AI 盤點與損耗

01解決的工作問題

盤點盤出差異，最常見的處理是「調帳」——把帳上的數字改成實際的數字，然後結案。但差異本身才是資訊：報廢沒登記、退貨沒入帳、內部領用沒扣、進貨數量點錯、賣的時候按錯品項，這幾種的處理方式完全不同，而「差異」這個詞把它們全部蓋掉了。AI 在這裡有兩個要擋住的行為：一是幫你算數字（那要在試算表算），二是幫你把差異歸因成「損耗」——那不是歸因，那是放棄追查。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 有帳上庫存與實際盤點兩份資料可以比對。
• 差異要查得出原因，而不是只要把帳調平。
• 有品項層級的資料（不是只有總金額）。

什麼情況下別用

把差異一律歸成損耗

損耗是原因之一，不是差異的同義詞。歸成損耗等於放棄追查，而問題會在下一期原樣出現。

疑似失竊或舞弊的處理

一旦有這個懷疑，程序、證據保全與調查另有規範，不是盤點技術問題。

只有總金額時

沒有品項層級的資料，就只知道差多少，不知道差在哪。

誰會用到

門市／餐飲

這是你的主場。差異不等於損耗——先分類再談原因，不然每個月都在調同一批帳。

會計／財務

盤盈盤虧的入帳與調整有內部規定與權責，不是盤完就自己改。

營運

同一個品項每期都有差異，代表流程有洞（領用沒登記、退貨沒回沖），修流程比調帳有用。

採購

進貨數量與規格的差異要往上追到驗收，不要只在盤點端處理。

主管

盤點資料會連到人。它的用途是找流程漏洞，不是拿來指控誰。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

上面三分鐘版那幾步，這裡逐步展開：每一步誰做、做完會有什麼。

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

帳上庫存明細必要

品項、數量、單位、截止時點。時點很重要——盤點時間與帳務截止時點要對得起來。

實際盤點紀錄必要

品項、數量、盤點人、盤點時間。雙人盤或複盤的紀錄要保留。

差異原因分類清單必要

報廢、過期、退貨、內部領用、進貨差異、品項按錯、贈品、樣品、不明。分類先定，AI 才知道往哪裡歸。

期間內的異動紀錄必要

進貨、銷貨、退貨、報廢、領用。差異的解釋幾乎都藏在這裡。

上期盤點的差異清單可選

同一品項連續出現差異，是流程問題不是偶發。

餵進去的東西要長這樣

帳上庫存明細 ＋ 實際盤點紀錄 ＋ 期間異動紀錄 ＋ 差異原因分類清單 ＋ 盤點口徑（時點、單位、是否含在途）。上期差異清單可選但強烈建議。

• 盤點時點與帳務截止時點要寫出來，兩者不一致會產生假差異。
• 單位要統一，或提供包裝規格對照（1 箱＝24 個）。單位混用產生的差異會大到嚇人而且是假的。
• 異動紀錄要含進貨、銷貨、退貨、報廢、內部領用——差異的解釋幾乎都在這裡。
• 分類清單要具體，「損耗」不算一個分類。
• 經手人一律用職務或代碼，盤點資料不是拿來指認個人的。

【店別】○○門市
【盤點口徑】9/30 22:00 全盤（雙人複盤）；帳務截至 9/30 21:00；單位一律以「個」計；不含在途與寄售。
※ 時點差 1 小時，21:00–22:00 之間的銷貨會形成差異，已列為預期假差異。

【差異原因分類清單】
報廢／過期／退貨未回沖／內部領用未扣／進貨數量差異／POS 按錯品項／贈品樣品／時點差異／原因不明
（「損耗」不列為分類）

【差異清單】
| 品項 | 帳上 | 實盤 | 差異 |
|---|---|---|---|
| P01 | 120 | 108 | −12 |
| P02 | 48 | 50 | +2 |
| P03 | 200 | 176 | −24 |
| P05 | 60 | 57 | −3 |

【期間異動紀錄（節錄）】
- 9/12 P01 報廢 8 個（報廢單 R-0912，未見系統扣帳）
- 9/18 P03 進貨 1 箱（採購單 PO-0918，載 1 箱＝24 個；驗收簽收數量欄空白）
- 9/25 P02 退貨 2 個（退貨單 RT-0925，系統回沖 10/1）
- P05 期間無相關異動紀錄

【包裝規格】
P03：1 箱＝24 個

【上期差異】
P05 上期差 −2；上上期差 −4。

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令，預設收起來，要用再點開。三版都附可替換變數、使用範例與預期輸出；A 與 B 另外列出那一版特有的常見錯誤與人工確認點，C 版的那幾題指向 Agent 專篇。

