算式其中之一。
2. **推估用語**：出現「約」「預估」「參考」「比照」「依往例」而無具體來源者。
3. **執行率**：與歷史執行數落差大的項目（編列高於執行甚多，或反之）。
4. **成長幅度**：與上期編列數落差大的項目。
5. **新增項目**：本期新增而無報價者。
6. **計算式完整性**：只有總數、沒有單價 × 數量 × 期數者。
7. **編列原則符合性**：是否超出成長上限、是否編列了不得編列項目。

# 條件判斷（依序檢查，先中的先套用）
1. 未提供依據資料 → 只做第 2、6 項，並明講「無依據可比對，第 1、3、4、5 項未執行」。
2. 項目涉及人事費、薪資、獎金 → 不檢查，回覆「人事費請依既定計算基礎辦理，本助手不處理」。
3. 明細只有科目總額、無項目層級 → 回覆「請提供項目層級明細，總額無法檢查依據」。
4. 使用者要求估價 → 拒絕，回覆「本助手不估價，請取得報價或提供計算式」。

# 例外處理
- 使用者說「這個項目往年都這樣編」→ 回覆「『依往例』不是依據，請提供歷年執行數作為依據」。
- 使用者說「先估一個數字，之後再修」→ 回覆「先估的數字通常不會被修，會被審查。建議標【待詢價】送出」。
- 使用者要求算總額 → 拒絕算術，可列出應加總的欄位供其在試算表處理。

# 每次回覆的格式
【檢查結果】依據充分 N 筆／需補依據 N 筆
【需補依據】（逐筆：項目、金額、目前寫法、缺什麼）
【推估用語】（逐筆：原文、建議改法方向）
【執行率與成長幅度需說明者】
【編列原則不符】（如有）
【審查題準備】（可能提問｜目前依據｜是否答得出來）
【未執行的檢查】（以及為什麼）

# 固定結尾
每次回覆最後一行固定加註：「本檢查僅就依據完整性；金額之計算與最終編列由 {權責} 依預算作業規定辦理。」

# 自我檢查（每次回覆前執行，不需輸出過程）
- 是否給了任何金額建議？有就刪。
- 是否出現成長率、行情、通膨等推估？有就刪。
- 七項是否全部跑過？未跑的要列出。

# 建置參數
編列原則：{附檔}
歷史執行數：{附檔，含近三年}
常見審查題庫：{附檔}
權責：{職稱}

建置時把三份文件上傳為知識檔案。上線前用至少三年份的歷史預算測過，其中一年要刻意含陷阱：一筆寫「依往例編列」、一筆新增項目無報價、一筆執行率不到五成，確認它分別要求依據、標無報價、列入需說明。

與 B 版的差別：這一版不編預算，只檢查依據。它會固定拒絕估價——這是刻意的，因為預算裡最容易出事的就是「先估一個數字之後再修」，而那個數字通常不會被修。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

七節：歷史對照、變動事實與依據、逐項編列說明、需要說明的三類項目、審查題準備、【無依據】與【待決定】清單、我沒有做的事。

完成品：補齊依據後的編列說明（節錄）

115 年度 ○○課 預算編列說明（節錄）

【項目一：系統維護 385,000 元】
計算式：年費 385,000 × 1 年
依據：○○字第 114500 號契約（115/1/1 生效），原年費 350,000 元，新約調整為 385,000 元。
說明：本項為既有系統之維護契約，非自行調整。調增 35,000 元。
吸收方案：由印刷費節餘與辦公設備維護調整吸收（詳項目三、四）。

【項目二：教育訓練 120,000 元】
計算式：外訓 8 人次 × 8,000 ＋ 內訓講師費 2 場 × 28,000
依據：114 年實際執行 88,000 元（外訓 6 人次、內訓 1 場）；115 年依業務需求增列內訓 1 場。
說明（未執行原因）：113、114 年編列數 200,000 元係含「數位轉型系列課程」預算 100,000 元，該課程因上級尚未核定課綱而未辦理，非執行不力。115 年該項不再編列，故編列數由 200,000 降為 120,000。
※ 這一段是本次補齊的關鍵。原本寫「依往例編列」，被追問時無法區分「沒辦」與「不需要」。

【項目三：印刷費 82,000 元】
計算式：例行文宣 60,000 ＋ 年報印製 22,000
依據：114 年實際執行 81,200 元（含年報 21,400 元）。
說明（超支原因）：114 年年報頁數較 113 年增加 8 頁，致超出編列數 1,200 元，已於年度內以其他項目節餘支應。115 年依實際規模編列。

【項目四：辦公設備維護 115,000 元】
計算式：既有設備維護 8 台 × 12,500 ＋ 耗材 15,000
依據：113、114 年執行數 118,500／119,000 元；115 年 1 台設備逾使用年限不再維護，故調降。

【項目五：資訊安全稽核 【待補】】
狀態：已於 114/8/15 發出詢價（3 家），預計 8/30 前回覆。
※ 未取得報價前不編列金額。若截止前未取得，改列「【待詢價】，俟報價取得後依預算作業規定辦理」。

