會議紀錄

開完兩小時的會，還要回去重聽錄音打逐字稿——這樣用 AI 才不會把「討論到」寫成「已決定」

這一招比別篇多一步「語音轉文字」：先把錄音轉成逐字稿，再讓 AI 抓出決議、待辦、負責人、期限。重點是——沒拍板的事，絕不讓它幫你講死。

情境：開會日常方法：需求 → 方案 · 逐項拆解法2026-07-30

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這問題你八成也遇過

會開了兩小時，或跟客戶訪談跑了一整個下午。結束的當下大家點頭如搗蒜，隔天要交會議紀錄——你才發現得把錄音從頭再聽一次，一邊聽一邊打字，某句聽不清還要倒回去重放。好不容易打完逐字稿，還得從那一大坨字裡撈出「到底決定了什麼、誰要做、什麼時候交」。這不是特例，是每個要開會的人的惡夢。難的不是聽不懂，是又臭又長、還怕漏掉關鍵那一句。

這一招跟別篇（長文摘要那類）看起來很像，其實多了一步別篇沒有的：你得先把「聲音」變成「文字」，AI 才有東西可讀。這一步的坑、和「整理重點」那一步的坑，是兩回事，下面分開講。

不想先讀原理、只想馬上動手？直接跳到第一步：把錄音變成文字。

先想 · AI 在這裡最容易犯什麼錯

AI 轉逐字稿、抓重點都很強，但它最危險的地方是愛腦補：聽不清楚的地方自己填一個「聽起來很合理」的詞、把會上只是討論到、還沒拍板的事寫成「已決定」、把某人隨口一句抱怨升級成「客戶正式要求」。會議紀錄一旦寫錯決議或待辦，是會出事的——有人白做、有人漏做、事後責任還講不清。所以重點只有一句：沒拍板的事，不准它幫你講死。

（先講兩個詞：「逐字稿」就是把講的話一字一句變成文字；「prompt」就是你打給 AI 的那段指令，白話說就是「你交代它做事的那段話」。）

AI 老實說：這段講的就是我。你把一份逐字稿丟給我要重點，我最可能坑你的地方，是我會很有把握地把「有人提了一下、但沒人拍板」的事，直接寫進「決議事項」——因為那樣看起來最俐落、最像一份完成的會議紀錄。我不會特別跟你說「這其實沒定案」。所以請這樣用我：叫我只根據逐字稿、每一條都附出處是哪一句、沒講死的一律標問號放待確認，最後由你拍板。你把我綁住，我才幫得上忙、而不是幫你製造一份漂亮的錯帳。

它具體會怎麼坑你？開會現場天天發生的例子：

逐字稿裡的狀況AI 可能自作主張但其實是…
有人提「不然改成藍色？」，沒人回應就跳過寫進決議事項：「決定改成藍色」只是提議，會上根本沒拍板
錄音裡人名/公司名一句聽不清填一個「聽起來很像」的名字就往下它在猜，可能整個名字都錯
客戶隨口一句「這樣好像怪怪的」升級成「客戶正式要求修改」只是情緒/閒聊，不是需求
待辦講了、但沒說是誰做自己指派一個負責人上去會上沒指定，該標問號回去問
「下週三前」「月底前」這種相對日期直接換算一個確切日期填下去可能算錯是哪一天、也沒對到行事曆

看出來了嗎？每一個「錯」都長得很像一份做得很完整的紀錄——一份俐落、卻把「還在喬」寫成「已拍板」的紀錄，比一份亂糟糟的逐字稿危險得多。這就是為什麼下面要把它拆成兩步、每步都留檢查點。

解方 · 把會議紀錄拆成四步，每步都能檢查

  1. 先轉逐字稿：用「語音轉文字」工具把錄音變成一份純文字稿（第一步就靠這個，工具見下），先別急著整理重點。
  2. 再萃取重點：把文字稿貼給 AI，請它只抓四樣——決議、待辦、負責人、期限，外加客戶講到的痛點/在意的事。
  3. 沒定案的另立：聽不清、沒講死、對不上的，一律放進「待確認（問號）清單」，不猜、不當成已決定。
  4. 最後人拍板：你對著清單逐項確認，把「？」改成「確定」，再發出去。
STEP 1先轉逐字稿
STEP 2萃取決議待辦
STEP 3沒定案另立問號
STEP 4人拍板確認