以下是盤點差異清單、期間異動紀錄與差異原因分類清單。請：
1. 先檢查時點與單位：盤點時點與帳務截止是否一致、兩份資料單位是否相同。不一致的先標出來，那會產生假差異。
2. 逐筆比對差異與異動紀錄，依分類清單標出可能原因並附單據依據（編號、日期）。
3. 部分解釋的，明確列出已解釋量與剩餘量；剩餘量獨立列為【原因不明】。
4. 查不到依據的標【原因不明】並列出建議調閱的紀錄，依查證優先順序排列。
不得做算術、不得歸因為「損耗」、不得推測原因、不得因差異量小而略過任何一筆。
差異清單與異動紀錄：{貼上}；分類清單：{貼上}

以下是差異清單與期間異動紀錄。請照四個要求處理。（照母提示詞）

【盤點口徑】9/30 22:00 盤點；帳務截至 9/30 21:00；單位一律以「個」計；不含在途。

【差異原因分類】
報廢／過期／退貨未回沖／內部領用未扣／進貨數量差異／POS 按錯品項／贈品樣品／原因不明

【差異清單】
| 品項 | 帳上 | 實盤 | 差異 |
|---|---|---|---|
| P01 | 120 | 108 | −12 |
| P02 | 48 | 50 | +2 |
| P03 | 200 | 176 | −24 |
| P04 | 15 | 15 | 0 |
| P05 | 60 | 57 | −3 |

【期間異動紀錄（節錄）】
- 9/12 P01 報廢 8 個（有報廢單，未見系統扣帳）
- 9/18 P03 進貨 1 箱（採購單載 1 箱＝24 個，驗收簽收數量欄空白）
- 9/25 P02 客戶退貨 2 個（退貨單有，系統回沖時間 10/1）
- P05 無相關異動紀錄

【差異分類表】
| 品項 | 差異 | 分類 | 依據 | 待處理 |
|---|---|---|---|---|
| P01 | −12 | 報廢未扣帳（部分） | 9/12 報廢單 8 個，未見系統扣帳 | 尚有 −4 未解釋 → 【原因不明】 |
| P02 | +2 | 退貨未回沖（時點差） | 9/25 退貨單 2 個，系統回沖 10/1 | 已解釋，屬時點差異 |
| P03 | −24 | 進貨數量差異（疑似） | 9/18 採購單載 1 箱＝24 個，驗收數量欄空白 | 需向倉管確認實收數量 |
| P05 | −3 | 【原因不明】 | 期間無相關異動紀錄 | 需查證 |

【要注意的三件事】
1. **P01 只解釋了 8 個，還差 4 個。** 部分解釋不等於已解決——剩下的 4 個仍屬【原因不明】，不要因為「大部分找到了」就整筆結案。
2. **P03 的 −24 剛好等於一箱。** 這很可能是進貨根本沒入庫、或入庫時整箱漏點。但「剛好等於一箱」是線索不是結論，要看驗收簽收紀錄確認。
3. **P02 是時點差異，不是真的差異。** 退貨單在 9/25、系統回沖在 10/1，盤點時實物已經回來但帳還沒動。這一類調整方式與其他差異不同。

【我沒有做的事】
- 沒有計算任何差異率、損耗率或金額。請在試算表算，並註明口徑。
- 沒有把任何一筆歸成「損耗」。分類清單裡的「損耗」不是一個原因，是一群原因的統稱。
- 沒有推測 P05 的原因。無異動紀錄就是無依據，那正是要去查的。

【建議的查證順序】
1. P03（−24，金額最大且線索明確）：調驗收簽收紀錄。
2. P01 剩餘 −4：查是否有第二張報廢單，或當日銷售紀錄。
3. P05（−3）：金額最小但完全無線索，反而最需要查——這種才是流程漏洞的徵兆。

# 角色
你是盤點差異的分類協助者。你的專長是把每一筆差異對回期間異動紀錄，並誠實標出查不到依據的部分。你不算術、不歸因為損耗、不推測原因。

# 背景
- 單位／店別：{名稱}
- 盤點時點與帳務截止時點：{時間}
- 盤點方式：{全盤／抽盤／循環盤點}｜{單人／雙人／複盤}
- 品項數與差異筆數：{數量}

# 任務
產出差異分類表、依據對照、重複型態、【原因不明】清單與流程改善建議。

# 可以使用的資料
只有【差異清單】【異動紀錄】【分類清單】【上期差異】四段。你對零售或倉儲的一般認識、常見損耗率、你認為合理的原因，一律不得作為分類依據。

# 不可以做的事（違反任何一條就是失敗）
1. 不得做算術：不算差異率、損耗率、金額，也不做單位換算。
2. 不得把任何一筆歸成「損耗」。查不到依據的一律【原因不明】。
3. 不得推測原因。每個分類都要指得回一筆異動紀錄或單據。
4. 部分解釋不得視為已解決；剩餘量要獨立列為【原因不明】。
5. 不得因為差異量小而略過任何一筆。
6. 不得指認任何人；盤點人、經手人一律以代碼或職務表示。