─────────────────────────────
※ 本說明之金額由承辦於試算表計算，公式留存於「115預算.xlsx」，審查時可當場展開。
※ AI 僅協助整理依據與預想審查題，未估算任何金額、未使用成長率推估。

## 一、歷史對照
| 項目 | 113 編列／執行 | 114 編列／執行 | 執行情形 |
|---|---|---|---|
| 辦公設備維護 | 120,000／118,500 | 120,000／119,000 | 兩年皆接近全額執行 |
| 教育訓練 | 200,000／96,000 | 200,000／88,000 | 連兩年不足五成 |
| 印刷費 | 80,000／79,600 | 80,000／81,200 | 114 年超出編列數 |
| 系統維護 | 350,000／350,000 | 350,000／350,000 | 全額執行 |

## 二、變動事實與依據
| 項目 | 變動 | 依據 |
|---|---|---|
| 系統維護 | 契約調漲，新約年費 385,000 | ○○字第 114500 號契約 |
| 資訊安全稽核 | 新增項目 | 【無依據，尚未詢價】 |

## 三、逐項編列說明
| 項目 | 建議編列 | 依據來源 | 狀態 |
|---|---|---|---|
| 辦公設備維護 | 120,000 | 113、114 執行數 | 依據充分 |
| 教育訓練 | 【待決定】 | 需先確認未執行原因 | 待拍板 |
| 印刷費 | 【待計算】 | 114 年超支，需確認原因 | 待確認 |
| 系統維護 | 385,000 | 契約 ○○字第 114500 號 | 依據充分 |
| 資訊安全稽核 | 【無依據】 | 需詢價 | 待詢價 |

## 四、需要說明的三類項目
執行率偏低：教育訓練
成長幅度大：系統維護（依契約，非自行調整）
新增項目：資訊安全稽核

## 五、審查題準備
| 可能提問 | 目前依據 | 答得出來嗎 |
|---|---|---|
| 教育訓練連兩年執行不到五成，為何仍編同額？ | 無 | 答不出來，須先確認原因 |
| 系統維護成長逾 10%，如何符合總額上限 3%？ | 契約可證明調漲，但吸收方案未定 | 部分，須提出吸收方案 |
| 資安稽核經費如何估算？ | 無 | 答不出來，須詢價 |

## 六、【無依據】與【待決定】
1. 資訊安全稽核：需至少一家詢價。
2. 教育訓練：需確認未執行原因（延期／節餘／未辦）並決定編列方式。
3. 印刷費：需確認 114 年超支原因。

## 七、我沒有做的事
- 未估算任何新項目金額。
- 未使用成長率、通膨或行情推估。
- 未加總、未計算執行率百分比、未計算成長幅度。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

沒建過助手？先看這三篇

上面表格裡的「自訂 GPT／Project」「Claude Skill」「Copilot Studio」是三種裝法，不是三個要學的技術。第一次做的人先看這幾篇，知道它們是什麼、在哪裡建、要不要付費，再回來這一頁。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

用成長率推估

AI 給你一個 5%，看起來很專業。審查時問「為什麼是 5%」，答不出來。

去年沒執行完說不清楚

延期、節餘、沒做，三種原因的處理方式完全不同。混在一起講，結果是整筆被砍。

新增項目沒有報價

拍腦袋的數字，得標時不是不夠就是浮編。兩種都會被檢討。

只有總數沒有計算式

「業務費 50 萬」看不出是怎麼來的，等於邀請審查者自己猜。

會做錯的地方（常見失敗方式）

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

編列原則的適用

成長上限、優先順序怎麼套，是管理決定。

所有數字的來源

每一筆都要指得回歷史數、報價或計算式。這一關不能下放。

未執行原因的認定

延期、節餘、未辦，是事實認定，也決定今年怎麼編。

刪減與優先順序

錢不夠時砍哪一項，是政策判斷。

安全與權限限制

預算資料屬內部資訊

尚未核定的預算不得外流。貼入外部 AI 服務前先確認可行性，必要時改用內部環境。

人事費另案處理

薪資、獎金、人員名冊涉及個資與敏感度，不宜用外部 AI 處理。

依據文件要留存

契約、報價、決議是編列的證據，要與預算書一併歸檔，日後查核會用到。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 每一筆編列都指得回歷史執行數、報價、契約或計算式其中之一。
2. 沒有任何金額是以成長率、通膨或行情推估出來的。
3. 所有計算在試算表完成，公式可於審查時當場展開。
4. 執行率偏低的項目都寫出了真正的原因，且三種原因（延期／節餘／未辦）分開敘明。
5. 新增項目都有報價或詢價紀錄，沒有先估一個數字。
6. 編列符合原則（成長上限、不得編列項目），超出的部分有吸收方案。
7. 審查題已逐項預想，答不出來的都已補齊依據。
8. 依據文件已與預算書一併歸檔。

12示範情境

13相關方法與下一步

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