每週寫週報，要在專案工具、群組、信箱之間來回複製貼上——這樣用 AI 一次收齊

這問題你八成也遇過

每到週五（或週一早上），就要生一份週報：這週做了什麼、卡在哪、下週打算怎樣。麻煩的是，進度不在同一個地方——有的在專案管理工具的卡片裡，有的散在通訊軟體的群組對話，還有幾封信是客戶或主管交代的事。於是你開了五個視窗，這邊複製一段、那邊貼一段，光是把材料湊齊就半小時，真正動腦寫反而沒剩多少時間。這不是你不會整理，是資訊本來就散在太多地方。

先想 · AI 在這裡最容易犯什麼錯

把材料丟給 AI 彙整，最怕的不是它寫不順，是它自己「腦補」內容：你沒給的進度它幫你編一條、模糊的日期它填一個具體的、把「差不多完成」寫成「已完成」。週報是要給主管看的，一個編出來的數字或狀態，下週就會被追問，很尷尬。所以重點只有一句：AI 只能整理你給的東西，不能無中生有。

解方 · 把週報拆成四步，數字一定經過人

1. 先把材料貼齊：從各處把這週的內容複製出來，貼成一份「原料」，標好哪段來自哪裡（專案工具／群組／信箱），先不急著寫。
2. 叫 AI 出草稿：讓它照固定格式（本週完成／進行中／卡關／下週計畫）彙整，並要求只能用你貼的內容、不確定就標「待補」。
3. 人核對數字：完成幾項、百分比、日期、金額這些，自己對一遍，AI 標「待補」的地方由你填。
4. 補一句人味再送：加一句只有你會寫的判斷或提醒（例如「這項要等客戶回覆才能動」），週報才像人寫的、也更有價值。

照著做（跟著點，不用想）

1. 打開 ChatGPT 或 Claude，開一個新對話。
2. 開一份空白記事本，把這週的材料從各處複製過來：專案工具的卡片、群組裡的重點對話、相關的信。每段前面標一下來源。
3. 把這份「原料」整段貼進對話框。
4. 貼下面的「出草稿」指令，讓它照固定格式彙整。
5. 看它的草稿，重點檢查數字、日期、完成狀態有沒有被誇大，把「待補」的地方補上。
6. 加一兩句自己的判斷，複製到公司要的地方（信件／表單／群組）送出。

用什麼工具

• 先從最簡單的開始（推薦一般人這樣做）：用 ChatGPT 或 Claude，手動把各處內容複製貼進對話，讓它彙整。不用裝任何東西、不用設定，這週就能用，也最不容易出錯——因為材料是你親手挑的，AI 沒機會亂抓。
• 每週都要做、想更省事：等你手動跑順了，再考慮用 Claude Code / Codex 這種能直接讀你電腦資料夾的，把固定格式和來源設定一次，之後一句話重跑。（這是開發者工具，要一點技術設定；不會裝沒關係，找懂技術的同事幫你設定一次，新手先用網頁版上傳就夠了。）
• 傳公司內容前，先做一件事：材料裡若有客戶名單、報價、還沒公開的數字，敏感的部分先拿掉或改寫再貼；真的機密的整批資料，改用能在自己電腦本機跑的工具。

下什麼指令

把「只能用我給的內容、不確定標待補」寫進指令裡，這是防呆的關鍵：

可接哪些 MCP 新手可跳過

MCP 是進階玩法，急著上手可以先跳過。

等你每週手動跑得很熟、也確定 AI 不會亂編之後，可以接個 MCP，讓它自己去各平台抓這週的內容，你就不用一個個複製貼上了。（MCP 就是「AI 的外接插座」——裝上對應的插座，AI 才能直接連到你的工具去讀資料，而不是只能等你貼進對話框；你不用會寫程式，但坦白說「裝」和「授權」對新手還是有點門檻——第一次可以請懂技術的同事幫忙設定一次。）

• 專案工具（如 Notion／Trello／Jira）MCP：讓 AI 直接讀你這週動過的卡片和進度，自動彙整成草稿。
• 通訊／信箱（如 Slack／Gmail）MCP：讓 AI 撈出這週群組和信件裡跟你有關的重點。不過就算自動抓，數字還是要你核對過再送，這條規矩不變。

你可以帶走的

週報用 AI，省時間的關鍵不在工具多炫，在你有沒有守住兩件事：材料你給、數字你核：

1. 先把各處材料貼齊、標好來源，再讓 AI 動手
2. 要求它只用你給的內容，沒寫的標「待補」不要編
3. 完成率、日期、金額這些數字，一定人工核對過再送
4. 最後補一句自己的判斷，週報才有人味、也更有份量

不會寫程式沒關係——會把材料先擺好、數字自己核，湊週報的半小時就變成兩分鐘。