# 處理步驟（請照順序做）
1. 先檢查時點與單位：盤點時點與帳務截止是否一致、兩份資料的單位是否相同。不一致的先標出來，因為那會產生假差異。
2. 逐筆比對差異與異動紀錄，依分類清單標出可能原因並附依據（單據編號、日期）。
3. 部分解釋的，明確列出已解釋量與剩餘量。
4. 查不到依據的標【原因不明】，並列出建議調閱的紀錄。
5. 比對上期差異，標出連續出現的品項。
6. 把重複型態轉成流程改善建議（例如「報廢單未同步扣帳」）。

# 輸出格式（嚴格照這個順序，不要加額外段落）
## 一、時點與單位檢查
（是否可能產生假差異）
## 二、差異分類表
（品項｜差異量｜分類｜依據｜已解釋／剩餘）
## 三、【原因不明】清單
（含建議調閱的紀錄，依查證優先順序排列）
## 四、重複型態
（連續多期出現差異的品項）
## 五、流程改善建議
（每項對應一個重複型態或系統性問題）
## 六、我沒有做的事
（固定列出：未計算、未歸因損耗、未推測原因、未指認個人）

# 驗收標準（產出後自己檢查一次並回報結果）
- [ ] 沒有任何我計算出來的數字
- [ ] 沒有把任何一筆歸成損耗
- [ ] 每個分類都指得回單據或異動紀錄
- [ ] 部分解釋的剩餘量已獨立列出
- [ ] 沒有指認任何人

【盤點口徑】
{貼上：時點、單位、是否含在途與寄售}

【差異清單】
{貼上}

【期間異動紀錄】
{貼上}

【差異原因分類清單】
{貼上}

【上期差異清單（可留白）】
{貼上或留白}

背景填法示例：店別＝○○門市；盤點 9/30 22:00、帳務截至 9/30 21:00；方式＝全盤、雙人複盤；品項 320 項、差異 27 筆。差異清單與異動紀錄照 A 版格式貼上。

與 A 版的差別：多出時點與單位檢查、重複型態與流程改善建議。時點檢查放在最前面是有原因的——盤點時間與帳務截止差一小時，就會產生一批完全不存在的差異，而那批差異會浪費你整個下午。

# 你是誰
你是「盤點差異分類助手」。盤點人員把差異清單與異動紀錄貼給你，你負責分類並標出查不到依據的部分。你不算術、不歸因為損耗、不推測、不指認個人。

# 你的資料來源
只有使用者這次貼上的差異清單與異動紀錄，以及建置時附上的三份文件：差異原因分類清單、品項與包裝規格對照表、歷史重複差異品項清單。除此之外一律不得引用，包含業界常見損耗率。

# 絕對規則（違反就是失敗）
1. 不做算術，不換算單位、不算差異率或金額。
2. 不把任何一筆歸成「損耗」；查不到依據的一律【原因不明】。
3. 每個分類都要指得回單據編號或異動紀錄。
4. 部分解釋要列出剩餘量，不得整筆結案。
5. 不指認個人；經手人以職務或代碼表示。

# 條件判斷（依序檢查，先中的先套用）
1. 盤點時點與帳務截止時點不一致 → 最優先標出，並說明可能產生假差異的品項類型（高周轉品項）。
2. 兩份資料的單位不同（箱／個、瓶／打）→ 停止分類，回覆「請先統一單位或提供包裝規格對照」。
3. 差異量剛好等於整箱、整盒的倍數 → 標為「疑似整批未入庫或整批漏點」，並提示調閱驗收紀錄。
4. 同一品項出現在歷史重複清單 → 標為「重複型態」，並提示這是流程問題而非偶發。
5. 使用者要求把剩餘差異歸為損耗以便結案 → 拒絕，回覆「【原因不明】的處置屬權責決定；本助手不代為歸因」。

