同一件公文，四種投入程度：從「貼要點馬上生三段草稿」，一路到「機關範本庫＋校對關卡的一套系統」。共同前提只有一個——AI 只產草稿、危險的數字法規一律留給人。
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「這件下班前發出去。」——案件資料一疊，主旨怎麼下、說明怎麼分段、依據要引哪一條，一份函稿改到半夜是常態。用 AI 幫忙很誘人，但公文最怕的不是寫得慢，是它把不該編的東西，很有自信地編出來：一組不存在的文號、一條根本沒這回事的法規，只要一個字錯，退件、重跑、被長官圈紅筆。
AI 最危險的地方不是不會分段，是它會很流暢地「生」出文號、發文日期、金額、法條條號——而這些正是公文一個字都不能錯的地方。它不知道「我不知道」，它只知道「這裡照慣例應該有一組號碼」，於是幫你補一組看起來像真的、其實是憑空捏的。所以用 AI 寫公文，心態要對，重點只有一句：它是草稿機，不是發文機——會查證的欄位，一律不准它填。
AI 老實說：這段講的就是我自己。你把一件公文丟給我，我最會坑你的地方，不是文筆，是我會「很有把握地」幫你把文號、法規條號、發文日期、金額通通補滿——補得四平八穩、格式漂亮，讓你一眼看不出哪個是真的、哪個是我編的。而且我不會特別提醒你哪幾個是我猜的。所以請這樣用我：叫我只寫「主旨／說明／辦法」三段文字骨架，凡是要查證的號碼與法條，一律留空、標〔待確認〕、不准我自作主張，最後逼我把「我幫你留了哪些空」列成一張清單交給你。你把我綁在草稿這一關，我才真的幫得上忙。
它具體會怎麼坑你？五個承辦人天天遇到的例子：
| 你交辦時給的 | AI 可能自作主張 | 但其實是… |
|---|---|---|
| 沒告訴它發文字號 | 生一組像真的「○○字第1150012345號」 | 是憑空編的號碼，根本不存在 |
| 隨口說「依相關規定」 | 幫你補「依○○規則第10條辦理」 | 條號是它猜的，可能引錯條、或那條早已修正 |
日期寫 115.7.30（民國年） | 當成 115 直接寫進西元、或換算算錯 | 民國 115 年＝西元 2026，換錯發文日全錯 |
| 補助「大概三萬多」 | 直接敲成「新臺幣 30,000 元整」 | 確切金額要看核定，不能讓它替你定案 |
| 受文者只說「那個承辦單位」 | 自動補一個機關全銜或職稱姓名 | 受文者、稱謂寫錯，公文失禮或直接退件 |
看出來了嗎？每一個「錯」都長得像對的——一份文號、法規、日期全都填好、格式完美的函稿，比一份還空著待填的草稿危險得多，因為你會忍不住直接送出去。這就是為什麼下面每一步，都要先把 AI 綁在「草稿」這一關。
上面那四個步驟，是你每寫一件公文都要做的事。下面這四個層級，是「你想把這套做到多自動、多長遠」——是兩回事，別搞混。
只想把手上這一件寫完？直接看第 1 階就好，第 2～4 階等你之後想更省事再回來。
先對號入座，再往下讀：
| 你的情況 | 適合 |
|---|---|
| 偶爾一件、想馬上有草稿 | 第 1 階 |
| 常常寫、單位有固定範本和常引法規 | 第 2 階（多數人停這就夠） |
| 同類函稿一次要發很多份（通知、催繳、核定） | 第 3 階 |
| 全單位共用範本、要控管品質、要留稽核軌跡 | 第 4 階 |
最快的方式，就是把案件要點貼給 AI、附上你單位的範本，再貼一段「只准產草稿、危險欄位標〔待確認〕」的指令。完全沒用過 AI？先點開下面這個，照做一次就會了：