兩步做法：先「轉字」，再「抓重點」

這一招的關鍵，就是別把兩件事混在一起做——把錄音變文字，用的是「語音轉文字工具」；把文字變重點，用的才是 ChatGPT／Claude。搞混了，你會拿著 mp3 一直往對話框裡塞、然後怪 AI 怎麼讀不到。先講死一句：ChatGPT／Claude 的對話框不會幫你把錄音檔轉成逐字稿——Claude 網頁根本不能上傳音檔，ChatGPT 傳了也不會幫你轉（它的語音只走即時對話，不吃你錄好的檔）。所以這一步一定要用專門的工具，別在對話框硬塞 mp3。

1第一步：先把錄音變成逐字稿這步是這一招多出來的、別篇沒有

用專門的語音轉文字工具最準。中文會議，工具的順位這樣挑：

  • 雅婷逐字稿（yating.tw，網頁版）：台灣口音、中文最準，註冊有免費額度可先試水溫，之後是「用多少買多少」的時數制、不綁月費。而且它會真的給你一份純文字稿可以複製或匯出。中文會議首選這個。
  • CapCut（剪映國際版）：本來是剪影片的，也能自動上字幕；但要注意——把字幕匯出成 SRT／TXT 文字檔這件事，現在多半要 CapCut Pro（付費）才給，免費版常常只能把字幕「燒進畫面」，你拿不到能貼給 AI 的文字檔。所以別把 CapCut 當成「免費生逐字稿」的主力（它也不辨識台語）。
  • 想在 Windows 上找免費又能輸出文字檔的：可以試 Windows 內建的 Microsoft Clipchamp（自動字幕、可另存字幕檔）。
  • MacWhisper：很好用，但只有 Mac 版，Windows 電腦裝不了。
  • 要傳的內容很機密、或錄音裡有別人的姓名／公司／報價／還沒公開的內部決策：用能在自己電腦本機跑、不上傳雲端的免費工具（都是以開源的 Whisper 模型為底，例如 Buzz、Vibe 這類），把錄音留在自己機器裡轉，不外流。裝這種對新手有點門檻，可以請懂技術的同事幫你設一次。
＋ 照著做：第一次用雅婷把錄音轉成文字（有免費額度·照做一次就會）
  1. 到 yating.tw 註冊一個帳號（有免費額度，可以先用一小段錄音試水溫）。
  2. 找到上傳/轉寫的地方，把你的會議錄音檔丟進去，語言選中文。
  3. 按開始轉寫，等它跑完（會議越長跑越久，先去做別的事）。
  4. 跑完畫面上就是一句一句的文字稿——用「複製」或「匯出／下載」把純文字存下來。
  5. 貼進記事本或 Word，就是一份可以貼給 AI 的文字稿了。

你手上多了一份純文字的逐字稿（螢幕上、或一個檔案裡是一句一句的中文），不是還鎖在那顆 mp3 裡——第一步就成了。

錄音前，先做兩件事：①先徵得在場所有人同意再錄——尤其對客戶、對外部單位，偷錄不但沒禮貌，很多場合也不合規矩；開錄前講一句「我錄一下方便寫紀錄喔」，讓大家知道。②開錄後花十秒讓每個人自報姓名（「我是行銷部小美」）——但先知道一件事：多數免費轉錄工具不會自動分辨誰是誰，出來就是一行行沒標講者的字；自報姓名是為了讓你、或事後讓 AI 從內容認出「這句是誰講的」，不是它會自動幫你貼名牌。真要它自動標講者，通常得用有這功能的（多為付費）工具。另外，判斷要不要上雲端不是看「你覺得機不機密」，而是——只要錄音裡有別人的個資或還沒公開的商業資訊，就優先走上面那條「本機跑、不上雲」的路；要上雲也先看那家工具的資料保存政策。

