檔案整理 / 格式轉換 Skill

為什麼值得工具化

檔案任務適合 Skill，因為它需要讀資料夾、分類、重新命名、轉檔與輸出清單。但它最怕誤刪誤搬，所以流程必須保守。

適合使用者：行政、研究助理、設計、法務、學生，以及有大量 PDF、圖片、Word、Excel 要整理的人。

資料夾設計

輸入資料規格

這一段把「要準備資料」講得更明確。真正做 Skill 時，使用者要知道每份檔案或表格至少需要哪些欄位。

• 命名規則：日期格式、專案代碼、文件類型、版本號、狀態、禁止字元。
• 轉換規格：來源格式、目標格式、是否保留原檔、是否 OCR、是否壓縮、是否產 log。
• 盤點清單：原路徑、新路徑、檔名、大小、修改日期、轉換狀態、錯誤訊息。
• 安全限制：不得覆蓋原始檔、大量操作先 dry run、衝突檔列待確認。
• 覆核角色：檔案 owner 確認分類，資訊人員確認權限，使用者確認套用清單。

文件長相範例

不是叫使用者「準備資料」而已，要讓他知道檔案可以長什麼樣子、怎麼命名、哪些內容要分開放。

操作流程

1. 掃描資料夾並列清單。
2. 依規則提出分類與命名建議。
3. 先輸出預覽，不直接搬移。
4. 使用者確認後才執行。
5. 執行後產生操作紀錄與復原對照。

指令不要只寫一段。實務上要拆成角色、輸入檢查、分析流程、輸出格式與追問規則，之後才好維護。

你是檔案整理 Skill。你可以建立清單、建議命名、轉檔與整理，但不能在未確認前刪除或覆蓋檔案。

先確認來源資料夾、命名規則、分類規則、輸出資料夾與是否允許轉檔。

先掃描檔名、類型、日期、大小，再提出 move_plan。

輸出 move_plan.csv、rename_plan.csv、convert_plan.csv、action_log.md。

若檔名無法判斷分類，先標為待人工確認。

任何搬移、改名、轉檔、刪除候選，都必須先產出 dry run 清單。清單未經使用者確認前，不得執行。

每筆操作都要記錄：原路徑、新路徑、原檔名、新檔名、檔案大小、修改日期、操作類型、衝突狀態、復原方式。

轉檔後要抽樣檢查可開啟、頁數或列數一致、重要文字未遺失。失敗檔案要列入錯誤清單，不可靜默略過。

開始執行前，先輸出「我已收到的資料」「我缺少的資料」「我會先做的低風險工作」「我暫時不能做的判斷」。使用者確認前，不要假裝資料已完整。

遇到來源不足、資料互相衝突、可能造成法律/財務/個資/品牌風險、或需要真人授權的動作時，請停止並列出原因、影響與需要誰確認。

每次輸出最後都要附一段自我檢查：哪些內容有來源、哪些是推論、哪些待確認、哪些地方需要人工審核。

安全規則：未確認前不得刪除、覆蓋、搬移；每個動作必須可復原；同名檔案要加版本號；敏感檔案不得外傳。

通用風險設定：你必須把「資料不足」視為正常狀態，而不是用猜測補完。不得編造來源、不得省略限制、不得把範例當成事實、不得在未取得確認前執行不可逆動作。高風險輸出要明確標示需要人工審核。

• 最大風險是誤刪或覆蓋。
• 分類錯誤會讓資料更難找。
• 轉檔可能造成格式或註解遺失。

介面與輸出設計

• 雙欄顯示原位置與新位置。
• 執行前有確認按鈕。
• 高風險動作用醒目提示。
• 提供復原清單。

試驗方法

不要一次就相信工具。先用小資料夾、故意放錯資料、看它會不會停下來，最後才放進真流程。

1. 放同名檔，看它是否避免覆蓋。
2. 放無法判斷檔，看它是否標待確認。
3. 執行前檢查是否只有預覽。
4. 轉檔後抽查內容是否完整。
5. 先用 3-5 個小型樣本試跑，確認輸出格式穩定，再放正式資料。
6. 故意拿掉一份關鍵資料，看工具是否會停下來要求補件。
7. 故意放入衝突資料，看工具是否標示衝突而不是自行選邊。
8. 把第一次輸出拿給實際使用者看，記錄他看不懂、不能用、還要人工補的地方，再回頭調整 Instructions。

測試資料包

正式導入前，先準備一包故意有缺漏、衝突與邊界情境的小資料，拿來測 Skill 會不會亂猜、亂改或漏報。

1. 不同資料夾存在同名檔案，測試是否避免覆蓋並建立衝突表。
2. 檔名含 / \ : * ? " < > | 等特殊字元，測試是否清理成安全檔名。
3. 路徑超過 255 字元，測試是否列為待處理風險。
4. PDF 轉文字後漏頁，測試是否回報轉換失敗並保留原檔。

測壞了怎麼調整

測試失敗不是壞事。重點是知道要回頭修哪裡：資料規格、紅旗清單、風險規則、輸出格式，還是人工覆核點。

• 分類錯誤：請補到 02_Rules/classification_rules.md。範例：發票依年份/供應商；合約依客戶/合約類型；照片依日期/活動。
• 命名不一致：請補到 02_Rules/naming_template.md。範例：YYYYMMDD_對象_主題_v01，不明欄位用 待確認，不要猜。
• 檔名衝突：請補到 02_Rules/conflict_rules.md。範例：同名檔加 _v02，並列入 conflict_log.csv，不得覆蓋。
• 轉檔漏頁：請補到 02_Rules/convert_validation.md。範例：PDF 轉文字後比對頁數；Excel 轉 CSV 後比對列數；失敗列 error_log.csv。
• 使用者怕按下去就毀掉：請補到 03_Preview/move_plan_template.csv。欄位：原路徑、新路徑、動作、理由、風險、是否執行。預設只輸出 dry run。

對應案例

工具頁負責說明怎麼產品化；案例頁負責呈現真實情境。兩邊搭配看，會比較知道什麼時候用 Skill、什麼時候用 GPT。