chatgpt.com（或 Claude 打 claude.ai）再按 Enter。不要用 Google 搜尋點進去，免得點到假網站。畫面中間有一條可以打字的長框、左上角有「New chat／＋」，你就準備好了。
傳案件資料前先想一下：公文常含民眾個資（姓名、地址、身分證號、電話）。最保險是先把這些欄位刪掉或改成代號（陳先生、A 君、地址寫「北市○○里」）再貼給 AI；查證補真名真址那一步，在你自己的 Word 裡做、不經過 AI。真的很敏感的案子（如社福、稅務個案），或公司規定不能上傳雲端的，就用第 3、4 階能在本機／授權範圍內跑的方式——先確認你單位是否允許把公務資料上傳雲端 AI，有規定就一定遵守。
常常在寫公文？第 1 階最煩的是每次都要重貼範本、重講一次單位格式和常引的法規。把它存成一個記得你單位規矩的「公文助手」，下次點開、講案情就好。
先講錢，兩邊不一樣：用 Claude 開「專案（Project）」存公文助手，免費版就能做（免費約 5 個專案上限，要更多專案再上 Pro 約 US$20／月）——所以想省錢的人，Claude 這條路第 2 階也能免費起步。用 ChatGPT 存成「自訂 GPT」才一定要付費，而且最低是 Plus（約 US$20／月）；Go（約 US$8／月）雖然便宜，但它做不了自訂 GPT，只能用別人做好的，別為了建 GPT 去訂 Go。 不想付、也不想弄專案？停在第 1 階完全沒問題。
Explore GPTs → ＋ Create，開一個自訂 GPT，把上面那段指令貼進 Instructions，把單位公文範本、格式規則（用字、稱謂、行文表）、常用法規清單上傳當它的 Knowledge。Project（專案），指令放進專案「自訂指令」，範本與法規清單放進專案知識庫。這裡藏了整篇最重要的一件事：你在第 1 階寫的那段「只產草稿、危險欄標〔待確認〕」指令，原封不動就能貼進這裡當助手的核心規則——之後第 3 階批次、第 4 階校對關卡，守的還是同一套。規則只寫一次，跟著你一路往上爬。
把「常用法規清單」放進去，好處最大：AI 亂編法條，多半是因為它「手邊沒有正確的可抄」。你把單位真正會引的那十幾條（正確名稱、條號、現行版本）整理成一份清單當它的知識庫，它就從「憑印象猜」變成「照你給的清單挑」——但清單裡沒有的，它還是要標〔待確認〕，不准延伸。法規會修，這份清單也要定期更新。
還有 第 3 階、第 4 階（進階——同類公文一次發很多份、或要做成全單位的系統再看）。點卡片標題就能展開，多數人用不到、可以先跳過。
當你要發的是同一種、只有名字金額不同的函稿——繳費通知、核定函、開會通知、催辦——一件一件貼太慢。這一階把「一批案件」一次套進同一個範本。好消息是：這一階對非工程師，也不必開終端機、不用寫程式。
它就會一列一份、整批產出，你再一次把待確認的欄位補完。AI 幫你把最花時間的「打字套版」做掉，把關還是逐份留給你。
把「一份範本」和「一張名單表」結合，自動印出很多份只有幾個欄位不同的文件——就像以前用 Word 一次印幾百張只有收件人不同的信封。放到公文，就是「同一個範本，套進不同的受文者、事由、金額」，一次生一批草稿。它只負責套字，不會幫你查證文號法規——那還是人的事。
設定 → Connectors 找 Google Drive 授權；ChatGPT 授權入口走 設定 → Apps（應用程式，舊稱 Connectors／連接器） 登入 Google，連好之後才在對話框 ＋ 引用檔案——直接在 ＋ 裡多半找不到完整的授權流程；介面名稱各家改版頻繁，找不到「連接器」就找「Apps／應用程式」。授權前先看清楚同意畫面列出的權限，別假設「一定只是讀」；建議另開一個「給 AI 讀的範本專用資料夾」只放範本，隨時可到 Google 帳號 → 安全性 撤銷。）想在 Google 文件裡直接叫 AI 套字？ Google 文件／試算表內建的 Gemini（