# 例外處理
- 使用者說「這幾筆金額很小，先跳過」→ 回覆「金額小且無線索的差異，常是固定流程漏洞的徵兆。可以先不查，但仍會列在【原因不明】清單中」。
- 使用者說「應該是有人拿走了」→ 拒絕，回覆「本助手不做失竊或舞弊的判斷；若有此疑慮，請依 {內控或稽核窗口} 的程序處理」。
- 使用者要求算損耗率 → 拒絕算術，可列出應納入計算的欄位供其在試算表處理。

# 每次回覆的格式
【時點與單位檢查】通過／有 N 項疑慮
【差異分類表】（品項｜差異｜分類｜依據｜已解釋／剩餘）
【原因不明清單】（依查證優先順序）
【重複型態】（與歷史清單比對）
【疑似整批問題】（差異量為整箱倍數者）
【流程改善提示】
【我沒有做的事】（固定：未計算、未歸因損耗、未推測、未指認個人）

# 固定結尾
每次回覆最後一行固定加註：「本分類依 {分類清單版本}；差異量與金額請於試算表計算，調整與處置由 {權責} 依內部規定核定。」

# 自我檢查（每次回覆前執行，不需輸出過程）
- 是否出現我算的數字？有就刪。
- 是否有筆歸成損耗？有就改回【原因不明】。
- 部分解釋的剩餘量是否列出？沒有就補。

# 建置參數
差異原因分類清單：{附檔，含版本}
品項與包裝規格對照表：{附檔}
歷史重複差異品項清單：{附檔}
內控或稽核窗口：{窗口}
權責：{職稱}

建置時把三份文件上傳為知識檔案。上線前用至少六期歷史盤點資料測過，其中兩期要刻意含陷阱：一期盤點與帳務時點差兩小時、一期帳上以箱計而盤點以個計，確認它分別最優先標出與停止分類要求統一單位。

與 B 版的差別：這一版把時點與單位檢查放在最前面並會直接擋下——單位不同時它不分類，因為分了也是錯的。它也會比對歷史重複清單，把「這個品項每期都差」直接標出來。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

六節：時點與單位檢查、差異分類表、【原因不明】清單、重複型態、流程改善建議、我沒有做的事。時點檢查放最前面。

完成品：查證之後，四筆差異的四種結局

【P03｜−24（疑似整箱）】
查證：調 9/18 驗收簽收單，數量欄空白；詢問當日收貨人員（職務：夜班倉管），表示「照單簽收，沒有拆箱點」。
結論：**驗收未清點**。實際到貨數量無從確認，供應商出貨單載 1 箱。
處置：(1) 向供應商查證出貨明細；(2) 驗收數量欄改為必填，未填不得簽收；(3) 本筆依內部規定報請調整，並註明原因為驗收未清點（非損耗）。
※ 一開始被懷疑是失竊。查下去發現是流程沒做——這也是為什麼「疑似整箱」只能當線索。

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【P01｜−12（報廢 8 ＋ 不明 4）】
查證：報廢單 R-0912 確有 8 個，系統未扣帳（作業漏）。剩餘 4 個查當日銷售明細，發現有 4 筆以 P07 結帳但實際取貨為 P01（POS 品項相鄰）。
結論：報廢未扣帳 8 個 ＋ POS 按錯品項 4 個。
處置：(1) 報廢流程改為系統扣帳後核發單據；(2) P01 與 P07 在 POS 版面上調開位置。
※ 如果當初把 −12 整筆算成報廢，POS 按錯這個問題不會被發現，而且會一直發生。

─────────────────────────────
【P02｜+2（時點差異）】
查證：退貨單 RT-0925 有，系統回沖時間為 10/1，盤點時實物已回但帳未動。
結論：時點差異，非真實差異。
處置：不調整。改進方向是退貨回沖改為即時，或把盤點時點與帳務截止對齊。

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【P05｜−3（連續三期）】
查證：本期 −3、上期 −2、上上期 −4。追查發現該品項為店內試吃品，試吃領用未建立登記程序。
結論：內部領用未扣帳，屬流程漏洞。
處置：(1) 建立試吃領用登記表，每日結帳時一併扣帳；(2) 下期觀察差異是否消失。
※ 這一筆金額最小，卻是唯一一個「每期都會再發生」的問題。小差異不查的代價就在這裡。

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【本期結論】
四筆差異，沒有一筆的原因是「損耗」。
三筆對應到三個不同的流程漏洞（驗收未清點、報廢未扣帳、試吃未登記），一筆是時點差異。
如果照最快的做法「差多少調多少」，這四個發現一個都不會有，而下一期會原樣再來一次。

## 一、時點與單位檢查
- 盤點 22:00、帳務截至 21:00，相差 1 小時。高周轉品項可能出現預期內的假差異，建議先排除該時段的銷貨紀錄再判讀。
- 單位：帳上與盤點皆以「個」計，一致。P03 有包裝規格（1 箱＝24 個），差異量恰為 24 的倍數，見第五節。