2第二步：讓 AI 抓出決議·待辦·負責人·期限重點：把它綁住、不准腦補

有了文字稿，才輪到 ChatGPT／Claude 上場。開一個新對話，把逐字稿文字貼進去（很長就分段貼），再貼下面這段指令。這段指令的靈魂，就是把「不確定的另立問號、不准腦補、每條附出處」寫死在裡面：

以下是我一場會議的逐字稿。請只根據這份逐字稿，幫我萃取成三塊，不要用你自己的常識補內容： ①【決議事項】：只放會上明確拍板、有結論的事。凡是「有人提議但沒人明確同意」「還在討論、沒定案」的，不要放進決議，改放到下面的待確認清單。 ②【待辦事項】：每項標「要做什麼／負責人／期限」。負責人或期限逐字稿裡沒交代清楚的，不要自己指派、也不要自己換算日期，那一格留空並放進待確認清單。 ③【對方或與會者提到的痛點／在意的重點】：照原話的意思寫，不要把隨口抱怨升級成「正式要求」。 最後另外給我一份【待確認清單】：所有你不確定、沒講死、聽起來像是聽錯的人名／數字／日期，全部條列、標上問號。 規則：每一條都告訴我它出自逐字稿的哪一句，方便我回去核對；沒有出處的，你就不要寫。 （把逐字稿貼在這行下面）

它會回你一張表（決議／待辦／負責人／期限）加一份「待確認清單」。接著你要做兩件事，這兩件才是這一招真正省你事的地方：

  1. 對著逐字稿，隨手掃一遍有沒有明顯聽錯的人名、數字、日期。這裡要提醒你：AI 連它引用的那句「原文」都可能改寫、甚至憑空生出來，看起來煞有其事、稿裡其實沒那句。所以「出自哪一句」是拿來讓你回去對稿／對錄音的定位點，不是背書；一旦發現引號裡的句子跟原稿對不上，就當這整條不可信，退回問號。
  2. 對著「待確認清單」逐項核過、把問號一個個解決掉，再拿去發。 沒把握的就回頭問當事人，別自己腦補——這一步永遠是人在拍板。

（進階，可跳過）想更省事、常常要做？ 你每週都要處理好幾場會議，可以請 AI 把萃取好的待辦和期限，直接幫你建成行事曆提醒或待辦任務（用 ChatGPT／Claude 的「連接器 / Connector」授權一次你的 Google 帳號）。但先講清楚門檻：這通常要付費版（Claude Pro／ChatGPT Plus 以上），而且用 ChatGPT 要在Agent 模式下才建得了事件；免費帳號常常只能「讀」、不能幫你寫進行事曆，那就先手動把 AI 給的清單自己貼進去。真要用，也一定先叫它給你看過、你確認再送出，別讓它直接寫進你的行事曆；授權前看清楚同意畫面上列的權限。至於「把逐字稿丟進固定資料夾、一句話就重跑」那種更自動的做法，要用到 Claude Code／Codex 這類開發者工具、有一點技術設定——不會裝沒關係，找懂技術的同事設一次就好，新手先用網頁版上傳就很夠。

你可以帶走的

用 AI 做會議紀錄，成敗不在它多會聽，在你有沒有把兩步分清楚、有沒有留住檢查的機會：

  1. 分兩步：先用專門的語音轉文字工具（中文首選雅婷、機密走本機 Whisper、Windows 免費可試 Clipchamp）把錄音變文字，再貼給 ChatGPT／Claude 抓重點——別拿 mp3 猛塞對話框，它不會幫你轉
  2. 只抓四樣：決議、待辦、負責人、期限，加上對方的痛點
  3. 沒拍板、聽不清的放待確認清單，不猜、不腦補、每條附出處是哪一句——但那出處是拿來回去對稿的，對不上就退回問號
  4. 發出去之前，由你逐項拍板，把問號變確定——這一步永遠是人
  5. 機密會議、或錄音裡有別人的個資，就用能在自己電腦本機跑的工具；對外錄音先徵得同意

會不會寫 code 不是重點——會叫 AI 把沒定案的事標成問號、還老實交代出處（而你回頭抽查那出處），你就從「重聽兩小時」變成「花五分鐘核一遍」。

Ridgeline · by Lucas

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