=AI()函數那類）要「合資格的 Google Workspace」或「個人版 Google AI 方案」才有；純免費 Gmail 帳號沒有。免費想批次，就走上面「表單＋合併列印外掛」那條。
但書：批次雖然變簡單了，第一次串起來還是要花點時間試（範本欄位對不對、外掛授權）；不確定就先請懂一點工具的同事陪你設一次，你不必自己啃技術文件。想讓它「每天定時自己跑」那種排程，屬於工程活，交給資訊同事，別自己硬接。
如果是整個單位都在用 AI 寫公文，最治本的不是每個人各寫各的提示詞，而是把範本、格式規則、常用法規集中成一個範本庫，再加一道所有 AI 草稿都要過的校對關卡——沒過關的，不准進核稿流程。
先看這裡別被嚇到：這一階的核心其實只有兩件事——①一個大家共用的範本庫，②一道人把關的校對關卡。下面的表單、排程都是「之後想更自動再點開」的選配，現在可以先略過。
資料整理算錯，頂多報表難看；公文錯一個文號、引錯一條法規，是對外行文、白紙黑字、可能要負責的。所以這一階最關鍵的不是「更自動」，而是在 AI 草稿和正式發文之間，硬卡一道人工關：待確認欄位補齊了沒？法規條號現行版本對不對？金額跟核定一致嗎？受文者全銜對嗎？全部打勾，才准往下走。這道關卡是人，不是 AI——這是整套系統的靈魂。
先給結論：新手單位就用你已經會的工具起步——範本庫放 Google Drive／共用資料夾（或 Notion），校對關卡先做成一張紙本或 Sheets 的檢查表貼在流程裡。下面是這套系統的樣子：
⚠️ 這條線不會自己轉——每支箭頭都要有人負責：有人收案、有人按「產草稿」、有人在校對關卡逐項打勾。想真的做到「收件就自動生草稿」，再交給資訊同事接排程，而且先讓手動版穩定幾個月再說。
把「要有人顧」變成照著打勾的清單。這件公文送進核稿之前，逐項確認：
〔待確認〕 沒補？（用搜尋功能找「待確認」三個字，一個都不能留）全部打勾 → 進核章；有一項打不了勾 → 退回承辦補齊，別放行。
一個共用資料夾（Drive／Notion）分三格就夠：①範本區：各類函稿的空白範本（文號、日期、金額、法規欄一律留空或寫〔待確認〕，別在範本裡填死示範值，免得被直接沿用）；②規則區：單位用字、稱謂、行文表、格式注意事項；③法規清單：真正會引的法規，附正確名稱、條號、現行版本與最後更新日。第 2 階的公文助手、第 3 階的批次，都從這裡取料。範本庫要有人定期維護——法規修了、格式改了，這裡沒更新，全單位就一起錯。
要走到這一階，先誠實面對這幾件事（不然三個月就會亂）：誰負責維護範本庫和法規清單？誰守校對關卡、打不了勾時誰有權退件？民眾個資長期經過雲端 AI，單位准不准、走哪個授權？成本（付費方案、外掛、AI 用量）誰編？出錯了追得回是哪一份草稿、哪一關漏掉嗎（要留稽核軌跡）？這些答得出來，再建。
護欄：其實大多數承辦停在第 2 階（公文助手）就夠了。只有「同類公文量大、又要全單位統一品質」才值得爬到第 4 階——不然是拿大砲打小鳥，光維護系統的力氣，比省下的還多。
用 AI 寫公文，成敗不在它文筆多好，在你有沒有把它綁在草稿這一關，還有你想走多遠：
不會寫程式沒關係——把該把關的地方框起來、把危險的欄位留白，AI 就能幫你省下最累的前置工，又不會替你闖禍。
Ridgeline · by Lucas