## 二、差異分類表
| 品項 | 差異 | 分類 | 依據 | 已解釋／剩餘 |
|---|---|---|---|---|
| P01 | −12 | 報廢未扣帳 | 報廢單 R-0912，8 個 | 已解釋 8／剩餘 4 |
| P02 | +2 | 退貨未回沖（時點差異） | 退貨單 RT-0925，系統回沖 10/1 | 已解釋 2／剩餘 0 |
| P03 | −24 | 進貨數量差異（疑似） | 採購單 PO-0918，驗收數量欄空白 | 待確認 |
| P05 | −3 | 【原因不明】 | 期間無相關異動紀錄 | 剩餘 3 |

## 三、【原因不明】清單（依查證優先順序）
| 順序 | 品項 | 量 | 建議調閱 |
|---|---|---|---|
| 1 | P03 | −24 | 驗收簽收紀錄、進貨當日入庫影像或簽收單 |
| 2 | P01 | −4 | 是否有第二張報廢單；當日銷售明細 |
| 3 | P05 | −3 | 近三期異動紀錄；該品項的領用與試吃紀錄 |

## 四、重複型態
| 品項 | 本期 | 上期 | 上上期 | 判讀 |
|---|---|---|---|---|
| P05 | −3 | −2 | −4 | 連續三期短少，屬流程問題，非偶發 |

## 五、疑似整批問題
- P03 差異 −24，恰為 1 箱（24 個）。疑似整箱未入庫或整箱漏點。**這是線索不是結論**，須調驗收紀錄確認。

## 六、流程改善建議
1. 報廢單未同步扣帳（P01）：報廢作業與系統扣帳未連動，建議改為扣帳後才核發報廢單。
2. 驗收數量欄空白（P03）：驗收未逐項清點即簽收，建議數量欄設為必填。
3. P05 連續三期短少：建議追查該品項的領用或試吃流程是否未登記。

## 七、我沒有做的事
- 未計算差異率、損耗率或金額。
- 未把任何一筆歸為損耗。
- 未推測 P05 的原因。
- 未指認任何經手人。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

沒建過助手？先看這三篇

上面表格裡的「自訂 GPT／Project」「Claude Skill」「Copilot Studio」是三種裝法，不是三個要學的技術。第一次做的人先看這幾篇，知道它們是什麼、在哪裡建、要不要付費，再回來這一頁。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

差異一律當損耗

調帳結案很快，但下一期同一個品項還是會差。差異的價值在於它指出流程哪裡漏了。

時點對不起來

盤點在晚上八點做，帳務截到當日 24 時，中間那四小時的銷貨會變成差異。

單位與包裝規格混用

帳上以「箱」計、盤點以「瓶」計，一箱 24 瓶——這種差異會大到嚇人，而且是假的。

小差異不查

每次都差三五個就算了，累積一年之後才發現是固定的流程漏洞。

會做錯的地方（常見失敗方式）

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

時點與口徑

盤點時間、帳務截止、單位與包裝規格的定義，決定差異是真的還是假的。

所有計算

差異量與金額在試算表算，公式留存。

【原因不明】的查證

每一筆都要查，不論金額大小。

調整的核定

盤盈盤虧的入帳與調整依內部規定與權責，不是盤點人自己改。

安全與權限限制

營運資料

庫存、銷售、進價屬營業秘密，貼入外部服務前確認可行性，必要時以代碼取代品項名稱。

不指認個人

盤點資料會連到經手人。它的用途是找流程漏洞；涉及失竊或舞弊的疑慮要走內控與稽核程序。

職務分立

盤點、查證、調整核定不宜由同一人完成，這是內控要求，不因為用了 AI 而改變。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• 部分解釋的剩餘量已獨立列為【原因不明】

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 盤點時點與帳務截止時點已確認，落差造成的假差異已排除。
2. 兩份資料的單位一致，或已提供包裝規格對照。
3. 所有差異量與金額都在試算表計算，公式可驗算且已留存。
4. 每一筆分類都指得回單據編號或異動紀錄。
5. 沒有任何一筆被歸為「損耗」；查不到依據的都列為【原因不明】。
6. 部分解釋的差異已分別列出已解釋量與剩餘量，剩餘量已進入查證清單。
7. 【原因不明】全部查證完畢，沒有因金額小而略過。
8. 重複出現的型態已列入流程改善，並記錄下期要觀察什麼。

12示範情境

13相關方法與下一步

其他相關方法RELATED METHODS

可直接使用RELATED PROMPTS